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Proveedores de ERP

Los proveedores ERP son un aspecto fundamental cuando hablamos de la de implementación un sistema de gestión. Por supuesto que también tenemos que pensar en el dinero que se va a invertir, una de las decisiones más importantes de una compañía. Tiempo y dinero son la base del proyecto y los proveedores son los que determinarán cómo será.

Hay cientos de consultores y proveedores de software ERP con conocimientos pero encontrar uno sin compromisos ocultos puede ser muy difícil. La mayoría de los consultores de ERP tienen un interés en ciertas soluciones. Es importante que a su búsqueda le dé un enfoque imparcial.

Si está pensando en implementar un ERP o reemplazar uno existente, tenga presente que el proceso de evaluación y selección es una de las claves para llevar a su organización a niveles de eficiencia en el mediano y largo plazo.

Evaluar sus procesos de negocio

  • ¿Qué es lo que está haciendo bien y qué se puede mejorar?

Esta es una decisión estratégica a largo plazo para su empresa. Ya sea que va a implementar su primera solución ERP o actualizar a una solución ERP implementada.

Estas preguntas pueden ayudarle a:

  • Determinar si la compra de un software ERP será beneficiosa.
  • Identificar mejor los obstáculos y las deficiencias actuales en sus procesos de negocio.

Es posible que desee formar un comité de evaluación e involucrar a cada departamento para ganar visibilidad del proyecto en toda la empresa y la aceptación.

Preguntas relacionadas con los procesos de negocio

  1. ¿Tiene requisitos específicos de la industria más allá de la capacidad de su sistema actual?
  2. ¿La elaboración de informes es rápida? ¿Faltan reportes preventivos que le permitan tomar mejores decisiones?
  3. El sistema actual ¿Reduce la productividad de sus colaboradores? ¿Puede identificar el costo/ beneficio para aumentar la productividad?
  4. Sus colaboradores, socios y proveedores ¿Acceden a datos de la empresa por medio de Internet o a través de dispositivos móviles? Esta facilidad ¿Podría beneficiarlo?
  5. La falta de flexibilidad ¿Daña la capacidad de la empresa para mantenerse al día con nuevos y más complejos procesos de negocio?
  6. ¿Puede utilizar su sistema para automatizar el costeo de recursos (materiales y personas), el ciclo de órdenes de venta, la cadena de abastecimiento y/o requerimientos específicos de su industria?
  7. La información clave y de inteligencia de negocios ¿Está disponible para toda la empresa?
  8. Su sistema ERP ¿Tiene baja performance?
  9. En su empresa ¿Se realizan muchos proceso manuales. doble entrada de datos? ¿Se utilizan muchas planillas de cálculo?
  10. La producción de estados financieros ¿Consume mucho tiempo? ¿Es propensa a errores? ¿Se pueden realizar fácilmente transacciones entre países o regiones?
  11. El sistema actual ¿Es aceptado en su industria? ¿Qué soluciones usan sus colegas y competidores?

Recomendamos responder a estas preguntas con un enfoque de análisis FODA (fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas). También ayudará hacer un informe sobre cómo será el ROI en un proyecto ERP.

¿El aumento de los beneficios y la eficiencia de los empleados y el retorno de la inversión, son mayores que los costos potenciales para una nueva solución ERP? Si la respuesta es sí, entonces es importante que empiece a echar un vistazo más de cerca a las soluciones ERP que están disponibles en el mercado.

Criterios de selección de un ERP

Seamos realistas. Por lo general el precio es el factor primario para evaluar y considerar una compra de un sistema de gestión pero recuerde que comprar es una inversión. Es difícil de ignorar el costo de un ERP pero haciendo caso omiso de los precios puede ser bueno comenzar a explorar el mercado.

El hecho es que la mayoría de los proveedores de ERP le permitirá acceder a alguna forma de pago conveniente. El objetivo final es hacer que su negocio sea más eficiente y rentable.
Algunos criterios de selección para tener en cuenta son:

Servidores y sistema operativo

¿Estás casado con su servidor y / o el sistema operativo de escritorio actual? ¿Es un requisito que la nueva solución trabaje en esa plataforma? ¿O está abierto a alternativas? ¿La solución tiene que estar en su oficina y se instala en un servidor interno? ¿O está abierto a una solución basada en el Software como Servicio?

Usabilidad y características

El software no es una buena inversión si no se usa en todas sus posibilidades. Por eso es fundamental darles a sus empleados la formación necesaria para que comprendan el cambio que se produce y las capacidades del nuevo sistema.

Se han visto casos de empresas que adquieren el ERP, lo implementan pero no puede utilizar eficazmente el sistema. La interacción de sus colaboradores con el sistema es la que determinará, en gran medida, su camino hacia la satisfacción.

¿Qué tal es la usabilidad del sistema? ¿Es fácil de navegar? ¿Está orientado a su industria y a los procesos de negocio de la solución?

Proximidad

¿En la elección de un proveedor, cuenta su ubicación geográfica?

No hay una respuesta universal correcta a esta pregunta. Algunos son partidarios de comprar a una empresa cercana, mientras que otros están convencidos que la ubicación debería ser irrelevante. En última instancia, depende de cada empresa determinar cómo se satisfacen mejor sus necesidades. El tiempo de viaje, el apoyo técnico, la construcción de relaciones, los recursos legales, las leyes fiscales locales, verificación de referencias, y precio. En fin todos estos aspectos deben ser tomados en consideración.

Una ayuda puede ser buscar su proveedor ERP por su ubicación:

Formación y educación

La formación puede ser en su empresa o por medio de sesiones especiales por Internet o incluso mediante clases a las que sus empleados tendrían que asistir. Una vez más la capacidad de los empleados para interactuar con el sistema determinará su camino hacia el éxito ERP.

Capacidades del proveedor de ERP

Dos vendedores que ofrecen la misma solución puede tener un rango muy diferente de experiencia y habilidad. ¿Qué experiencia tienen? ¿Cuántos empleados tienen? ¿Desde cuándo son proveedores de ERP?

Esta historia le puede proporcionar una gran cantidad de información sobre una empresa en particular.

La organización de los criterios de selección en torno a prioridades le ayudará a identificar y priorizar las soluciones a medida que comienza a participar de reuniones y evaluar los diversos proveedores de software ERP.

Y una vez que haya logrado rankear a los proveedores de software ERP de acuerdo a los criterios de selección comience a considerar las diferencias de cada proveedor.

Comunicación con los proveedores de ERP

Es recomendable tener una conversación abierta con cada proveedor que se acerca a sus requerimientos. Las primeras impresiones le pueden dar una gran cantidad de conocimiento. El proveedor de software ¿Estaba preparado para la conversación? ¿Se ocupó de conocer algo acerca de su empresa? ¿Comprende sus dolores?

Crear una lista corta de las principales soluciones

La mejor forma de empezar a reducir la lista, es remitirse a sus criterios de selección. Dependiendo de las opciones que se presentan y las tareas que haya hecho esto puede ser muy fácil de resolver, pero puede ser difícil también dependiendo de la variedad de soluciones que está evaluando. Después de todo el mercado de las soluciones disponibles pueden variar significativamente dependiendo del tamaño de la empresa y la industria.

Programar una demostración con los de la lista corta

Ver el software en vivo y navegar por la aplicación puede ser de mucha ayuda siempre y cuando la actividad se prepare con profesionalismo. La demostración puede proporcionar una gran cantidad de información sobre cualquier error, problemas, facilidad de uso, y si la mayor parte de lo que se ve se aplica a su negocio.

Algunos proveedores de software ERP adaptan la demostración a sus necesidades de negocio y funcionalidad. Hay quienes prefieren mostrarla personalmente y otros que optan por darle el control para que pueda navegar la solución.

La demostración le puede dar una imagen mucho más clara de lo que la solución puede ofrecer.

Contacto con cada proveedor preseleccionado

Prepare sus preguntas. Las conversaciones con los proveedores de ERP no deben centrarse en el software. El debate debería ser una evaluación sobre la mejora de la eficiencia de sus procesos de negocio. Una conversación así gira hacia la reducción de costos, aumento de las ventas, ganar visibilidad estratégica, mejorar la competitividad, y en dirección a una comprensión de sus necesidades y expectativas.

La selección correcta del proveedor de ERP es tan importante como la selección del sistema ERP adecuado. Un ERP es una de las inversiones de TI más sustanciales e importantes de su empresa tendrá que realizar. La elección adecuada es fundamental para asegurarse de que tendrá el retorno de la inversión.

Comparar propuestas y verificar las referencias

Compare las propuestas formales de cada uno de sus principales posibles proveedores de ERP. Y, por supuesto, pida referencias relevantes para su industria. Necesita saber su potencial socio tecnológico está preparado para los retos de negocio son relevantes para usted. Sin embargo, no se detenga allí.

Tome contacto con un cliente de muchos años y también con uno nuevo. Ellos tienen muy diferentes puntos de vista sobre el vendedor. Usted debe saber dónde estaba la empresa y dónde se encuentra actualmente.

Un nuevo cliente compartirá con usted información sobre sus consideraciones inmediatas. Un cliente más antiguo, compartirá información importante más relacionada con la relación en el largo plazo.

Algunas preguntas que puede hacerse son:

  • ¿Cuál es el valor que han visto en el proveedor?
  • ¿Qué piensan de los servicios de apoyo?
  • ¿Como el proveedor se ha adaptó a sus necesidades?

Además, no tenga miedo de pedir el acceso a los clientes existentes. La disposición de los clientes existentes para compartir su tiempo de esta manera es una forma de entender sus sentimientos sobre el valor que están recibiendo de su proveedor de ERP.

Tomar una decisión

Después de todo el trabajo que ha hecho desde el análisis de sus procesos de negocio hasta la búsqueda del software ERP, es importante que tome una decisión, y que se comprometa con un plazo para decidir.

Tenga en cuenta los costos de no implementar una nueva solución. Aunque la mayoría de los sistemas de gestión típicamente implican una inversión inicial, tenga en cuenta que la solución hará que su negocio sea más eficiente, inteligente y rentable.

El software ERP correcto automatiza y optimiza sus procesos de negocio, creando ahorros a largo plazo.

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