El ERP SaaS es un servicio que está alojado en la nube, por el proveedor, pero que se paga por «por demanda», tal como se utiliza. Hoy en día, existen diferentes de configurar los sistemas de planificación de recursos empresariales. Seguramente lo has oído como ERP en la nube.
Los ERP modernos se han expandido de sus predecesores con capacidades que abarcan mucho más que solo la planificación de recursos. En el pasado, el ERP era visto como un sistema monolítico que ayudaba con un conjunto limitado de operaciones comerciales. Pero ahora, un software ERP también se puede construir como una colección de aplicaciones independientes o integradas –o una combinación de ambas– que ayudan a gestionar aspectos específicos de la empresa.
Los sistemas ERP generalmente se alojan de tres maneras: localmente, en la nube o una combinación de las dos.
El software como servicio o como suscripción o SaaS (del inglés Software as a Service) es un modelo de entrega de software donde una aplicación informática se ofrece como un servicio a través de Internet. Así, se permite que el usuario del servicio no necesite instalar o actualizar la aplicación en sus equipos.
La inversión se realiza únicamente en función del uso de los servicios, cuyo costo a corto plazo suele ser accesible.
El costo se reduce debido a la baja inversión inicial, y las tarifas por el uso posterior de los servicios SaaS son bastante reducidas debido a la economía de escala y a alta especialización de las empresas proveedoras de esos servicios.
En cuanto a los agentes destinatarios de SaaS, pueden ser cualquier empresa que esté interesada en alguno de los servicios ofrecidos por proveedores, los que son de diferente tipo: desde servicios genéricos relacionados con actividades horizontales a toda la empresa (gestión del correo electrónico, repositorio de documentos compartidos, etc.) hasta servicios que cubran procesos de negocio estratégicos para la organización, en los que se puede llegar a cierto acuerdo de parametrización o personalización con el proveedor de software como suscripción.
Características de un SaaS vs un sistema ERP
Personalización
En un escenario SaaS, un tercero suele administrar el software y los datos, en oposición a un sistema ERP in situ. Este soporte adicional en la empresa del ERP tradicional tiende a requerir más personal de TI, lo que puede resultar en más costos asociados. Por otro lado, puede haber un mayor grado de control sobre los sistemas y datos con los sistemas locales.
La mayoría de los sistemas ERP en la nube admiten cierta personalización, permitiéndole configurar el sistema para que coincida con el aspecto y la sensación de su organización, como por ejemplo el uso de logotipos de la empresa. Sin embargo, el control de la verdadera personalización en términos de reescribir código puede ser mucho más limitado. Minimizar la personalización puede ser beneficioso para reducir los gastos de ERP y los retrasos en la implementación, pero también puede afectar su ventaja competitiva si no se adapta la funcionalidad única.
Integración
La mayoría de los sistemas de software ERP tradicionales y en la nube ofrecen integración, debido a las crecientes necesidades de transferencia de datos entre aplicaciones. SaaS tiende a usar APIs, que son herramientas para facilitar la integración. Si se utilizan protocolos estándar o ecosistemas comerciales similares, los costos podrían ser menores en comparación con el desarrollo de software de integración ad-hoc.
Actualizaciones
El software ERP en la nube generalmente recibe actualizaciones más frecuentes que los sistemas tradicionales. En algunos casos, las actualizaciones ocurren con tanta frecuencia como mensual o incluso semanalmente. Esto puede llevar el beneficio de seguir cumpliendo con las regulaciones cambiantes. Cuando se implementan, los software como servicio pueden brindar escalabilidad a empresas con alto crecimiento y rápida expansión.
Acceso móvil
Se ha vuelto más común ver productos ERP tradicionales que ofrecen a los usuarios acceso móvil que puede ayudar con las aprobaciones remotas, las notificaciones y la visibilidad operacional. A veces puede haber complicaciones adicionales en el software de ERP local si se requiere que un cliente de terceros actúe como el enlace entre dispositivos móviles y el sistema de gestión empresarial. Muchos SaaS, debido a su naturaleza basada en web, son móviles nativos y vienen con aplicaciones móviles estándar.
Seguridad
Al factorizar datos críticos como las finanzas corporativas, detalles de empleados, información de cuentas de clientes y secretos comerciales, no es de extrañar por qué la seguridad sigue siendo un requisito esencial al considerar el software ERP. Para dar tranquilidad, muchos proveedores de ERP en nube están promocionando el cifrado y el uso de salvaguardas adicionales construidas en plataformas que tienen protocolos de seguridad mejorados.
Confiabilidad
Otra preocupación común con cualquier ERP es la incapacidad de operar debido a malfuncionamientos de software, hardware e infraestructura. La interrupción operativa puede traducirse en fuertes pérdidas. Se debe pensar más en la necesidad de acceso a internet de un producto ERP SaaS, especialmente para empresas con ubicaciones remotas o áreas con conectividad de red menos confiable. Igualmente importante es la fiabilidad del rendimiento global del proveedor de ERP, que puede tener múltiples redundancias y protocolos de recuperación de desastres para proteger los datos.
Pago
El software de ERP local generalmente se cotiza con una licencia perpetua única y Fees de soporte continuos. Los sistemas ERP SaaS adoptan modelos de precios basados en suscripción, que suelen ser mensuales o anuales. Los proveedores del software como servicio pueden fijar el precio de sus aplicaciones basándose en una selección de múltiples factores de uso, como el número de usuarios, las transacciones, la cantidad de datos u otras unidades de medida.
Costos generales
Un sistema ERP tendrá costos asociados con él, no importa cómo está alojado. Sin embargo, el software en la nube o ERP SaaS tiene situaciones únicas de costos, como costos de implementación, costos iniciales y costos continuos que uno no encontraría necesariamente con un sistema local.
Sin duda, los software como servicio pueden tener tiempos de implementación relativamente más cortos, pero nuevamente esto puede variar dependiendo de múltiples factores como la personalización, el número de usuarios finales por nombrar algunos. Los tiempos más breves de implementación pueden equivaler a una reducción en gastos del proyecto.
¿Por qué un software como servicio?
Por lo general, existe una mayor inversión inicial con el software ERP local tradicional. El software como servicio aprovecha las economías de escala y reduce la necesidad de infraestructura del cliente para implementar rápidamente sus productos y servicios, lo que a su vez permite precios atractivos.
Algunas organizaciones que seleccionaron SaaS generaron ahorros debido a una necesidad reducida de actualizar el hardware y la infraestructura. También podría haber ahorros mediante la transición de funciones de soporte de TI que pueden ser gestionadas por el proveedor de ERP SaaS.
Al decidir sobre un sistema de ERP, hay un surtido de aspectos a considerar. Mientras que el software como servicio y los sistemas locales pueden ofrecer ambos sus propias ventajas empresariales, no existe un tamaño único para todos los ERP. Las organizaciones deben mirar los recursos y conocimientos que pueden ayudarles a hacer una selección óptima al invertir en un sistema ERP.
Por la División consultoría de EvaluandoERP.com
