¿A qué se asemeja el costo de un ERP?
Mucho se escribe sobre la compra de un sistema de gestión. Hay quienes dicen que se parece a la compra de una casa, otros a la de un auto. Incluso hay quienes piensan que no se trata de una compra y que incorporar un ERP en la empresa es comparable a un proyecto de ingeniería civil, como puede ser la construcción de una planta industrial.
Aunque la discusión sobre las similitudes es interesante para entender mejor de qué se trata un proyecto para implementar un ERP, en este punto escribiremos sobre un aspecto importante como lo es el costo de un ERP.
Hay otros costos, no solo licenciamiento
Cuando las empresas están por contratar un sistema ERP, emplean una buena cantidad de tiempo “regateando” el precio de licencias pero no prestan atención a otros costos tales como mantenimiento, soporte, implementación, actualizaciones y el costo de las personas de la organización que estarán involucradas en el proyecto.
¿Cuáles son los costos ocultos de un sistema de gestión?
Con frecuencia las expectativas poco realistas de la empresa usuaria con respecto al costo de un ERP es el primer error en el que se incurre al planear la implementación de un ERP. Sin un presupuesto realista, generalmente sub dimensionado, se terminan recortando actividades que forman parte de los factores críticos de éxito, trazando la ruta hacia una finalización no feliz.
Según los datos que Evaluando ERP recoge en sus estudios, en América Latina, las empresas prevén invertir en el orden de 1,50% a 2% de sus ingresos en proyectos de ERP cuando comienzan el proceso de evaluación y selección. Sin embargo, la mayoría de las veces el presupuesto real es mayor al previsto.
Parte de esta brecha es consecuencia de sub dimensionar el costo de un ERP. Estas estimaciones, con mucha frecuencia, no incluyen los gastos ocultos asociados con las implementaciones de un ERP, como los recursos internos, consultores externos, actualizaciones de hardware, y una serie de otros elementos necesarios para el éxito del proyecto.
¿Cómo se estima el costo de un ERP?
Por lo general, la estimación del costo de un ERP que hacen las empresas usuarias es una proporción de 1:1 entre las licencias de software y los costos de aplicación técnica – es decir, USD 1 en la inversión por implementación por cada USD 1 invertido en software.
Al concluir los proyectos, se observa que esta aproximación no es del todo correcta.
Basado en nuestra investigación, una relación más cercana está en el rango de 1:3 o incluso 1:4. En otras palabras, cada dólar que se invierte en licencias de software ERP genera una inversión de USD 3 a USD 4 de los costos de implementación total.
¿Cuánto cuesta un ERP?
En lugar de hablar de costo del ERP, deberíamos pensar en costo del proyecto, es decir del software, las tareas de implementación, adaptación, capacitación, migración de datos, etc etc.
Nosotros venimos trabajando en esto desde los últimos 12 años. Creamos un observatorio de la demanda, es decir un dispositivo para recopilar la información de las compañías que tienen proyectos de software empresarial. Con cada una de estas 3.500 empresas que tomamos contacto, en el 80% de los casos hablamos con las personas que estaban realizando la búsqueda de software para la empresa consultando sobre las razones por las que deseaban cambiar o incorporar un software ERP, cuáles eran las áreas que más lo pedían, qué gerencia de la organización tiene presupuestado el proyecto, cuál es el monto asignado a la inversión, cuántos usuarios tendrá el nuevo sistema. El costo de un proyecto ERP no debería superar el 2% de la facturación de una empresa.
¿Cuáles son los costos de mantenimiento?
Fee Anual de licencias
Desde hace muchos años, se acepta que, para tener acceso a actualizaciones y nuevas versiones de los productos el cliente debe abonar un costo conocido como “Cargo Anual de Soporte y Mantenimiento” o “Fee de licencias”.
Este costo oscila entre el 15% al 30% del precio de lista del producto. Es muy importante distinguir entre precio del contrato y precio de lista. El primero, usualmente, suele ser menor que el segundo y surge de una negociación de precios entre comprador y vendedor. Muy difícilmente la empresa vendedora negocie el concepto sobre el que se aplica el cargo anual de mantenimiento. En casi todos los casos el Fee se calcula sobre el precio de lista.
Para el cliente la contraprestación es muy amplia, aunque los servicios mayormente incluidos son:
- Derecho a actualizaciones o nuevas versiones del producto.
- Extensión del período de garantía.
- Seguro de re instalación ante robos, catástrofes o problemas en los soportes tecnológicos.
Usualmente, la empresa vendedora exige el pago del Fee o Cargo Anual para ofrecer cualquier otro servicio sobre la aplicación pues si los clientes no actualizan el producto, a partir de determinado momento, se le hace muy difícil al vendor ofrecer soporte sobre la versión del software más vieja. Es común observar en los contratos compromisos de soporte durante una determinada cantidad de años (2 o 3 de antigüedad) o hasta una determinada versión (N-3) siendo N la versión actual.
Garantía
Un capítulo aparte merece la garantía. Al igual que cualquier producto (por ejemplo automóviles o electrodomésticos) todos los ERP’s incluyen un determinado período de garantía que está dado por una cantidad de meses ¿Desde qué momento comienza a correr el plazo de garantía? ¿Cuándo vence? ¿Qué cubre? Lo invitamos a descargar el documento “Garantía del software aplicativo”
Mantenimiento correctivo
Este ítem se relaciona con los problemas que surgen en la aplicación por errores de uso (por ejemplo carga errónea de transacciones con efecto fiscal), problemas de registro relacionados con la infraestructura (por ej. error en la grabación en la base de datos, problemas de interrupción en la impresión de una factura u otros) o bien simples consultas acerca de cómo hacer ciertas operaciones con el sistema.
Mantenimiento evolutivo
Este punto se relaciona con pequeños cambios en las reglas de negocio que una organización suele requerir. Por ejemplo modificaciones en formatos de impresión, en autorizantes de transacciones, niveles o roles de seguridad y otras.
En general, el mantenimiento evolutivo implica una cantidad de horas estimadas cubiertas. De esta forma, el proveedor puede prever la carga de trabajo que puede afrontar mensualmente.
Tener en cuenta que, a diferencia de los insumos para producir, las horas/hombre no son acumulativas: se consumen o se pierden.
Mantenimiento de la infraestructura
Dentro de este punto, se considera fundamentalmente el mantenimiento de la base de datos de la aplicación. Usualmente el proveedor de ERP no realiza esta tarea a menos que lo incluya específicamente.
Es importante tener en cuenta que un motor de base de datos Oracle, Microsoft SQL, MySQL, DB2 o Postgre, por citar los más populares, son productos de software. Por lo tanto requieren mantenimiento. Esto comprende tanto copias de respaldo (backups), como detalles de datos de auditoría, revisión de mensajes de error, mantenimiento de balanceo de carga y otros.
Esta tarea suele encargarse a especialistas con dedicación exclusiva a tal tarea y certificaciones de habilidad para la misma. Es decir, se trata de personal altamente calificado y capacitado cuyo costo es mayor que el de otros recursos.
Usos combinados
Algunos proveedores, usualmente los más pequeños, tienen la exclusividad en todas las tareas de mantenimiento de la aplicación. Otros, con frecuencia los más grandes, solo mantienen exclusividad en el cobro del cargo anual y el soporte de última línea, dejando a libre elección el manejo de mantenimiento evolutivo que, generalmente, es el que mayor cantidad de horas puede requerir. Esto permite mejores opciones a la hora de comprar los productos o los servicios asociados ya que no existe monopolio de la aplicación.
Los cambios hacia nuevas versiones
Como se dijo previamente, con el pago del Fee Anual el proveedor entrega una actualización o una nueva versión del producto con cierta frecuencia. Por ejemplo, al menos una vez al año. No obstante, la instalación de la versión actualizada no es una cuestión trivial y suele ser necesario plantear un proyecto para su ejecución. De acuerdo al tipo de producto y al caso específico de la implementación, la tarea puede ejecutarse en horas, semanas o meses. En definitiva, esto se traduce en tiempo y dinero (costo).
En el caso de implementaciones complejas, con mucho desarrollo hecho a medida, la tarea se complica de modo importante pues hay que realizar las pruebas necesarias para validar que las personalizaciones (customizaciones) son compatibles con la nueva versión.
Por la división consultoría de EvaluandoERP.com
