ERP Cloud: Ventajas y riesgos del ERP en la nube

ERP Cloud

¬ŅQu√© proveedor de ERP necesita su empresa?

El modelo cloud ERP es una forma de prestaci√≥n de servicios de negocio y tecnolog√≠a, que permite al usuario acceder a un cat√°logo de funcionalidades estandarizadas y responder a las necesidades de su negocio, de forma flexible y adaptativa pagando √ļnicamente por el consumo efectuado.

Tradicionalmente, los recursos involucrados en un software ERP, como datos, módulos de aplicaciones, servidores de base de datos, etc., están alojados internamente y mantenidos por las empresas usuarias. Esto se llama ERP On Premise. Este enfoque sigue siendo el que prevalece y tiene ciertas desventajas tales como:

  • Alta inversi√≥n inicial.
  • Tiempo de implementaci√≥n.
  • Costo de actualizaci√≥n en diferentes computadoras de usuarios.
  • Mantenimiento.
  • Portabilidad.

Estas desventajas propias del ERP On premise, cambian con el apoyo de las tecnologías de cloud computing.

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El nuevo entorno del cloud ERP

Con el ERP en la nube, los datos relacionados ser√°n alojados en una infraestructura gestionada y controlada por un proveedor de servicios.

Las empresas pueden utilizar sus sistemas ERP y acceder a los datos como servicios bajo demanda a través de un navegador (Chrome, Firefox, etc), sin necesidad de instalar físicamente el sistema en una computadora local. Este modelo de implementación de ERP requiere:

  • Menos inversiones en hardware.
  • Menos gastos.
  • Menos mantenimiento.
  • Menos costos de actualizaci√≥n.

Por lo tanto, estas características dan lugar a una tendencia creciente para que las empresas consideren la migración de su aplicaciones ERP y bases de datos a la nube.

Ejemplo de Cloud Computing

El ejemplo m√°s extendido y claro del Cloud Computing es el correo electr√≥nico en Internet o Webmail. El usuario delega el almacenamiento de su correo electr√≥nico en la ‚Äúnube‚ÄĚ, el cual le permite enviar y recibir informaci√≥n a trav√©s de la red mediante un conjunto de funcionalidades.

¬ŅQu√© es el SaaS y qu√© rol juega?

El Software como servicio o software como suscripción, o SaaS del inglés Software as a Service, es un modelo de entrega de software donde una aplicación informática se ofrece como un servicio a través de Internet. Así, se permite que el usuario del servicio no necesite instalar o actualizar la aplicación en sus equipos.

Este modelo permite el uso de nuevo software sin necesidad de realizar una gran inversi√≥n inicial en adquisici√≥n de licencias o en equipamiento. De hecho, la inversi√≥n se realiza √ļnicamente en funci√≥n del uso de los servicios SaaS, cuyo costo a corto plazo suele ser accesible. Una vez establecido el acuerdo de servicio o SLA con el proveedor, las aplicaciones pueden comenzar a utilizarse en un periodo implementaci√≥n muy breve.

Objetivo del SaaS

Así, SaaS está orientado principalmente a reducir el costo de implantación y uso de los sistemas informáticos asociados a la gestión de los recursos empresariales (como pueden ser los ERP y CRM) de una organización. El costo se reduce debido a que la inversión inicial es muy baja, y las tarifas por el uso posterior de los servicios SaaS son bastante reducidas debido a la economía de escala y a alta especialización de las empresas proveedoras de esos servicios.

Beneficios del ERP en la nube

A continuación, presentamos algunos de los beneficios más importantes para las empresas que buscan un software ERP en la nube.

1. Ahorro y elasticidad de costos

Gracias al modelo de pago por uso, el costo asociado a los servicios es variable, e inferior al incurrido con el uso de tecnolog√≠a tradicional. La importancia del concepto ‚Äúon demand‚ÄĚ asociado al uso de soluciones en la nube radica en que, a diferencia de lo que ocurre en el caso de la infraestructura tradicional, el suscriptor tan solo paga por el uso que hace del servicio de cloud computing en cada momento, reduci√©ndose sustancialmente los costos fijos y las inversiones asociadas a los recursos TI.

2. Mejora de la productividad

Permite al usuario acceder a las aplicaciones, estados de cuenta, inventarios, documentos y correos electrónicos desde cualquier lugar con acceso a Internet y utilizarlos de manera online (u offline para sincronizarlos posteriormente). Asimismo, permite que varias personas puedan trabajar sobre un mismo recurso en tiempo real, fomentando la productividad y la comunicación.

3. Enfoque en el negocio

Una de las principales ventajas del cloud computing es la posibilidad de externalizar al proveedor parte de la responsabilidad y la gestión de las competencias TI. De esta forma, la empresa puede concentrarse en su negocio, en explotar de la manera más beneficiosa los servicios contratados y delegar en el proveedor las competencias tecnológicas deseadas.

4. Mejora de la gestión tecnológica

La administraci√≥n que decida empezar a trabajar en modo Cloud computing siempre puede disponer de la √ļltima actualizaci√≥n de infraestructura, sistemas, aplicaciones, etc. De este modo, los servicios cuya adopci√≥n no era posible con el sistema tradicional, pueden ser prestados en la nube con el nuevo paradigma. Se trata, por ejemplo, de ideas y servicios que exigen grandes niveles de potencia de c√°lculo o una capacidad de ampliaci√≥n r√°pida y que por ello su gesti√≥n era inviable para peque√Īas entidades locales. Estas funcionalidades son ahora factibles con los servicios Cloud computing.

5. Mejora en la gestión de seguridad

En un modelo basado en la nube, el mantenimiento se hace m√°s sencillo y seguro, siempre que sea contratado a un proveedor que disponga de las √ļltimas t√©cnicas disponibles en materia de seguridad y protecci√≥n de datos. Los proveedores de Cloud computing disponen de sistemas con mejores condiciones de redundancia que reducen la posibilidad de p√©rdida de informaci√≥n o de cese de servicio, proporcionando as√≠ al cliente una mayor resistencia a desastres y capacidad de recuperaci√≥n ante fallos.

6. M√°s flexibilidad para entrar en nuevos negocios

¬ŅQu√© limita la b√ļsqueda e implementaci√≥n de ideas entre los empresarios y las grandes organizaciones por igual, especialmente las de servicios? El tiempo y el dinero, o la falta de ambos. Digamos que usted quiere dise√Īar y probar una nueva l√≠nea de productos. Con la disponibilidad de recursos de la nube, las nuevas configuraciones pueden estar en funcionamiento en cuesti√≥n de horas o minutos, por lo que el Cloud computing ayuda a reducir el elemento tiempo.

7. Fusiones y adquisiciones

Uno de los grandes puntos de fricci√≥n de muchas fusiones son los meses, o incluso a√Īos, que se necesita para llevar los registros con datos de un sistema a otro. A veces, nunca sucede. Incluso las agencias gubernamentales tienen este problema, sobre todo cuando se hacen esfuerzos para consolidar las agencias o departamentos.

8. Capacidad para duplicar o adoptar procesos de negocio que otros han ejecutado con éxito

Uno de los temores acerca de servicios en la nube es que est√°n homogeneizados, construidos para el m√≠nimo com√ļn denominador, nivelando as√≠ la igualdad de condiciones para todos los clientes de negocios. Como contrapartida, los servicios de nube se basan en el aprendizaje colectivo, la experiencia de los usuarios y el alta de nuevos clientes que, inmediatamente, disponen de procesos, f√≥rmulas e interfaces que est√°n bien probadas, listas para ofrecer los mejores resultados de negocio.

migrar al cloud computing

Principales ventajas del Cloud

Al no existir la preocupación por el manejo del hardware o el mantenimiento del software, existen tres ventajas principales en la entrega de servicios:

  1. Escalabilidad, pues los sistemas pueden configurarse para ser compartidos a cientos de individuos u organizaciones. Los proveedores del servicio reservan capacidad para distintos clientes, lo cual les permite repartir recursos a cada uno de ellos de manera más o menos instantánea, a medida que aumenta el grado de utilización.
  2. Agilidad y la capacidad de innovaci√≥n. T√≠picamente, los entornos de TI evolucionan lentamente. Los avances m√°s importantes s√≥lo ocurren cada par de a√Īos e implican cambios complicados en todo el sistema. En contraste, la entrega de aplicaciones de software a trav√©s de un navegador permite un flujo continuo de mejoras, posibilitando un ciclo m√°s r√°pido de innovaciones.
  3. Reducción de la inversión inicial en Tecnologías de Información para los usuarios, ya sea en hardware o software. Estos costos se transfieren a los proveedores de los servicios de Cloud Computing, quienes pueden prorratearse entre su base de clientes.

Riesgos del cloud ERP

Calidad y disponibilidad del servicio

La falta de control directo del cliente sobre los recursos necesarios para el funcionamiento de los sistemas en un entorno Cloud, le expone en mayor medida a las incidencias que se produzcan fuera de su propia esfera organizativa. Los problemas de conectividad con los proveedores de internet pueden generar interrupciones con los sistemas del proveedor. Esto puede tener un posible impacto en los negocios de las empresas.

Riesgos relacionados con la gestión y control de la información

Estos riesgos son una de las principales preocupaciones que las empresas citan en relación con el uso de soluciones Cloud. En este sentido, se identifican algunos factores específicos que pueden generar un riesgo incremental respecto de otros modelos de gestión, entre otros:

  • Mayor exposici√≥n de los puntos de acceso.
  • Problemas con la segregaci√≥n y aislamiento de datos.
  • M√°s elementos fuera del per√≠metro de seguridad del cliente.
  • Alto grado de concentraci√≥n de informaci√≥n en una ubicaci√≥n.

Esto podría llegar a incrementar el riesgo de incidentes y brechas de seguridad de datos, de mal uso de los datos, o de fallos en la migración, retorno o destrucción de datos. Adicionalmente, cabe destacar como un riesgo específico el de incumplimiento de obligaciones sobre protección de datos de carácter personal.

Riesgo de excesiva dependencia del proveedor

La preocupaci√≥n por la excesiva dependencia del proveedor (com√ļn en escenarios de externalizaci√≥n), se puede agravar en entornos Cloud por el mayor n√ļmero de elementos ajenos a la organizaci√≥n, que pierde el control directo sobre las infraestructuras, aplicaciones y datos.

Incertidumbre sobre marco jurídico aplicable

Puede ocurrir que, por falta de transparencia de la oferta, el cliente no conozca de antemano la ubicación de su información, lo que podría dejarle inadvertidamente expuesto (o al menos su datos y aplicaciones) a legislaciones de otros países, y que se produzcan accesos a dicha información por investigaciones judiciales o gubernamentales ajenas a su propia jurisdicción.

Conclusiones

En este art√≠culo, se han se√Īalado los beneficios y riesgos del ERP Cloud. Con relaci√≥n a los riesgos, todos ellos son predecibles y manejables. Es decir que mediante una gesti√≥n adecuada se pueden acotar y mitigar sus efectos.

Los beneficios del modelo son mucho mayores que el impacto que un riesgo mitigado puede producir en la organización.

En definitiva, el modelo Cloud es una tercerizaci√≥n de servicios de tecnolog√≠a en compa√Ī√≠as especializadas, permitiendo a la empresa que decide tercerizar, focalizarse en el centro de su negocio, en lo que sabe hacer, sin distraer esfuerzos en los dos recursos escasos en el mundo actual: talento y dinero.

División Consultoría de EvaluandoERP.com

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