El modelo cloud ERP es una forma de prestación de servicios de negocio y tecnología, que permite al usuario acceder a un catálogo de funcionalidades estandarizadas y responder a las necesidades de su negocio, de forma flexible y adaptativa pagando únicamente por el consumo efectuado.
Tradicionalmente, los recursos involucrados en un software ERP, como datos, módulos de aplicaciones, servidores de base de datos, etc., están alojados internamente y mantenidos por las empresas usuarias. Esto se llama ERP On Premise. Este enfoque sigue siendo el que prevalece y tiene ciertas desventajas tales como:
- Alta inversión inicial.
- Tiempo de implementación.
- Costo de actualización en diferentes computadoras de usuarios.
- Mantenimiento.
- Portabilidad.
Estas desventajas propias del ERP On premise, cambian con el apoyo de las tecnologías de cloud computing.
El nuevo entorno del cloud ERP
Con el ERP en la nube, los datos relacionados serán alojados en una infraestructura gestionada y controlada por un proveedor de servicios.
Las empresas pueden utilizar sus sistemas ERP y acceder a los datos como servicios bajo demanda a través de un navegador (Chrome, Firefox, etc), sin necesidad de instalar físicamente el sistema en una computadora local. Este modelo de implementación de ERP requiere:
- Menos inversiones en hardware.
- Menos gastos.
- Menos mantenimiento.
- Menos costos de actualización.
Por lo tanto, estas características dan lugar a una tendencia creciente para que las empresas consideren la migración de su aplicaciones ERP y bases de datos a la nube.
Ejemplo de Cloud Computing
El ejemplo más extendido y claro del Cloud Computing es el correo electrónico en Internet o Webmail. El usuario delega el almacenamiento de su correo electrónico en la “nube”, el cual le permite enviar y recibir información a través de la red mediante un conjunto de funcionalidades.
¿Qué es el SaaS y qué rol juega?
El Software como servicio o software como suscripción, o SaaS del inglés Software as a Service, es un modelo de entrega de software donde una aplicación informática se ofrece como un servicio a través de Internet. Así, se permite que el usuario del servicio no necesite instalar o actualizar la aplicación en sus equipos.
Este modelo permite el uso de nuevo software sin necesidad de realizar una gran inversión inicial en adquisición de licencias o en equipamiento. De hecho, la inversión se realiza únicamente en función del uso de los servicios SaaS, cuyo costo a corto plazo suele ser accesible. Una vez establecido el acuerdo de servicio o SLA con el proveedor, las aplicaciones pueden comenzar a utilizarse en un periodo implementación muy breve.
Objetivo del SaaS
Así, SaaS está orientado principalmente a reducir el costo de implantación y uso de los sistemas informáticos asociados a la gestión de los recursos empresariales (como pueden ser los ERP y CRM) de una organización. El costo se reduce debido a que la inversión inicial es muy baja, y las tarifas por el uso posterior de los servicios SaaS son bastante reducidas debido a la economía de escala y a alta especialización de las empresas proveedoras de esos servicios. Esto resulta muy beneficioso paras las pymes que no tienen presupuestos abultados.
Beneficios del ERP en la nube
A continuación, presentamos algunos de los beneficios más importantes para las empresas que buscan un software ERP en la nube, especialmente para las pymes.
1. Ahorro y elasticidad de costos
Gracias al modelo de pago por uso, el costo asociado a los servicios es variable, e inferior al incurrido con el uso de tecnología tradicional. La importancia del concepto “on demand” asociado al uso de soluciones en la nube radica en que, a diferencia de lo que ocurre en el caso de la infraestructura tradicional, el suscriptor tan solo paga por el uso que hace del servicio de cloud computing en cada momento, reduciéndose sustancialmente los costos fijos y las inversiones asociadas a los recursos TI.
2. Mejora de la productividad
Permite al usuario acceder a las aplicaciones, estados de cuenta, inventarios, documentos y correos electrónicos desde cualquier lugar con acceso a Internet y utilizarlos de manera online (u offline para sincronizarlos posteriormente). Asimismo, permite que varias personas puedan trabajar sobre un mismo recurso en tiempo real, fomentando la productividad y la comunicación.
3. Enfoque en el negocio
Una de las principales ventajas del cloud computing es la posibilidad de externalizar al proveedor parte de la responsabilidad y la gestión de las competencias TI. De esta forma, la empresa puede concentrarse en su negocio, en explotar de la manera más beneficiosa los servicios contratados y delegar en el proveedor las competencias tecnológicas deseadas.
4. Mejora de la gestión tecnológica
La administración que decida empezar a trabajar en modo Cloud computing siempre puede disponer de la última actualización de infraestructura, sistemas, aplicaciones, etc. De este modo, los servicios cuya adopción no era posible con el sistema tradicional, pueden ser prestados en la nube con el nuevo paradigma. Se trata, por ejemplo, de ideas y servicios que exigen grandes niveles de potencia de cálculo o una capacidad de ampliación rápida y que por ello su gestión era inviable para pequeñas entidades locales. Estas funcionalidades son ahora factibles con los servicios Cloud computing.
5. Mejora en la gestión de seguridad
En un modelo basado en la nube, el mantenimiento se hace más sencillo y seguro, siempre que sea contratado a un proveedor que disponga de las últimas técnicas disponibles en materia de seguridad y protección de datos. Los proveedores de Cloud computing disponen de sistemas con mejores condiciones de redundancia que reducen la posibilidad de pérdida de información o de cese de servicio, proporcionando así al cliente una mayor resistencia a desastres y capacidad de recuperación ante fallos.
6. Más flexibilidad para entrar en nuevos negocios
¿Qué limita la búsqueda e implementación de ideas entre los empresarios y las grandes organizaciones por igual, especialmente las de servicios? El tiempo y el dinero, o la falta de ambos. Digamos que usted quiere diseñar y probar una nueva línea de productos. Con la disponibilidad de recursos de la nube, las nuevas configuraciones pueden estar en funcionamiento en cuestión de horas o minutos, por lo que el Cloud computing ayuda a reducir el elemento tiempo.
7. Fusiones y adquisiciones
Uno de los grandes puntos de fricción de muchas fusiones son los meses, o incluso años, que se necesita para llevar los registros con datos de un sistema a otro. A veces, nunca sucede. Incluso las agencias gubernamentales tienen este problema, sobre todo cuando se hacen esfuerzos para consolidar las agencias o departamentos.
8. Capacidad para duplicar o adoptar procesos de negocio que otros han ejecutado con éxito
Uno de los temores acerca de servicios en la nube es que están homogeneizados, construidos para el mínimo común denominador, nivelando así la igualdad de condiciones para todos los clientes de negocios. Como contrapartida, los servicios de nube se basan en el aprendizaje colectivo, la experiencia de los usuarios y el alta de nuevos clientes que, inmediatamente, disponen de procesos, fórmulas e interfaces que están bien probadas, listas para ofrecer los mejores resultados de negocio.
Principales ventajas del Cloud
Al no existir la preocupación por el manejo del hardware o el mantenimiento del software, existen tres ventajas principales en la entrega de servicios:
- Escalabilidad, pues los sistemas pueden configurarse para ser compartidos a cientos de individuos u organizaciones. Los proveedores del servicio reservan capacidad para distintos clientes, lo cual les permite repartir recursos a cada uno de ellos de manera más o menos instantánea, a medida que aumenta el grado de utilización.
- Agilidad y la capacidad de innovación. Típicamente, los entornos de TI evolucionan lentamente. Los avances más importantes sólo ocurren cada par de años e implican cambios complicados en todo el sistema. En contraste, la entrega de aplicaciones de software a través de un navegador permite un flujo continuo de mejoras, posibilitando un ciclo más rápido de innovaciones.
- Reducción de la inversión inicial en Tecnologías de Información para los usuarios, ya sea en hardware o software. Estos costos se transfieren a los proveedores de los servicios de Cloud Computing, quienes pueden prorratearse entre su base de clientes.
Riesgos del cloud ERP
Calidad y disponibilidad del servicio
La falta de control directo del cliente sobre los recursos necesarios para el funcionamiento de los sistemas en un entorno Cloud, le expone en mayor medida a las incidencias que se produzcan fuera de su propia esfera organizativa. Los problemas de conectividad con los proveedores de internet pueden generar interrupciones con los sistemas del proveedor. Esto puede tener un posible impacto en los negocios de las empresas.
Riesgos relacionados con la gestión y control de la información
Estos riesgos son una de las principales preocupaciones que las empresas citan en relación con el uso de soluciones Cloud. En este sentido, se identifican algunos factores específicos que pueden generar un riesgo incremental respecto de otros modelos de gestión, entre otros:
- Mayor exposición de los puntos de acceso.
- Problemas con la segregación y aislamiento de datos.
- Más elementos fuera del perímetro de seguridad del cliente.
- Alto grado de concentración de información en una ubicación.
Esto podría llegar a incrementar el riesgo de incidentes y brechas de seguridad de datos, de mal uso de los datos, o de fallos en la migración, retorno o destrucción de datos. Adicionalmente, cabe destacar como un riesgo específico el de incumplimiento de obligaciones sobre protección de datos de carácter personal.
Riesgo de excesiva dependencia del proveedor
La preocupación por la excesiva dependencia del proveedor (común en escenarios de externalización), se puede agravar en entornos Cloud por el mayor número de elementos ajenos a la organización, que pierde el control directo sobre las infraestructuras, aplicaciones y datos.
Incertidumbre sobre marco jurídico aplicable
Puede ocurrir que, por falta de transparencia de la oferta, el cliente no conozca de antemano la ubicación de su información, lo que podría dejarle inadvertidamente expuesto (o al menos su datos y aplicaciones) a legislaciones de otros países, y que se produzcan accesos a dicha información por investigaciones judiciales o gubernamentales ajenas a su propia jurisdicción.
Un ERP en la nube para pymes es igual a mayor competitividad
Los sistemas ERP ya no son exclusivos de las grandes organizaciones. Hoy en día las pymes buscan ser competitivas integrando procesos de gestión.
Cuando una pyme optimiza sus recursos, consigue ser más productiva. Cuando además logra integrar información, automatizar procesos y dar una mejor atención al cliente, entonces consigue ser más competitiva.
El ERP en la nube para las pymes le otorgará a la empresa las ventajas necesarias para destacarse en el mercado y hacerle frente a las grandes empresas.
Conclusiones
En este artículo, se han señalado los beneficios y riesgos del ERP Cloud. Con relación a los riesgos, todos ellos son predecibles y manejables. Es decir que mediante una gestión adecuada se pueden acotar y mitigar sus efectos.
Los beneficios del modelo son mucho mayores que el impacto que un riesgo mitigado puede producir en la organización.
En definitiva, el modelo Cloud es una tercerización de servicios de tecnología en compañías especializadas, permitiendo a la empresa que decide tercerizar, focalizarse en el centro de su negocio, en lo que sabe hacer, sin distraer esfuerzos en los dos recursos escasos en el mundo actual: talento y dinero.
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