Cuando nos piden investigar acerca de un software de gestión o buscamos en la Internet qué software nos puede servir para automatizar tareas, recopilar datos y abandonar la gran cantidad de archivos excel, surge la palabra “ERP” y ahí comienzan todas las dudas.
¿Qué es un ERP? ¿Cuáles son las características de un ERP? ¿Para qué sirve un ERP? ¿On premise ó SaaS? Estas son algunas de las muchas preguntas que aparecen ¡y todavía faltan otros conceptos! No hablamos de implementación, de costos ni de ROI, por nombrar algunos otros.
Comencemos por el principio. Un software ERP es un sistema integrado que abarca todos los procesos de las organizaciones para gestionar sus actividades empresariales diarias. Sea cual sea el rubro y la cantidad de empleados, en algún momento una empresa o PyME necesita un implementar un ERP.
Cuatro características básicas para seguir comprendiendo qué es el ERP
En EvaluandoERP.com profundizamos más acerca de las características de un ERP es un informe más detallado. Pero veamos a modo general cuáles son las principales características de un ERP:
- Prefabricado: no fue desarrollado para una necesidad concreta de una empresa.
- Integrado: permite vincular los procesos de negocios de la empresa y compartir los datos independientemente de quien los genera.
- Modular: compuesto por un conjunto amplio de módulos que cubren la mayoría de las operaciones del negocio. Se trata de partes agrupadas por funciones que pueden ensamblarse (implementarse) en diferentes momentos para facilitar su puesta en producción o su convivencia con otros sistemas.
- Adaptable a las necesidades de cada cliente: se puede adaptar a las diferentes prácticas de negocios. El ERP tiene la capacidad de poder configurar sus módulos o procesos de acuerdo con las salidas que precise cada departamento de la empresa, y así obtener la información lo más precisa y útil posible.
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¿Para qué sirve un ERP?
Para la demostración de valor del ERP se usan muchos ejemplos. Uno de los más conocidos es el proceso de cumplimiento de órdenes; el mismo comienza con el pedido de un cliente, que se procesa, y se factura, afectando registros contables y los ingresos de la empresa. Es por eso que a veces la definición de un ERP se conoce como un software de back office.
Tomemos el pedido de un cliente, por ejemplo. Normalmente, cuando un cliente realiza una orden, ésta comienza un viaje que da vueltas en diferentes “bandejas” de la compañía, siendo introducido y redirigido en los sistemas informáticos de diferentes departamentos en el camino.
Todo provoca retrasos y a veces pérdidas. Una consulta por diferentes sistemas informáticos invita a posibles errores. Mientras tanto, nadie en la empresa sabe realmente cuál es el estado de la orden en un momento dado, porque no hay manera que el departamento de finanzas, por ejemplo, ingrese en el sistema informático del almacén para ver si el artículo ha sido enviado.
El ERP proporciona una hoja de ruta de software para la automatización de los diferentes pasos en el camino de cumplir con la orden. Cuando un representante de ventas o de servicio introduce el pedido de un cliente en un sistema ERP planificación puede tener toda la información necesaria para completarlo:
- La calificación crediticia del cliente, el historial de pedidos.
- Los niveles de inventario de la empresa.
- Las posibilidades de transporte desde el lugar de embarque y más.
La gente, en estas diferentes áreas, ve la misma información y puede actualizarla. El proceso se mueve automáticamente de un responsable a otro. En cualquier momento se puede localizar el origen de la orden. Sólo se necesita ingresar al sistema de gestión. El proceso del pedido se mueve como un rayo de luz a través de la organización, y los clientes reciben los productos más rápido y con menos errores que antes. El ERP puede aplicar esa misma magia a los otros procesos de negocios importantes, como los beneficios de los empleados o la información financiera.
¿Qué tan importantes son los sistemas de gestión para una empresa?
Un sistema de planeación de recursos empresariales (ERP) cambiará la forma en que tu empresa hace negocios. Al ayudar a incrementar las utilidades a través de una mayor eficiencia, facilitar la toma de decisiones y la identificación de las áreas problemáticas que dificultan el crecimiento y éxito de la organización, un sistema ERP puede ser la compra más importante que hacer para su negocio.
Muy a menudo, las empresas no están completamente satisfechas con la implementación de su ERP o la solución elegida. Esto es muy preocupante teniendo en cuenta el cambio positivo que se puede iniciar con un sistema ERP probado que sea implementado adecuadamente.
¿Cómo se configura el software de gestión?
Los sistemas de gestión tienen que ser flexibles para satisfacer las necesidades de las empresas que los instalan. Es una verdad de perogrullo decir que no hay dos empresas que estén dirigidas exactamente iguales y por lo tanto sus software ERP tampoco serán iguales. Lo cual está bien, pero ¿el ERP puede ser lo suficientemente flexible? ¿el ERP puede manejar todo lo que usted quiere que haga en la forma en que quiere hacerlo? Esa es una tarea difícil y, a veces la respuesta es «no».
La necesidad de adaptar un software de gestión P deja en manos del equipo de proyecto una elección básica entre:
- Configurar el sistema en la mayor medida posible hasta que haga lo que usted necesita.
- Desarrollar código de programación personalizado, escrito para tratar de que las cosas funcionen exactamente de la manera que usted desea.
La configuración es el equivalente de manipular interruptores y recoger los valores de listas de opciones predefinidas. Es el método básico para la implementación instalación de un sistema. Es bien claro y definido, pero limitado en lo que le permitirá hacer. De hecho, se entrega software ERP pre configurado y sin embargo no está asegurada la gestión de procesos.
La personalización, también conocida como “customización”, por otro lado, consiste en escribir código de programa para integrarlo con el sistema ERP. Con el código personalizado se puede hacer casi cualquier cosa si se le diere a los programadores suficiente tiempo y dinero. Sin embargo, implementar un ERP con mucho código personalizado tienen mala prensa. En efecto, su reputación está precedida por tres características:
- Se excedan del presupuesto.
- Nunca están listas a tiempo.
- No entregan toda la funcionalidad prometida
¿Qué es el ERP on premise?
El ERP on premise es la implementación tradicional del sistema de gestión donde el software se instala en la propia empresa, dentro del servidor y la infraestructura. La empresa incurre en los costos iniciales significativos de licencias de software, servidores nuevos o actualizados y equipos de red. Las actualizaciones y mantenimiento quedan a cargo de la empresa.
¿Qué es el ERP en la nube o como servicio?
El ERP en la nube o Software as a Service (SaaS) es un modelo que representa costos más bajos para una empresa. En este caso no se tiene que comprar ningún software o hardware sino que se contrata en lugar de comprarlo con una tarifa plana o de manera dosificada. Esto es como la forma en que se paga por la electricidad; se paga por el servicio en forma mensual en lugar de pagar por adelantado la totalidad del servicio.
Las soluciones de ERP como servicio son, normalmente, facturados por mes y por usuario. La empresa puede financiar completamente su nueva solución e imputar el gasto como costos operativos en lugar de ser una inversión de capital que, en muchos casos, se transforma en un costo hundido.
Hoy en día, un ERP es un elemento imprescindible en la gestión de miles de empresas de todos los tamaños y de todos los sectores. Para estas empresas, el ERP es tan indispensable como la electricidad que les permite tener luz.
Por la División consultoría de EvaluandoERP.com
