Saber las características de un ERP es primordial, se trata de paquetes de software complejos y completos que integran diversas funciones y recursos de la compañía. Un sistema ERP comprende funciones transversales que no se pueden encapsular en otros los sistemas de información, como la sincronización de datos, normalización, la complejidad y la modularidad del sistema.
Con el correr de los años se han ido agregando nuevas características funcionales al proceso de evaluación del software ERP. Como se ha dicho, el ERP es un producto complejo y completo que integra funciones y recursos. Como tal, debe proveer información segura, confiable y en tiempo real. Además de la modularidad, la ejecución de funciones básicas, la sincronización de información y otros requerimientos tradicionales, hay una serie de características de un ERP que deben evaluarse.
Gestión de requerimientos de un ERP
La Gestión de requerimientos establece lo que el sistema ERP debe hacer en cuanto a procesos, consultas, reportes, alarmas, interfaces, restricciones de seguridad y algunos otros elementos que la organización necesite. Por lo que si no se identifican de manera correcta, el software no proporcionará al usuario la funcionalidad esperada. Además, si no se determinan de manera completa y clara, no se conocerá el alcance ni será posible estimar la dimensión real del Proyecto ERP.
Características de un ERP
Funcionalidad
La funcionalidad es la capacidad del software para proveer la resolución de requerimientos expresados como necesidades del usuario. Para evaluar esta característica, se la ha subdividido en cuatro sub-características:
- Precisión
- Adecuación
- Interoperabilidad
- Seguridad
La adaptación de la funcionalidad de un sistema ERP debe proveer solución, entre otros, a requerimientos conocidos como:
- Procesos financieros
- Administración de recursos humanos.
- Procesos de cadena de suministros.
- Procesos de manufactura.
- Procesos de servicios al cliente.
También debe cubrir procesos específicos cuando se utilizan bajo condiciones especificadas.
Confiabilidad
La confiabilidad es la capacidad del software para la prestación de servicios con un nivel de rendimiento determinado bajo las condiciones establecidas en un período de tiempo definido. La confiabilidad tiene tres sub-características:
- Madurez.
- Tolerancia a fallas.
- Recuperación.
Se puede definir a la confiabilidad con otras palabras: la probabilidad de una implementación fallida de ERP por un problema dado dentro de un período de tiempo.
Usabilidad o facilidad de uso
La facilidad de uso es la capacidad del software para que los usuarios lo aprendan, utilicen y les resulte atractivo cuando se utiliza en condiciones específicas. La facilidad de uso incluye tres sub-características:
- Comprensión.
- Aprendizaje
- Operabilidad
Eficiencia
La eficiencia se refiere a la capacidad de un sistema para proporcionar un determinado rendimiento en relación con los recursos utilizados, bajo condiciones establecidas. Para medirlo, se han establecido tres sub-categorías:
- Comportamiento.
- Utilización de recursos.
- Cumplimiento
Facilidad de mantenimiento
La facilidad de mantenimiento es la capacidad del software para ser modificado con mínimo esfuerzo. Está compuesta de cuatro sub-características:
- Facilidad de análisis.
- Facilidad de cambios/modificaciones.
- Estabilidad.
- Facilidad de pruebas
Portabilidad
Es la capacidad del software para ser transferido de un entorno a otro. Por lo tanto, el software de gestión debe poder ejecutarse en diferentes sistemas operativos, aplicado en distintos departamentos u organizaciones y bajo distintos tipos de hardware. La portabilidad incluye tres sub-características:
- Adaptación.
- Instalación.
- Co existencia.
Compatibilidad
El sistema ERP es un conjunto de modelos funcionales con módulos, cada uno de los cuáles tiene sus propias funciones. Con el fin de realizar una función en particular, se requiere que los datos se puedan intercambiar entre módulos o con aplicaciones externas. En otras palabras, la compatibilidad se refiere a la capacidad de los módulos del sistema ERP para intercambiar datos entre sí y con las demás aplicaciones.
Complejidad
La complejidad de un ERP se debe a la interacción entre los diferentes módulos. Se requiere resolver la complejidad tanto a nivel de desarrollo y de mantenimiento como en la necesidad del usuario final de moverse entre diferentes módulos.
Modularidad
Todos los módulos deberían poder implementarse de acuerdo a las necesidades de cada uno de los clientes y compatibles con sus recursos.
Re usabilidad
Se define como tal a la capacidad del código de software para ser utilizado en un proyecto o en otro sin necesidad de realizar un nuevo desarrollo. La capacidad de re uso es valorada por diferentes razones, entre las que se destacan:
- Menor período de tiempo para desarrollar.
- Ahorro de recursos.
- Funciones probadas y validadas, listas para usar.
Cada sub-característica (como adaptabilidad) está dividida en atributos. Un atributo es una entidad la cual puede ser verificada o medida en el producto software. Los atributos de las Características de un ERP no están definidos en el estándar, ya que varían entre diferentes productos software. La mejor forma de asegurarse que el ERP a implementar cumple con los requerimientos del negocio es mediante un proceso de evaluación y selección de software.
Fuentes: SCIENTIFIC RESEARCH-Evaluation ERP systems using AHP; Norma iSO 9126; McCall’s Quality Model; Boehm’s Quality Model; FURPS Quality Model; Dromey’s Quality Model
Traducido y adaptado por la División consultoría de EvaluandoERP
