¿Qué debes digitalizar para controlar la gestión de la empresa?

necesidades de digitalizacion

¿Qué proveedor de ERP necesita su empresa?

Cuando hablamos de digitalización se abre un amplio espectro de posibilidades para una empresa. Desde adquirir nuevas tecnologías para mejorar y controlar procesos (CRM, ERP, GMAO…) hasta invertir en nuevas metodologías de trabajo para optimizar la gestión de proyectos (Design thinking y Agile).

En este artículo te compartimos las claves y los pasos para dar el salto a la digitalización sin que te pierdas en el camino.

Necesidades principales de la empresas que buscan digitalizarse.

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Para comenzar, partamos de lo más simple, pregúntate qué quieres digitalizar. Haz un repaso por las actividades de la empresa y de los factores que tú crees que están ralentizando el ciclo de venta. ¿Cómo quieres controlar la gestión de la empresa?

Seguidamente, conoce las necesidades más comunes de las empresas (grandes y pequeñas) que quieren digitalizarse. Así puedes detectar con cuál o cuáles necesidades te identificas más:

  • Reducir o eliminar tareas repetitivas en áreas operativas. En otras palabras, automatizar actividades para ir más rápido.
  • Eliminar el uso del papel y comenzar a usar formularios digitales, y un proceso de gestión de datos.
  • Que los productos o servicios se puedan vender directamente en Internet.
  • Analizar los datos de la empresa. Con ello detectar cómo se puede innovar y crecer exponencialmente.

5 pasos para digitalizar los procesos de tu empresa

Una vez identificadas tus necesidades, es momento de seguir cinco pasos que te llevarán a cumplir con tu objetivo.

  1. Identificar las herramientas tecnológicas que te ayudarán a automatizar y digitalizar tus tareas.
  2. Involucrar al recurso humano que será impactado directa e indirectamente.
  3. Poner a prueba las herramientas y medir los resultados.
  4. Validar y activar oficialmente la digitalización.
  5. Comunicar el éxito de tu proyecto.

Para ilustrar estas etapas, vamos a imaginarnos un proyecto de digitalización. Presta especial atención a las necesidades descritas. Te servirán para que tú mismo saques conclusiones sobre cómo actuar en cada uno de los pasos.

Caso de aplicación

Empresa

Distribuidora de productos.

Líder de proyecto

Juan Alberto Morales, gerente de ventas.

Necesidad

«Juan Morales quiere digitalizar la gestión y el control de ventas para aumentar los ingresos en su empresa de distribución».

Tareas a digitalizar

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  • Crear nuevos clientes y enviar en tiempo real la cotización al equipo comercial. De esta forma, sus vendedores serán más reactivos al atender a un nuevo cliente y la venta se cerrará más rápido.
  • Obtener el total de la cotización al instante y enviar al cliente.
  • Controlar la propia gestión de ventas. Específicamente, la distribución de sus vendedores y transportes. Para con ello optimizar los tiempos y la atención.
  • La geolocalización. Juan quiere una herramienta capaz de analizar la ruta de distribución de sus vendedores. ¿Están visitando el mayor número de clientes posibles en la zona geográfica asignada? ¿Están explotando al máximo la venta en su zona?

En resumen, y cruzándose con las necesidades del principio, sabemos qué quiere Juan Morales. En este caso, la automatización de un proceso operativo y eliminación de los formularios en papel. También, el análisis de datos para mejorar la ruta de distribución en ventas y transportes.

Aplicación del paso 1: Eligiendo las correctas herramientas tecnológicas

Se puede optar por dos escenarios:necesidades de digitalizacion

  1. Elegir varias herramientas. Un CRM para llevar la gestión de relaciones con los clientes y la facturación. Sumado a un TMS, que es un sistema de gestión del transporte para ayudar a analizar las rutas.
  2. Elegir una sola herramienta. Una app de formularios, que aprovechándose del registro de la información, permite gestionar y controlar diferentes tareas. Por ejemplo, enviar cotizaciones desde el terreno y en tiempo real. Además, de geolocalizar las rutas de distribución y generar informes de ventas.

Siguiendo nuestro ejemplo, Juan podría elegir varias herramientas: un CRM y un TMS.

Ahora bien, para qué invertir de más si una sola herramienta puede hacer el trabajo. Una app de formularios cumplirá con sus objetivos. Además, le servirá para llevar registro de otras tareas. Por ejemplo: inspecciones y control de horas trabajadas.

Segundo paso: Invitando a los implicados a conocer el proyecto.

Será importante que Juan Morales se reúna con sus vendedores para presentarles el proyecto. Podrá hablarles de las funcionalidades de la o las herramientas. Igualmente, detallarles cómo será el proceso de implementación.. Debe compartirles su interés por mejorar y controlar la gestión de la empresa.

En el caso de este proyecto, los puntos a destacar son la inmediatez y la geolocalización. Podrán acelerar las ventas y hacer rutas de distribución más efectivas. Sin contar que podrán hacer informes de ventas en minutos.

Tercer paso: Probando las herramientas tecnológicas y midiendo los resultados

Hay softwares que permiten una prueba de 15 días o más. Esta opción es favorecedora si realmente incluye el acceso a todas las funcionalidades. De no ser el caso, Juan Morales debería negociar con el proveedor de la solución.

Cuarto 4: Activando la digitalización

Si Juan está conforme con los resultados de la prueba, puede poner en plena marcha su proyecto. De requerir que un superior valide, Juan debe definir los beneficios de este cambio y acuerda una reunión con él. Al final te damos algunas ideas.

Paso 5: Comunicando los logrosnecesidades de digitalizacion

Es una buena estrategia publicar en el sitio web de la empresa y redes sociales tu proyecto. Comunicar las mejoras y el crecimiento de tu empresa fortalece a tu marca. Da una mejor cara a tus clientes.

Beneficios de la digitalización
Hasta aquí hemos visto cómo cualquier tarea o proceso puede digitalizarse. Es cierto que el uso de la tecnología puede ayudarnos a controlar la gestión de una empresa. En los mejores casos, a ¡transformar a una empresa!

Otros aportes son:

  • Aumento de hasta 30% en productividad de los procesos.
  • Mayor reactividad de cara a clientes, proveedores y aliados.
  • Eliminación del papeleo.
  • Centralización y acceso total de la información.
  • Si es una app de formularios, implementación simple, inmediata y rápida.

Queda de tus manos dar el salto

Siguiendo esta guía, confiamos en que tengas todo para hacerlo.

¿Estás listo para digitalizar y controlar las actividades de tu empresa?

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