Una de las formas de administrar los procesos de negocio es por medio de la práctica del ciclo de vida del BPM que puede ser organizado por un conjunto gradual e interactivo de actividades que incluyen
- planeamiento
- análisis
- diseño
- modelado
- implementación
- monitoreo
- control
- refinamiento de los procesos de negocio
La gestión de procesos de negocio, también conocida como BPM, siglas del inglés Business Process Management, se define como la metodología empresarial cuyo objetivo es mejorar la eficiencia de una organización a través de la gestión sistemática de los procesos de negocio, que se deben modelar, automatizar, integrar, monitorizar y optimizar de forma continua.
La gestión por procesos es una forma de gestionar toda la organización basándose en los procesos, entendiendo estos como una secuencia de actividades orientadas a generar un valor añadido sobre una entrada para conseguir un resultado; pero lo que tiene importancia es el proceso en su conjunto, no sus partes por separado.
Para la gestión de los procesos de negocio de una organización, se propone entonces una serie de etapas y actividades que establecen el ciclo de desarrollo de un proyecto de BPM, que se debe seguir para alcanzar de forma eficaz todos los objetivos y beneficios perseguidos por la gestión.
Fases del ciclo de desarrollo del BPM
Las principales fases del ciclo de vida del BPM son:
Descubrimiento
El principal objetivo es identificar y entender cada uno de los procesos de negocio que forman la organización. Especifica todos los detalles de cada uno de los requisitos, centrándose principalmente en las funcionalidades clave del sistema.
Análisis
Se estudia cada uno de los procesos de negocio del sistema, modelándolos con las nuevas características y reglas a seguir para obtener una mayor productividad.
Desarrollo
Se especifican los procesos de negocio analizados y diseñados en la etapa anterior.
Monitoreo
Cada proceso de negocio debe medirse para saber el grado de éxito y calidad con el que ha sido llevado a cabo; de esta forma se puede analizar los resultados de cada uno de los procesos para su redefinición y mejora.
Optimización
Aquellos procesos que no han cumplido las expectativas deseadas, bien porque no poseen un conjunto coherente de tareas, o bien porque las necesidades han cambiado, son optimizados para mejorar su rendimiento y así también el de la empresa.
Hay que destacar que el BPM Operacional abarca las etapas: modelado, despliegue y ejecución como parte de la operación, quedando el ciclo Analítico como el descubrimiento de los procesos, la reingeniería, documentación, medición, monitoreo y optimización de forma continua. Por lo tanto, en la etapa analítica se busca definir y medir estos procesos para que finalmente puedan evolucionar, combinando BPM con Business Intelligence (BI, Inteligencia de Negocio), Balance ScoreCard (BSC, Cuadro de Mando Integral) y Operational Intelligence (OI, Inteligencia Operacional) entre otros.
En resumen, BPM aporta una forma de administrar y mejorar el desempeño organizativo al optimizar y gestionar los procesos de negocio a través de un ciclo de modelado, ejecución y evaluación, combinando las mejores prácticas para orquestar las actividades de la organización con las personas en ellas involucradas, controlando la secuencia y gestionando a la vez las comunicaciones y los documentos asociados. Con ello se crea un entorno colaborativo altamente monitorizado (cercano al 100%) que permite saber en todo momento qué, por qué y cómo ocurren las cosas.