En foco: Software ERP para mantenimiento preventivo

El software ERP para mantenimiento preventivo es uno de los componentes básicos de un sistema de gestión de mantenimiento computarizado, conocido por sus nombre y siglas en inglés como Computer Maintenance Management Software (CMMS), es el sistema que ayuda a las empresas maximizar sus recursos, minimizar el tiempo de no funcionamiento de sus equipos, extender vida útil de los activos y reducir los costos de las operaciones de mantenimiento.

¿Qué es el software ERP para mantenimiento preventivo?

Este tipo de aplicación es un software que ayuda a las organizaciones a gestionar el mantenimiento preventivo de los activos. Estos activos pueden incluir:

• Equipos de fabricación.
• Equipos de embalaje.
• Equipos médicos.
• Equipos de aire acondicionado.
• Mobiliario.
• Maquinarias para diversos usos.

Su principal objetivo es prolongar la vida útil de un activo y, por tanto, maximizar su valor y limitar los gastos innecesarios en la sustitución de activos. Esto se logra mediante la programación de mantenimiento regular o de rutina en el equipo, lo que minimiza el tiempo de inactividad . En consecuencia con el ERP para mantenimiento preventivo se alcanza a reducir los gastos de reparación y las pérdidas resultantes de retrasos de la producción paralización de la misma.

Los ERP para mantenimiento preventivo programan un estándar de mantenimiento en los intervalos necesarios o recomendados por los fabricantes y la experiencia de uso. Por ejemplo, la programación de cambios de aceite para los vehículos cada 8.000 kilómetros. La vida útil del activo se prolonga al apoyar las tareas de mantenimiento continuo que, generalmente, se basan en horas de uso, frecuencia de uso, u otras variables. También, crean un programa para el mantenimiento regular que alerta al personal del área de las próximas tareas, genera las órdenes de trabajo, los avisos a los proveedores necesarios para el mantenimiento de rutina y se encarga de las herramientas y recursos necesarios para completar una tarea.

Las tareas de mantenimiento preventivo suelen estar determinadas por:

• Los fabricantes de equipos originales (OEM).
• Los requisitos o las recomendaciones basadas en los códigos o las leyes.
• Las sugerencias de “expertos”.
• Rutinas de mantenimiento estándar para activos similares, basados en la frecuencia de las métricas de uso y rendimiento.

Principales Características

Las características comunes que se encuentran en sistemas de mantenimiento preventivo incluyen:

Alertas Electrónicas y Activas

Estas alertas notifican al personal apropiado de la necesidad de próximo mantenimiento, ya sea que se trate de una tarea en curso o de rutina. Las tareas son determinadas por los calendarios y la configuración de los medidores apropiados. Las alertas de mantenimiento preventivo también ayudan a coordinar tareas que se solapan para combinar el mantenimiento cuando sea posible, disminuyendo, aún más, el tiempo de inactividad de activos.

Programación predictiva variable o fija

El software de programación de mantenimiento preventivo y las características de predicción permiten que el mantenimiento de un activo se agende con anticipación y en coordinación con otras tareas programadas. También puede programar la intervención de los contratistas necesarios, reservar el horario del equipo para realizar una determinada tarea, y efectuar el seguimiento de las órdenes de trabajo para el registro.

Medidores de Gestión

Además de la programación basada en el calendario, de acuerdo a métricas definidas por el usuario, se puede ajustar la fijación de fechas en función de variables como la frecuencia de uso, kilómetros recorridos, millas navegadas u otras. Este tipo de software informa al responsable apropiado cuando el cuidado de un activo se realiza fuera de su rango normal.

Datos del Procedimiento, Documentación y Bibliotecas

El software debe mantener las bibliotecas con los manuales de procedimiento necesarios para facilitar el mantenimiento de los activos y con las minutas de soluciones ingresadas por los responsables. Estas bibliotecas actúan como un recurso para todos los programas de mantenimiento tanto sean planificados y no planificados. Al contar con ello, se elimina el tiempo que se pierde en la búsqueda de soluciones.
Historia de activos y seguimiento de presupuestos: El software de mantenimiento preventivo guarda registros de costos, datos de los proveedores de servicios y el historial de mantenimiento. Además mantiene las fórmulas de depreciación de cada activo, las garantías e información de presupuestos para las tareas de mantenimiento previstas.

Documentos complementarios

10 pasos para elegir un software para mantenimiento.
Cómo evaluar un proveedor de software de Mantenimiento.

Consideraciones importantes

Antes de comprar un nuevo sistema de mantenimiento preventivo, quienes sean usuarios de este tipo de software deben considerar lo siguiente:

Informes de cumplimiento legal o normativo

¿Necesita soporte para una industria específica en la que se exige el cumplimiento de normativas legales? Muchos de los sistemas de mantenimiento preventivo permiten hacer un seguimiento de la información que se requiere para cumplir con los informes de las agencias gubernamentales. Por ejemplo, esto puede incluir la presentación de informes de una súper intendencia de control o de la secretaría de industria de un ministerio o programar el mantenimiento de los servicios médicos o plantas de tratamiento de agua. Otras industrias, como los productos farmacéuticos, productos petroquímicos e instalaciones de procesamiento de alimentos, también tienen necesidades específicas de cumplimiento basados en normas nacionales e internacionales.

Web-Based vs On-Premise

El software de mantenimiento preventivo se puede instalar en la propia empresa o usar como servicio por la WEB. En el primer caso, se denomina “on premise” y en el segundo SaaS (Software as a Service). Una tercer posibilidad es la de licenciar el producto, pero instalarlo o alojarlo en un centro de Datos (Data Center Hosting)

Las 3 opciones tienen ventajas y desventajas, así que es importante tener en cuenta que la más adecuado depende de las características de su empresa, necesidades y disponibilidad de recursos.

Por ejemplo, el software basado en WEB tiene menores costos iniciales y reduce la necesidad de personal de sistemas o de tecnología dedicado, debido a que el proveedor proporciona todo el apoyo. Sin embargo, si su empresa está ubicada en un lugar con ancho de banda escaso, puede no ser la mejor opción. Además, si usted necesita un sistema muy flexible para las personalizaciones complejas, la opción de Software como Servicio (SaaS) puede no ser la mejor.

En tanto, en las instalación del software en dependencias de la empresa, por lo general, hay inversiones iniciales altas y pueden requerir de personal de sistemas para gestionar el mantenimiento y actualizaciones.

Aplicaciones móviles

Algunos vendedores de CMMS ofrecen la informática móvil que proporciona una vía de comunicación más integrada entre el personal de la administración, mantenimiento y gestión. Las aplicaciones proporcionan capacidad para que el personal de mantenimiento programe de manera eficiente sus días, se comunique de inmediato con las herramientas de gestión, y tenga acceso para las tareas de mantenimiento. Con el tiempo, estos sistemas pueden reducir los costos y aumentar la eficiencia del personal.

¿Cómo evaluar la propuesta de una empresa proveedora de software ERP para mantenimiento preventivo?

Una vez que la decisión de invertir fue tomada, y que los procesos de la empresa fueron relevados y documentados, comienza la etapa de evaluación y selección del software, el proveedor y el implementador. El proceso de evaluación se puede desarrollar según 4 ejes. En cada uno de ellos podemos darle ayuda con herramientas disponibles en EvaluandoERP.com:

División Consultoría Evaluando Software