El ROI en un proyecto ERP es la cantidad de dinero que obtienes por la implementación del software nuevo o mejorado. También indica el impacto económico del proceso de implementación, traduciendo la cuantía de dinero que es necesario gastar para obtener la mejora. Es en definitiva una relación costo/beneficio.
Es por tanto, un instrumento de medida para responsables con capacidad de decisión en la inversión de un software, y debe permitir diseñar estrategias que aporten los máximos beneficios, expresables generalmente en términos de productividad y calidad.
Es errado suponer que habrá mejoras en procesos por el simple cambio de plataforma software; debe dimensionarse económicamente la inversión. En consecuencia el ROI en software ha de responder a las siguientes preguntas básicas:
- ¿Qué aporta a su compañía la implementación de un software de gestión en términos económicos?
- ¿Cuál es el impacto económico de cambiar sus procesos por la implementación del software?
¿Por qué es importante analizar el ROI en un proyecto ERP?
Es importante porque trata de cuantificar la cantidad de dinero que puede obtener por el ajuste de un nuevo proceso. Incluso puede utilizarlo para determinar cuánto dinero pierde por “someterse” al nuevo proceso, consecuencia de la implementación del nuevo software.
El análisis del ROI es necesario pues su valor puede ser sorprendentemente grande, insignificante o negativo, y en consecuencia le ayudará a orientar cuál es la mejor solución de software en la que invertir. Como mínimo, el retorno de la inversión aporta un dato aleccionador al irrefrenable entusiasmo suscitado en algunos “directivos” por la inversión en un nuevo software, en especial si este le aportase inicialmente un ROI negativo.
La implementación de un nuevo software puede tener un aceptable ROI negativo, y esto, por supuesto, no significa que la inversión no sea efectiva. Simplemente exige que a largo plazo se deban obtener beneficios económicos de manera fiable. Por ello, una cuantificación realista del retorno de la inversión ayudará a superar un impacto negativo inicial, insignificante en el rendimiento económico global o largo plazo.
¿Cómo promover una inversión en un ERP mediante el ROI?
Debe ser una simple relación: todos los beneficios respecto a todos los gastos del proceso implantador. Los beneficios generados en consecuencia de la implementación del nuevo sistema ERP pueden expresarse por varios caminos:
- El incremento en la variedad de productos o servicios ofertados.
- Tamaño de la cartera de clientes.
- Control efectivo de la tesorería.
- Mejora en la satisfacción del cliente.
- Fiabilidad de la información.
- Disminución en los costos.
- Disminución de tiempos de ciclo.
- Disminución de la complejidad del proceso.
Todo lo mencionado son buenos ejemplos de beneficios generados. Los costos que debe asumir la implementación de un ERP incluyen como mínimo:
- Un análisis de su planificación estratégica.
- Los esfuerzos en la educación de los usuarios ante el nuevo software.
- Una efectiva gestión del cambio.
- Rediseño de procesos.
Por último, se debe tener en cuenta no obviar imprevistos, resultado de ampliaciones funcionales no contempladas en el alcance inicial, así como su mantenimiento posterior; conviene dotar una provisión aproximada de un 2% sobre el costo inicial (como mínimo).
Existen igualmente otros costos de un ERP adicionales no menos importantes, entre los que se incluyen jornadas de análisis de consultores externos, viajes, pérdidas de productividad por el apoyo al equipo implantador, y considerables jornadas dedicadas a la realización de prototipos y simulaciones en el nuevo ERP.
Es muy importante el esfuerzo en cuantificar y dimensionar costos “indirectos” asociables al salario del equipo de proyecto interno, así como a la resistencia sociopolítica de enfrentarse al nuevo Software ERP que siempre va a encontrar, dado que algunos usuarios clave pueden entender que este proceso es peligroso para sus intereses o carrera profesional, o también como un deterioro de su cuota de poder y estatus.
Como último, se debe tener en cuenta no obviar imprevistos, resultado de ampliaciones funcionales no contempladas en el alcance inicial, así como su mantenimiento posterior; conviene dotar una provisión aproximada de un 2% sobre el costo inicial (como mínimo).
¿Cuáles son las claves para aportar un ROI en un proyecto adecuado?
Aportar un ROI en un proyecto ERP adecuado incluye un análisis somero de los diferentes ERP que pueden ser implantados, realización de encuestas y cálculo del beneficio potencial esperado por la inversión. Estos cálculos no requieren un título de postgrado o un premio Nóbel en economía, tampoco requiere una proyección a 15 años. Las fórmulas de retorno de la inversión contienen sólo dos expresiones fundamentales: beneficios y costos.
Los costos son lo más fácil de cuantificar, por lo que debe centrarse en los beneficios esperados. En tanto pueda identificar los beneficios, más cerca estará de aportar un ROI fiable.
¿De dónde obtener beneficios potenciales?
De la realización de encuestas dentro de su organización, solo así se percibe el beneficio, eso sí, basado en los diferentes escenarios de coste posibles. Dicho de otro modo, el beneficio potencial o esperado solo lo podrá sacar por:
- La maximización de beneficios al proporcionar a tu empresa formas alternativas de realizar negocios.
- La minimización de costes resultado de la mejora en productividad.
Las dificultades que encontrará en la evaluación del ROI en un proyecto ERP son numerosas, dado que es algo más que la aplicación de una simple ecuación.
¿Qué asegura el ROI esperado una vez elegido el ERP?
El retorno de inversión en un proyecto ERP asegura elección de un buen proveedor que aporte experiencia y un importante número de profesionales cualificados, facilitan el retorno esperado, si bien es la propia compañía quien debe asegurar el éxito de la implementación.
Son los programadores, ingenieros de software, consultores de negocio, los que a menudo se llevan la mayor parte de la responsabilidad y la carga de trabajo en el campo de la tecnología, pero eso es inicialmente. Debe ser el implementado quien supervise y lidere el proceso implementador en su conjunto, administrando los recursos internos necesarios para apoyar todo el proceso desde la pre-venta hasta la fase final de mantenimiento.
A menudo se comete el error de derivar al proveedor el 100% de responsabilidad por la calidad, productividad y fiabilidad del ERP una vez implementado, y ni tiene excusa para ignorar o dejar de auditar el retorno de la inversión esperada en cada proceso, ni tampoco para dejar de intervenir directa o indirectamente en cualquier fase del proceso implantador.
En tanto exista capacidad de manejarse mejor en una adecuada distribución de tareas y responsabilidades, se garantizará el éxito de la inversión en software.
