sistemas de trazabilidad

Procesos de negocios utilizados para un sistema de trazabilidad agrícola

En lo relacionado a los sistemas de trazabilidad, existen diversos procesos de negocios concernientes a esta, y se relacionarán con los procesos de negocios de una cadena de suministro agroalimentaria.

Un sistema de trazabilidad consta de tres procesos de negocios fundamentales para su funcionamiento. Dentro de estos, está el proceso de captura de información, el proceso de registrar y almacenar esa información, y el suministro de esos registros de información.

En el siguiente gráfico se puede apreciar un esquema de lo planteado anteriormente.

sistema de trazabilidad
Procesos Sistema de Trazabilidad

En la imagen, se describe cómo los diferentes procesos del sistema de trazabilidad funcionan.

  • Primero el sistema captura la información que se desea,
  • luego esta información es registrada y almacenada en la base de datos del sistema de trazabilidad, y
  • posterior a eso el sistema de trazabilidad, desde su base de datos, suministra esos registros de información almacenados a las partes interesadas.

Puede parecer un tanto simple, pero es sumamente funcional y efectivo, teniendo en cuenta las limitaciones que podría tener dicho sistema al momento de su puesta en marcha.

Hay que tener en cuenta, que no todo se registra en el sistema de trazabilidad. Solo se recolectan y registran datos relevantes para la institución, y que puedan influir en la trazabilidad del producto en toda la cadena de suministro.

Dentro de las cadenas de suministro, existen una gran cantidad de procesos de negocios. Dependiendo de cuál sea el tipo de cadena de suministro varían entre sí, en este caso en concreto, se muestran los procesos de negocios relacionados específicamente con la trazabilidad en la cadena de suministro agrícola.sistema de trazabilidad

Para estos procesos, se describe cómo actúa el sistema de trazabilidad sobre ellos, tomando en cuenta diversos factores. Los más destacados en esta rama son los siguientes:

  • Cultivo
  • Producción
  • Almacenamiento
  • Aprovisionamiento
  • Distribución y ventas
  • Logística

En relación al cultivo, es un proceso muy fundamental para la cadena de suministro agrícola, pues es prácticamente donde todo inicia, y si necesitamos tener toda la información de la vida de un producto se parte desde este proceso.

El sistema de trazabilidad, se alimenta de la información que se le suministre. En el caso del cultivo, el sistema de trazabilidad captura la información relevante, con los criterios que sean establecidos (por ejemplo cada que tiempo se captura esa información). Dentro de esa información que captura el sistema está: el tipo de semilla o cepa utilizado, la humedad de la tierra donde fue sembrado, el tipo de abono o fertilizante utilizado para ese cultivo, si se utilizó algún plaguicida (si este es legal, o se utilizó en la concentración correcta), el agua con la cual riegan las plantas, entre otros. Estos datos son relevantes para el sistema pues, la variación de estos puede afectar el producto final.

El sistema de trazabilidad almacena estas informaciones en forma de registros, en un formato previamente establecido. Así mismo, el tiempo que esta información permanece en el sistema dependerá de lo establecido por los integrantes de la cadena, un límite de tiempo puede ser, un mes luego de pasar la fecha de caducidad del producto; así, si se presenta algún percance con el producto se pueden acceder a los datos del mismo y determinar de dónde surgió el problema.

Normalmente estos datos son solicitados por el productor, o por los demás miembros de la cadena posteriores al cultivo, así también como por los clientes.

Proceso de cultivo

Luego está la producción, una vez que los productos ya están en condiciones son cultivados, y se disponen de ellos para su siguiente proceso. Este proceso es importante pues, una vez se cosechan las frutas o vegetales se procede a producir unidades o paquetes de productos, dependiendo cual sea el caso, y como dice Opara (2003) debido a la nueva economía agrícola y sus atributos intensivos se plantean nuevos retos para la producción sostenible. Lo cual lleva a que los productores, se mantengan en constante crecimiento e innovación en cuanto a producción se refiere, ya sea aplicando técnicas nuevas, o modificando las ya existentes.

Proceso de producción

En este proceso, el sistema de trazabilidad captura los datos relevantes para el producto, como: el producto fue empacado individual, o en cajas; de cuantas unidades son las cajas, cuántas cajas tiene un palet, si se le agrego algún elemento al producto (en el caso de vegetales, frutas o legumbres enlatados que se le suele añadir conservantes). Las informaciones se registran y almacenan en la base de datos según los criterios establecidos, y se ponen a disposición de quienes la requieran.

Estas informaciones pueden ser requeridas por los distribuidores, para saber los tamaños y las cantidades de los palet para ser transportarlos, por los clientes que desean saber cómo produjeron dicho producto (si se utilizó algún método de producción ecológica por ejemplo).

Proceso de almacenamiento

Continúa el proceso de almacenamiento, y aunque este no le agregue valor al producto, es un proceso importante en la cadena de suministro agrícola y para el sistema de trazabilidad.

sistema de trazabilidad
Proceso de almacenar

Como se muestra en la imagen, la forma en que se almacenan los productos es importante, debido a que son productos que se pueden estropear o dañar con facilidad si no se almacenan adecuadamente.

Por lo cual, el sistema de trazabilidad captura datos relevantes a esto, ya que la gran mayoría son productos perecederos. El sistema registra información del tipo de almacén utilizado (si es un almacén seco, o refrigerado), a que temperatura se almacena el producto y porque tiempo, la forma como se apilan o agrupan los productos (la mayoría de los productos agrícolas tienen formas irregulares, lo cual hace un poco especial el almacenamiento de los mismos, no todos se pueden almacenar en palet, cajas, o en bolsas).

Estas informaciones, pueden ser requeridas normalmente por los transportistas, o por cualquier otro eslabón de la cadena que desee información relevante a este proceso.

Para que los procesos funcionen correctamente debemos tener insumos, materiales y equipos necesarios, aquí entra la parte del abastecimiento.

Proceso de aprovisionamiento

Es necesario abastecerse de elementos de los que no se dispone, para que todos los eslabones de la cadena cumplan su objetivo. Para la siembra, se necesitan las semillas o sepas que se van a sembrar; para la producción se necesitan equipos y herramientas, etiquetas; para el almacenamiento se necesitan cajas, palet, bolsas, etc., y así para cada proceso en toda la cadena se necesitará de algún elemento que se debe obtener de otra fuente.

La importancia de este proceso radica justamente en esos elementos que se obtienen, los cuales deben tener un alto grado de calidad, para que cuando sean utilizados logren el objetivo planteado; por ejemplo la compra de semillas para la siembra, si la semilla no es de buena calidad el producto no tendrá buena calidad; y así para los demás procesos. Estos datos es preciso tenerlos en el sistema de trazabilidad justamente para tener un control de los puntos antes mencionados.

En este proceso, el sistema captura información, dentro de las cuales está: saber cuándo se compró un insumo o material, a quien se le compro. En el caso de las semillas es importante saber a quién se le compró. Así, si sucede una eventualidad, se sabe a quién reclamar. Al igual que el abono o el plaguicida utilizado, es sumamente importante saber quiénes fueron los proveedores. Todos estos datos y registros son almacenados en el sistema de trazabilidad para ser consultados por quienes lo requieran.

Una vez tenemos la producción almacenada, y pedidos de clientes, se procede a un proceso que es vital en esta cadena, la distribución.

Proceso de distribución y ventas

Las empresas de transformación de productos agrícolas tienen un vínculo directo con el canal de distribución, lo que las puede ayudar a simplificar la cadena de eslabones intermedios y reducir costos operativos. Así mismo dice, que la cadena de suministro tradicional de frutas y verduras tiene características de demasiados vínculos, dificultad de preservación, grandes pérdidas y los elevados costos de distribución.

En este punto el sistema de trazabilidad captura, registra y pone a disposición los registros de: que camiones o furgonetas fueron utilizados para la distribución (si eran refrigerados o no), la temperatura a la que eran transportados los productos, que tiempo permanecieron en el vehículo, si el vehículo sufrió algún daño en el trayecto, etc.

sistema de trazabilidad

Este proceso es importante, ya que, se puede dar el caso que el producto esté correctamente almacenado, pero en el proceso de distribución sufra alguna incidencia y se deteriore o pierda calidad, lo cual es una pérdida costosa ya que estos productos por su condición no se pueden reciclar. Razón por la cual es importante tener estos registros almacenados y a disposición de las partes interesadas en algún momento.

De igual forma, las ventas es el proceso que acompaña a la distribución, y es sumamente importante, pues es la que representa los beneficios que se obtendrán. Todos los procesos anteriores son necesarios para llegar a este punto, y determinarán que tan buenas serán las ventas. El sistema de trazabilidad no toma muchos datos relevantes a las ventas, pero si los relacionados a cantidad y variaciones de precios del producto en un momento determinado.

Proceso de logística

Por último, se incluye un punto que va integrado en todos los procesos, la logística. A pesar de que, la mayoría la asocia a logística de distribución, la logística está presente en los demás procesos. Va de la mano con el almacenamiento, con la producción, la distribución, y el abastecimiento.

La logística tiene un papel sumamente importante en la cadena de suministro, por lo tanto es información relevante para ser almacenada en el sistema de trazabilidad, y al estar prácticamente integrada en toda la cadena, directa o indirectamente se recopilan datos relacionados a la logística (como la logística al momento de la producción, la logística del transporte en cuanto a rutas y despachos, la logística de la siembra, etc.). No se concibe una cadena de suministro agrícola sin un buen empleamiento de la parte logística.

Conclusión

Estos serían los procesos de negocios más relevantes para un sistema de trazabilidad en una cadena de suministro agrícola, y cuáles informaciones de estos procesos capta el sistema de trazabilidad para registrarlos, almacenarlos y ponerlos a disposición de quienes lo necesiten.

Fuente: Trabajo Fin de Máster – Máster en Ingeniería Avanzada de Producción, Logística y Cadena de Suministro

Adaptado por la División Consultoría de EvaluandoERP.com

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