ERP para la industria de alimentos y bebidas

En Foco: ERP para alimentos y bebidas

Uno de los principales beneficios del software ERP para la industria de alimentos y bebidas es que ayuda a las empresas del rubro a asegurar la calidad y precisión en sus productos, proporcionando amplias funciones para la trazabilidad y gestión de inventario.

Las empresas que elaboran alimentos y bebidas no solo están regulados por estrictas legislaciones, sino que también son objeto de fuertes escrutinios por los medios de comunicación. Más de un productor tuvo que cerrar sus puertas después de que los medios se ocuparon de cubrir una noticia sobre un producto alimenticio contaminado. Sumado que en los últimos años aumentó la conciencia pública sobre la elaboración de alimentos y bebidas. Seleccionar adecuadamente el software ERP para la industria de alimentos y bebidas puede ayudar a evitar errores costosos, tales como envío de alimentos con ingredientes vencidos.

Aunque la mayoría de las implementaciones de software ERP para la industria de alimentos y bebidas son “on-premise” o residentes en las instalaciones de la empresa usuaria, hay un creciente interés en aplicaciones basadas en la nube, en particular en las operaciones más pequeñas. Por otra parte el software basado en un servicio por internet (SaaS o Software as a Service) ofrece un precio de suscripción y reduce la inversión inicial en hardware y en software.

Requisitos de un ERP para la industria de alimentos y bebidas

Los fabricantes de alimentos y bebidas deben evaluar si la siguiente funcionalidad está presente en el software ERP (Enterprise Resources Planning) específico para la industria. Las funciones más importantes del software para los productores de alimentos y bebidas giran en torno al inventario, cadena de frío, gestión de recetas y control de calidad.

Normativas legales

En sentido estricto, ningún paquete de software puede ignorar las regulaciones de cada país, porque las reglamentaciones establecen los controles administrativos y de procedimiento así como la implementación técnica de reglas de diferentes tipos.

Incluso los informes que los entes de control exigen a los fabricantes y procesadores. Algunas de las leyes son nacionales, otras de aplicación en cada estado y las hay aplicables a las ciudades. Son, al menos, tres niveles de regulación.

Inventario

Con relación al inventario, se necesita realizar un seguimiento no sólo las cantidades, sino también los proveedores y los lotes. Cada lote de ingredientes debe ser documentado desde la recepción hasta su inclusión en un producto y, finalmente, la entrega. Este alto nivel de monitoreo es lo que permite la trazabilidad de los productos y su ubicación en caso de problemas de calidad o de seguridad. Cada país tiene sus regulaciones para cuidar la salud de la población.

La Contabilidad general y la nómina son módulos estándar, con la única variante, en el caso de nómina, de contemplar los convenios sindicales. Algunos productos de software realizan un seguimiento de los números de lote de todos los ingredientes por cada pago desde cuentas a pagar. Otros lo hacen desde el módulo de producción.

Del mismo modo, el seguimiento de los números de lote de los productos vendidos a los clientes es seguido desde cuentas a cobrar o desde el control de la producción.

Deterioro de los alimentos

Se debe realizar un seguimiento de los ingredientes que componen la fórmula de los alimentos, especialmente de las fechas de vencimiento. Los productos terminados deben ser rastreados dentro del ciclo fabricación, almacenamiento y transporte. Por último, los clientes (es decir, tiendas o restaurantes) deben ser notificados sobre los productos que se encuentran en los estantes, cuáles se deben rechazar y cuáles es posible volver a procesar.

Gestión de recetas o fórmulas

El sistema debe incluir la gestión de recetas, incluyendo la sustitución de ingredientes por otros alternativos y la ampliación de lotes. En algunos casos, los ingredientes están codificadas para mantener el secreto de las recetas. El sistema debe permitir un rápido cambio de recetas o fórmulas en caso de faltantes de ingredientes o cambios a pedido del público.

Seguimiento de lotes e los ingredientes

Cada lote debe ser identificado y rastreado. Los ingredientes de cada lote deben estar vinculados a su número de lote individual. De esta manera por ejemplo, se pueden excluir ingredientes que no cumplan con los requisitos necesarios y pedir un nuevo lote.

Garantía de calidad

El sistema debe apoyar la gestión de calidad (QA), con los protocolos documentados e implementados a través del software. El sistema debe permitir el control de calidad en muestras elegidas al azar y comparar los resultados de las pruebas con las normas. Los sistemas avanzados contarán con paneles de control que alerten a la gestión de problemas con la calidad.

Procesos de higiene

En el caso de las bebidas contenidas en envases retornables, es necesario asegurar la correcta limpieza de los mismos antes que vuelvan a llenarse de líquido. Los procesos de higiene pueden ser realizados dentro de la propia fábrica o, en algunos casos, tercerizarse. En cualquiera de los casos, la administración de envases en condiciones de uso es una actividad crítica para asegurar bebidas que no produzcan daños a la población.

Trazabilidad

La trazabilidad es fundamental para el caso que un ingrediente o producto se contamina. Esta función debe ser precisa y eficiente, pues se necesita identificar todos los lotes afectados y los clientes que los recibieron.

Previsión de la demanda estacional

Tanto alimentos como bebidas son consumidos de manera diferente en distintas estaciones del año. El sistema debe realizar un seguimiento de las ventas históricas y hacer recomendaciones para la producción de manera que puedan satisfacerse las ventas de temporada. Además debe tener en cuenta el tiempo de entrega de los ingredientes, el procesamiento y entrega luego recomendar las fechas para realizar el pedido, la producción y el transporte.

¿Cómo evaluar la propuesta de una empresa proveedora de software?

Una vez que la decisión de invertir fue tomada, y que los procesos de la empresa fueron relevados y documentados, comienza la etapa de evaluación y selección del software, el proveedor y el implementador. El proceso de evaluación se puede desarrollar según 4 ejes:

  1. Evaluación funcional
  2. Evaluación técnica
  3. Evaluación económica
  4. Evaluación del proveedor

Hay dos documentos claves para minimizar el riesgo en el proceso de evaluación y selección de un software ERP para la industria de alimentos y bebidas. Le recomendamos leer:

  1. Viabilidad de un proveedor de software para industria de Alimentos y bebidas
  2. 10 pasos para elegir un software ERP para alimentos y bebidas

La implementación de un ERP para la industria de alimentos y bebidas puede generar mucho beneficios para las compañías del rubro. Pero también hay un riesgo muy grande en el proceso de implantación ya que son muchos puntos los que hay que considerar en el medio. Una buena práctica podría ser realizar un RFP para que los proveedores seleccionados puedan hacer sus propuestas con mayor especificidad y que el riesgo de una implementación fallida se vea disminuido.

Si aún no pudo seleccionar el proveedor de software ERP para su compañía, lo invitamos a obtener una recomendación gratuita en un proceso asistido llamado SATURN. El mismo lo guiará en base al perfil del proyecto y no le tomará más de 10 minutos.

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