El software para citas médicas y gestión de turnos es sorprendentemente complejo para un uso que, aparentemente, es tan sencillo. La mayoría de los vendedores ofrece un cierto grado de funcionalidad para una cita médica, lo que resulta en una oferta fragmentada con opciones para casi todas las especialidades médicas y tamaños de la organización. Hemos escrito esta guía para ayudar a los compradores a entender el mercado y saber por dónde empezar su búsqueda.
¿Qué es el software para gestión de turnos?
“Si recibiera un centavo por cada cita perdida, podría ser millonario”, dicen la mayoría de los médicos. El software para citas médicas y gestión de turnos de los pacientes está diseñado para ayudar a aliviar la carga que representan los cambios de último minuto y la reprogramación de nuevas citas. Estos sistemas ayudan a la gestión de turnos y al seguimiento.
Entre los principales objetivos básicos del software se encuentran: automatizar el proceso de las citas, maximizar el número de pacientes que concretan las citas y reducir al mínimo el ausentismo.
Los sistemas médicos más avanzados de programación se integran con:
- Los registros médicos electrónicos, conocidos como EMR, siglas del inglés Electronic Medic Register.
- Los sistemas de facturación.
- Sistemas telefónicos automatizados.
- Correo electrónico o mensajes de texto recordatorios a los pacientes.
Funcionalidades básicas
El software para citas médicas y gestión de turnos permite la definición de agendas para los distintos recursos. Entre las funcionalidades básicas se encuentran:
- Multicitación: citar a un mismo paciente para diferentes agendas y prestaciones en un mismo día, o en días diferentes.
- Listas de espera.
- Captura de actividad de consultas externas por servicio, médico, agenda, lugar de consulta y/o rango de fechas.
- Reservar, programar, recordar y registrar el cumplimiento (con seguimiento del tiempo de atención) de citas.
- Agendas por servicios y médicos con un control de los solapamientos.
- Espacio físico: Consultorios donde se prestarán los servicios médicos o sanitarios.
- Prestaciones: Por ejemplo una primera visita, curas, visitas sucesivas.
- Motivo de anulación de cita.
- Motivos de fallo de cita.
- Resultado de la visita.
- Altas, bajas y modificaciones de prestadores sanitarios, pacientes, obras sociales, sistemas de medicina pre paga, sistemas de seguro médico.
Estrategias de implementación y despliegue
El software para la gestión de turnos puede implementarse como un sistema autónomo o como parte de una suite completa que incluya la facturación y los registros médicos. La opción de despliegue dependerá de las necesidades de los compradores y el presupuesto. En general, la mayoría de las empresas que ofrecen software para citas médicas y gestión de turnos exigen a los compradores a implementar varios módulos en una suite.
Sin embargo, sistemas autónomos de citas médicas y gestión de turnos puede ser más accesibles que las suites completas.
Otra estrategia viable para los compradores que buscan una opción de despliegue económico es considerar el software como servicio (SaaS), o en línea del software de programación del paciente. Además de ser una forma costo-efectiva para conseguir un sistema de citas para consultas médicas en marcha y funcionando, las soluciones basadas en web pueden ser más fáciles de organizar y mantener debido a que el sistema se instala fuera de la oficina y apoyado por el proveedor en lugar de personal de TI interno.
¿Qué tipo de comprador es usted?
Antes de poder evaluar los sistemas, usted querrá saber qué categoría de comprador al que pertenece. Creemos que del 90% de los compradores caen en una de estas categorías:
Compradores independientes
Estos compradores están buscando una solución sencilla, lo suficientemente robusta como para soportar sus necesidades primarias.
Compradores de suites completas
Estos compradores buscan la funcionalidad integrada con los módulos de facturación, los registros médicos y los convenios con sistemas de seguro médico y medicina prepaga.
Compradores conscientes de los costos
Estos compradores tienen las necesidades más básicas y están tratando de encontrar una opción accesible. Este tipo de comprador está abierto a un sistema basado en la web, pero debido al presupuesto es probable que opten por un sistema on-premise.
Comprador con Ubicación de múltiples
Estos compradores son médicos individuales o institucionales de salud que necesitan acceder a datos de gestión desde varias ubicaciones, incluidos consultorios públicos, individuales y, hospitales. Prefieren software basado en la web debido a la facilidad de implementación y al hecho de mantener datos compartidos y actualizados en tiempo real.
Tendencias del mercado que usted debe entender
Estas son tendencias del mercado que debe considerar al seleccionar un sistema.
Software como servicio
También conocido como SaaS, siglas del inglés Software as a Service. Las soluciones SaaS se han convertido en populares. Están basadas en la Web, lo que hace que su implementación sea simple y fácil de mantener pues no requieren personal especializado. Además permiten compartir datos y acceder desde cualquier dispositivo, computadora, tablet o móvil, independientemente de la ubicación geográfica.
Portales del Paciente
Más y más vendedores están ofreciendo portales que permiten a los pacientes a solicitar el horario de citas en línea. Estos portales suelen estar integrados con los sistemas que ofrecen los registros médicos electrónicos y/o facturación.
Los servicios en línea
Aunque es un concepto incipiente y aún no está disponible en todos los países, la puesta en marcha de servicios como “Encuentre un doctor” podría convertirse en la fuente de gran cantidad de nuevos pacientes. Los compradores desearán considerar que el proveedor seleccionado ofrece un sistema abierto que se puede integrar con servicios en línea.
Beneficios y problemas potenciales
Una herramienta para citas médicas y gestión de turnos debería beneficiar a los proveedores, al personal de oficina y personal de back office. Los compradores esperan obtener los siguientes beneficios al implementar sistemas para citas médicas y gestión de turnos:
Organización y eficiencia
Con las herramientas para citas médicas y gestión de turnos, el personal de oficina debe ser capaz de ver rápidamente cuando los prestadores de servicios, típicamente profesionales de la salud, están disponibles. Deben ser capaces de reunir la información del paciente y terminar la llamada rápidamente, lo que les permite centrarse en otras tareas o recibir más llamadas.
Mejora de la comunicación médico-paciente
Al recibir recordatorios automáticos de citas por teléfono, mensaje de texto y correo electrónico, los pacientes son mucho más propensos a confirmar y presentarse a las horas de las citas programadas.
Mejora la experiencia del paciente
Al racionalizar el proceso de toma de cita, los pacientes enfrentan una menor cantidad de molestias con las que pueden tropezar al llamar para programar citas.
Reducción de ausentismos
Uno de los mayores desafíos para los prestadores de atención ambulatoria de salud es reducir el número de pacientes que simplemente no se presenten a las citas. Esto se traduce en una pérdida de tiempo y dinero. El software para citas médicas y gestión de turnos puede ayudar al personal de oficina al seguimiento y análisis de las tendencias dentro de su práctica. Además, el sistema puede ayudar a determinar el método más eficaz para la gestión y el envío de recordatorios de citas.
Citas el mismo día
En línea de software para citas médicas y gestión de turnos también puede permitir a los médicos ofrecer citas el mismo día. Si bien se necesitaría el apoyo de personal adicional para monitorear continuamente los casos de quienes no se presentan, los pacientes en lista de espera, un servicio de esta clase conduce a una mayor satisfacción del paciente.
Preocupación
La principal preocupación que se escucha de la mayoría de los posibles compradores es la seguridad de los datos. Los compradores quieren asegurarse de que el sistema seleccionado es compatible con las normas de seguridad y protección de datos. La mayor parte de las soluciones que se ofrecen en el mercado cumplen con las normas.
¿Cómo evaluar la propuesta de una empresa proveedora de software?
Una vez que la decisión de invertir fue tomada, y que los procesos de la empresa fueron relevados y documentados, comienza la etapa de evaluación y selección del software, el proveedor y el implementador. El proceso de evaluación se puede desarrollar según 4 ejes. En cada uno de ellos podemos darle ayuda con herramientas disponibles en EvaluandoERP.com:
Evaluación funcional
Ésta es la primera fase al seleccionar un software ERP discreto. Determina las características y funciones que la solución ofrece tal como es, sin customizaciones, con sus capacidades tal como están disponibles desde la caja
- Para obtener un informe sobre los productos que mejor se adaptan a su proyecto, puede ingresar al Evaluador de Software ERP. El uso es gratuito y el informe no tiene costo.
- Si precisa una herramienta para realizar comparaciones funcionales, le recomendamos elaborar una RFP (Request for proposal) de comparación.
Evaluación técnica
Esto define la arquitectura técnica del producto así como el ambiente tecnológico en el cual el producto puede funcionar con éxito. La definición de criterios obligatorios dentro de este sistema permite que el fabricante acorte la lista de vendedores potenciales y las soluciones aplicables.
Para obtener un informe sobre los productos que mejor se adaptan a su proyecto, puede ingresar al Evaluador de Software ERP. El uso es gratuito y el informe no tiene costo.
Evaluación del proveedor
Es una evaluación que comprende el aspecto financiero, historial, casos, experiencia en la industria del posible comprador y estilo de management de un proveedor de software.
Recomendamos descargar el documento “Cómo evaluar un proveedor de software para manufactura”.