En la investigación de campo se encuestaron 500 empresas, con un rango de entre 15 y 250 usuarios, que implementaron un ERP en México. Se trata de paquete de software industrializado desarrollado por una conocida compañía del mercado.

Las empresas encuestadas se encuentran ubicadas en la Zona Metropolitana del Valle de México, es decir el Distrito Federal y 60 municipios aglomerados.  Participaron los líderes de proyecto o usuarios clave (usuarios champion) que estuvieron durante la implementación o el consultor del proveedor que fue responsable. Se consultaron 500 empresas dándose por válidas 217 respuestas.

Análisis de la información obtenida

Como se observa en la tabla 1, la mayoría de los encuestados fueron líderes de proyecto y usuarios clave (ambos de parte cliente), sumando 203 contra solo 14 consultores participantes (de parte del proveedor). Esto le da un valor importante a la encuesta ya que la mayoría de las opiniones están del lado del cliente, quien en una introspección aportó los factores que en su opinión hicieron falta para poder lograr una implementación exitosa.

Desempeño

Desempeño

Actividades de las empresas

En cuanto a la información de las actividades, como se muestra en el gráfico 2, se obtuvo que la mayoría de las participantes son comercializadoras, seguidas por las de servicios. Si se las agrupa con las Retailers que son empresas mayoristas suman un 60% del total.  En estas compañías, en teoría, es relativamente sencillo implementar un sistema ERP, a diferencia de las empresas Textiles y de Manufactura que juntas suman un 29% y donde siempre es más compleja una implementación, pues requieren incluir en su plan de implementación los módulos de Producción y MRP, además de que generalmente manejan un mayor volumen artículos, listas de materiales y transacciones mensuales. Inclusive necesitan una mayor precisión en cálculos de ensamble de los productos fabricados y un mayor análisis en sus procesos, por ende aumenta el tiempo y riesgo de implementación.

Por lo anterior, en teoría deberían ser más las empresas que logren una implementación exitosa, lo cual no se ve reflejado en las encuestas que más adelante se muestran.

Número de usuarios que utilizan el ERP

El gráfico 3  refleja que la mayoría de las empresas contaban con un rango entre 15 y 50 usuarios, lo que en teoría debería permitirles contar una organización bien estructurada para la implementación de un sistema ERP, al ser menos las personas que se tendrían que poner de acuerdo en sus procedimientos internos.  Si sumamos el porcentaje de las empresas entre 15 y 50 más las que tienen entre 51 y 100 usuarios, estamos hablando de un 81% de empresas con 100 usuarios o menos.

En muchas ocasiones, al ser empresas con un número menor a 100 usuarios, los administradores piensan en que no se necesita tener procedimientos antes de la implementación de un ERP, mucho menos pensar en documentarlos, darles mantenimiento y seguimiento continuo.  De hecho tener sus procedimientos documentados lo ven como un gasto innecesario.

Algunos administradores siguen pensando, erróneamente, que con implementar un sistema ERP y apegarse a sus mejores prácticas estarán cubiertas sus necesidades organizativas y adoptarlos como procedimientos.

Motivos de la implementación del ERP

El gráfico 4 muestra que el motivo principal de la implementación de un sistema ERP fue por un requerimiento de los clientes. En la actualidad es muy común que algunas empresas exijan que sus proveedores cuenten con una herramienta como un sistema ERP para que tengan cierta garantía de no provocarles problemas de desabastecimiento, pasando a ser el ERP parte de los activos de cualquier empresa.

La moda también juega un papel importante, inclusive muchas compañías utilizan el tener implementado un ERP como herramienta de autopromoción.  En este aspecto son muy comunes las recomendaciones inter-compañías de ciertas marcas de sistemas.  En algunos círculos llega a darles cierto estatus, dependiendo de la marca del ERP con el que cuenten.

Un cambio en la dirección también fue el disparador de la implementación de un ERP en las empresas estudiadas. Cuando en la nueva administración se cuenta con una persona que ya ha tenido la experiencia de implementar un ERP en firmas en las que trabajó anteriormente, es muy probable que ayude a lograr una implementación exitosa, reduciendo los riesgos e impulsando la implementación con objetivos más claros.

Razones por las que seleccionó el ERP

La mayor parte de los sistemas ERP implementados fueron seleccionados por el precio, inclusive se pudo haber dado el caso de que ni siquiera cubriera todas sus necesidades pero por el acuerdo comercial se logró la negociación, tal como se observa en el gráfico 5.

La moda fue el segundo factor importante al momento de seleccionar un sistema ERP, aquí las marcas también juegan un papel importante en conjunto con las recomendaciones de otras empresas que con algún sistema lograron cubrir sus necesidades.

La parte preocupante es que solo el 12% de las empresas seleccionaron un sistema ERP porque cubría sus necesidades.  Esto refleja el poco interés en hacer un análisis exhaustivo en el proceso de selección.

Desvíos en tiempo y presupuesto

Muy pocas empresas lograron implementar el sistema ERP en el tiempo originalmente acordado.

Es muy común que las empresas no tengan o no negocien un esquema de penalización por retrasos del proyecto, inclusive en muchos casos ni siquiera se estipula en el contrato el tiempo de implementación pactado, limitando que se pueda llevar a cabo alguna negociación al momento de presentarse retrasos.

El 69% de las empresas implementó en más del doble de tiempo esperado, casi 3 de cada 4 compañías, lo cual es alarmante y de tomar en cuenta para el momento de negociar la adquisición se considere alguna penalización en caso de algún retraso.

El 22% de las empresas que estuvieron en el rango de 0 a 10% de variación, consideraron este desvío perfectamente manejable e inclusive algunas de ellas terminaron antes del tiempo acordado.

En cuanto a la variación del costo la mayoría estuvieron entre el 1% y 100% respecto al costo original de la implementación del sistema ERP pues  debieron solicitar al proveedor funcionalidades adicionales no previstas o solicitadas desde un inicio.  Es importante mencionar que en este cálculo no están contemplados los costos ocasionados por problemas como: costo por entregas canceladas impuntuales, desabastecimiento de inventarios, sueldos adicionales por trabajos y re-trabajos fuera de horario laboral y otros gastos imputables al retraso de la implementación.

Las empresas que no cubrieron sus necesidades o expectativas fueron un 61%, contra un 39% que sí lo hizo. La mayoría de los que vieron cubiertas sus expectativas mencionaron que debían llevar por fuera del sistem reportes, procesos y controles. Al final de la implementación muchas de las empresas ya no quisieron invertir en mejoras, dado que ya se habían salido del presupuesto original.

Por qué no se logró una implementación exitosa

Al observar detenidamente cada uno de los elementos de la tabla Factores Críticos de Éxito (Descargar el documento desde aquí), se observa que la gran mayoría dependen del cliente. Por lo tanto en la mayoría de los casos el cliente es directamente responsable o es corresponsable.

Existe un primer grupo de factores que prácticamente desde un inicio el cliente decidió que fueran así, como son los de personalización mínima, implementación del software tal como vienen en la caja, pretender organizar la empresa con el sistema, poca o nula evaluación y no involucrar a usuarios operativos para ciertas actividades.

En un segundo grupo están los factores que podrían no ser tan controlables como la rotación de personal, la resistencia al cambio y cooperación interdepartamental, aunque se pudo hacer un trabajo de prevención para cubrirlos, éste último podría ser un tema para otro estudio.

Un tercer grupo de factores, por desconocimiento, no los exige el cliente a su proveedor desde un inicio, como un buen método de capacitación, documentación del proyecto, laboratorios de pruebas, manuales o guías de capacitación, entre otras.

Y un cuarto grupo de factores son los que el cliente pudo haber preparado desde antes de empezar la implementación como los procesos documentados y los objetivos claramente establecidos y documentados (alcance).

En pocas palabras se puede decir que el desconocimiento e imprecisión de los requerimientos en las organizaciones, da como consecuencia, incrementos en tiempo y costo del proyecto de implementación de un sistema ERP.

Fuente: Lic. Carlos Ignacio Gil Camacho, Elementos mínimos en una organización previos a la implementación de un ERP, Instituto Politécnico Nacional, México.

Adaptado por la división consultoría de EvaluandoERP.com

 
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