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En América Latina, el comercio electrónico creció 42,8% en 2011 hasta llegar a US$ 43.000 millones, un 98,5% de aumento en dos años. A lo largo de los últimos años se han sumado nuevos rubros y modalidades de venta en línea, así como medios e intermediarios de pago, y ha crecido la confianza e interés en el sistema.

El software ERP, como sistema de gestión empresarial se replantea su funcionalidad para no quedarse atrás en este suntuoso movimiento y atiende el asunto para estar a la altura de la circunstancias.

La funcionalidad del ERP en relación al e-commerce.

Para conocer el grado de funcionalidad del ERP en materia de comercio electrónico, se invitó a las empresas vendedoras a responder un cuestionario con 4 grupos de procesos con sus respectivas funciones. Ellos son:

  • Tienda on line y carrito de compras: 15 funciones.
  • Seguridad y pagos: 4 funciones.
  • Conectividad e interfaces: 6 funciones.
  • Inventario: 7 funciones.
  • Envíos de productos: 6 funciones.

Se recibieron 37 respuestas de las que fueron validadas 20 que corresponden a empresas con oferta concreta. Como puede observarse en el siguiente gráfico, la mayor parte de los procesos de comercio electrónico son parte de los ERPs que respondieron:

Cada una de las preguntas funcionales tuvo 4 respuestas posibles:

  • Funcionalidad soportada.
  • Funcionalidad soportada por un tercero
  • Será soportada en futuros releases
  • Es una personalización
  • No soportada

Las funciones más soportadas corresponden a inventarios. En efecto el 74,29% de las preguntas de inventario planteadas son naturales en los productos de las empresas correspondientes, lo que tiene sentido si consideramos lo que representa el inventario para un ERP.

En el otro extremo, solo el 42,50% de las funciones relacionadas con la entrega de productos (logística) son soportadas en forma directa por los productos.

Obtenga la Guía de ERP y E-commerce para ver con mayor detalle el grado de cumplimiento para cada funcionalidad.

Integración del ERP con el comercio electrónico.

Consultamos detalladamente a algunos vendors, que participaron de la encuesta, para preguntarles como trabajar sobre esta integración y nos han dado algunos tips respecto a qué cosas deberían cambiar en un ERP para actualizarse en e-Commerce, cuáles son los riesgos y cuáles los beneficios de esta integración, cómo migrar de Plataforma eCommerce.

El comercio electrónico es una ola que cada vez pega más fuerte, que va sumando adeptos con mayor rapidez y que abre las fronteras como ninguna otra tecnología. El ERP debe integrarse completamente a este canal de venta en constante crecimiento y brindar las funcionalidades y dinamismo que éste requiera. La solución ideal es tener ambas aplicaciones en el mismo producto, integradas completamente, de otra manera serán requeridos mapeos / conversiones / interfaces / actualizaciones / etc, como una etapa intermedia entre un sistema y otro, por lo cual es una posibilidad adicional de error, según describió Alberto Carrizo, Socio Gerente de 3ksys.

Para Isabel Palacio, Especialista de Marketing de GCG, el ERP no debe cambiar nada o casi nada, el e-Commerce es un complemento y lo que se debe hacer es establecer las interfaces entre ambos. Algunos sistemas de e-Commerce ya vienen con interfaces construidas para ERP’s específicos de forma directa.

Por otro lado, Alberto Carrizo de 3ksys, añade que desde la configuración de los productos (imágenes, textos, detalles técnicos, etc), la disponibilidad de los mismos para el sitio e-Commerce, las listas de precio, los diferentes idiomas, el manejo de productos relacionados, hasta las mismas transacciones, notificaciones y casos de soporte que se generan en el sitio de e-Commerce deben estar integradas en forma directa, evitando la duplicidad y/o posible pérdida de información, asegurando la satisfacción del cliente mediante una compra segura, con información segura y confiable.

Actualmente, muchos ERP son muy rígidos y no admiten configuraciones o adecuaciones simples, tampoco permiten definir dentro del sistema los procesos de negocios de la empresa, esto hace que todo sea más complicado, difícil de seguir y que dependa mucho del operador del sistema. Teniendo un sistema fuertemente adaptable hace que las empresas puedan cambiar libremente sus operaciones, sus procesos y sus unidades de negocio, siendo el sistema ERP el encargado de controlar y validar esos procesos según sea requerido.

Riesgos y beneficios de esta integración

Para Isabel Palacio de GCG, el asunto no es técnico, sino estrictamente comercial. Se está creando un nuevo canal y los beneficios tienen que ver con elevar las ventas si es que se logra una buena penetración y promoción de este nuevo canal. Los riesgos son igualmente de tipo comercial, se debe tranquilizar a los canales actuales de que esta nueva forma de vender no les estará haciendo una competencia desleal.

Por otro lado, Alberto Carrizo de 3ksys expresa que los riesgos son muchos o pocos dependiendo de la comunicación entre ambos sistemas o del nivel de integración, el ERP debe ser el que tenga toda la información de la empresa y el e-Commerce dedicarse a darle la mejor satisfacción de compra al cliente WEB. Los beneficios de la integración se dan en muchas variables de la empresa como pueden ser: el ahorro de tiempos, costos y calidad de información, la reducción de errores e inconsistencias, el aumento del control de las operaciones y mejoras en el tiempo de respuesta de la empresa.

Niveles de integración que se pueden alcanzar entre ERP y comercio electrónico

Esto depende de las interfaces que se construyan; la integración empieza por lo básico: pasar artículos hacia el e-Commerce y recibir pedidos desde éste. A partir de ahí, se puede hacer más completa: promociones, fotografías, formas de pago, especificaciones de envío, información de estatus del proyecto y del envío, consulta de otras informaciones en línea, mencionó Isabel Palacio de GCG.

Hay sistemas que tienen integrado totalmente el ERP con el e-Commerce, todo en una misma plataforma. En otros casos se pueden integrar en distintos niveles (Inventario, transacciones, datos maestros, reglas de negocio, etc.) dependiendo de las capacidades de cada uno de los sistemas, pero principalmente estas integraciones deben ser sólidas, automáticas y si es posible en tiempo real, según dijo Alberto Carrizo de 3ksys.

¿Cómo migrar de Plataforma de eCommerce?

Según Alberto Carrizo de 3ksys, esto depende de las plataformas involucradas y las herramientas que ambas posean. Lo principal es brindar la mayor transparencia al cliente que siga teniendo su información y que pueda disfrutar de todos los nuevos beneficios que se le ofrecen. La migración del e-Commerce debe planearse mejor que una migración del ERP ya que el e-Commerce es utilizado por el cliente directamente, donde él se encuentre y cuando él desee ingresar, en cambio el ERP es utilizado por el personal de la empresa que asiste a los cursos de capacitación correspondientes.

Si ya se tiene un sitio operando y se desea cambiar de plataforma para tener mayor integración o mayor funcionalidad, es recomendable que se trabaje el nuevo sitio en paralelo y hasta que se asegure de que está totalmente madura, se libere la nueva plataforma, concluyó Isabel Palacio de GCG.

La integración de ERP es un proceso, no un proyecto. Un negocio cambia constantemente, y sus sistemas deben reflejar el cambio.

Agradecemos la participación de las siguientes empresas que respondieron la consulta realizada para elaborar la Guía:
GCG, G.I. S.A., QSA Advisers,S.C., 3ksys srl, Brinco SA, VECTRON SYSTEM GROUP S.A., Acumatica, Codittel, S.A., IFSAR AS, S&S Sistemas Integrales,S.A. de C.V., DOZAR LAB SERVICES SC, LTN Sistemas, Random, ADA S.A., SIGMA
dannenberg & asociados, Easybooks de Colombia SAS, VGM Sistemas, Digital Ware S.A., Professional Software, S.A., Microsoft

Por Luciana Romani de Evaluando Software

 

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