Cómo elegir un ERP en cinco pasos

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¿Qué proveedor de ERP necesita su empresa?

Elegir un ERP siempre fue una tarea compleja, pero en el pasado lo fue aún más. Hace más de 20 años que estoy dentro de la Industria de las Tecnologías de Información y puedo afirmar que los empresarios perciben al ERP como una solución compleja y difícil de implementar, pero son conscientes de su funcionalidad en una empresa y, posiblemente, su subsistencia. Lo que logra que me pregunte:

  1. ¿Conviene o no implementar y elegir un ERP?
  2. ¿De qué depende su éxito?
  3. ¿Cómo devolver al ERP la confianza que los directivos y gerentes solían tenerle?

En el siguiente video podremos ver 7 formas de implementar un ERP. Esta información luego puede ser útil para el proceso de selección de un sistema de gestión.

El Sistema de Planeación Gerencial (ERP) no siempre fue lo que hoy en realidad es. Comenzó siendo necesitado para administrar de manera más eficiente las áreas claves de una empresa (contabilidad, facturación, ventas, compras y costos) a partir de módulos; pero no se podía aprovechar las funciones completamente sino de una manera parcial ya que dichos módulos no estaban integrados.

Con lo ya sucedido, se seguía buscando facilitar la comunicación entre las áreas de negocio y para ello, las desarrolladoras lograron la integración de sus componentes. Si bien es cierto que con este cambio vino el crecimiento de la funcionalidad del ERP, también lo volvió más robusto, tardado y costoso de implementar. Esto, a la vez, lo ubicó exclusivamente en la mira de los grandes corporativos.

De acuerdo con estudio realizado por Harvard Business Review, las empresas que llegan a elegir un ERP y lo adquieren, tienen una reducción de pérdidas y mermas del 10 %; pero quienes lo eligieron correctamente, tienen una reducción hasta del 35 % en promedio. En ese sentido, los tomadores de decisiones al estar conscientes de este hecho, es natural que deban optar por elegir un ERP e implementarlo de una manera más controlada y efectiva que permita aumentar su tasa de éxito. El primer paso para alcanzar una implementación exitosa es elegir un ERP sabiamente. Se puede decir que para una buena elección se requieren cinco pasos:

1. Involucre a sus colaboradores

Si se acordó la necesidad de un ERP, lo ideal es involucrar a las personas que se verán impactadas directamente con la decisión, tales como:

  • Usuarios finales.
  • Personal de sistemas responsable de la administración del sistema.
  • Gerentes y directivos.

2. Defina qué se quiere lograr a través de un ERP

Cuál es el fin de implementar y elegir un ERP, qué es lo que se puede facilitar, buscar los beneficios que vendrían con ello. Bajo esta idea, se debe definir el esquema de implementación, las prioridades, impacto al negocio y beneficios probables, así como considerar qué áreas se verán impactadas con la decisión. A partir de la automatización, los procesos clave para el negocio que se beneficiarán serán:

  • Ventas.
  • Compras.
  • Inventarios.
  • Finanzas y Contabilidad.
  • Nómina.
  • Producción.

3. Escalabilidad

Elegir un ERP que pueda cubrir las necesidades actuales del negocio y a la vez cuente con la capacidad de evolucionar en el futuro a la par del negocio, es vital. Por eso, antes de tomar una decisión es de suma importancia considerar la escalabilidad de la solución en dos planos:

  • Horizontal: con módulos o funcionalidades a implementar cuando el modelo de gestión evolucione.
  • Vertical: que soporte el crecimiento transaccional si el negocio crece.

No perdamos de vista que la elección de un ERP significa vivir con el de cinco a 10 años el día a día de la organización, por lo tanto es recomendable escoger una solución que sea actualizable y escalable.

seleccionar un sistema erp

4. Elija un aliado de negocios, no una marca

La selección del proveedor de software de gestión empresarial es lo más importante. Se debería elegir a quien comercialice un software de calidad con la escalabilidad necesaria y que cuente con ese grado de flexibilidad que requieren los cambios en el modelo de negocio conforme crece. También hay que considerar:

  • La cantidad y calidad de clientes e implementaciones hechas.
  • Si la empresa realiza actualizaciones frecuentes, entonces habla bien del proveedor ya que significa que lleva a cabo mejoras en sus productos y está al pendiente de sus clientes.
  • Disponibilidad de recursos capacitados tanto para la implementación como para el soporte técnico posterior.
  • Presencia local.

Si le interesa obtener una recomendación sobre qué proveedor ERP es apto para su empresa, le recomendamos ingresar a nuestro recomendador Saturn, donde luego de un simple proceso, recibirá un informe personalizado con los resultados obtenidos.

5. Planee los tiempos de implementación

Finalmente, es importante tener presente que todo proyecto lleva su tiempo. A lo largo de todos estos años, he detectado que para que un ERP sea implementado de manera correcta y exitosa, se debe considerar en la planeación:

  • El uso de los recursos internos, su disponibilidad, experiencia y conocimiento porque de estos dependerá la duración y éxito del proyecto de implementación.
  • La adherencia a los procesos estándares de la solución porque de esta depende el nivel de adecuaciones y/o desarrollos que se deberán realizar.
  • La calidad de los datos y procesos de negocio existentes.
  • La cultura de la empresa respecto a la tecnología y su adopción.
  • El tiempo de implementación puede variar de 2 meses hasta 2 años dependiendo de los factores antes mencionados.

Preguntas claves para elegir ERP

Una de cada diez implementaciones de ERP, fracasa. Y en muchos casos, la causa es una mala elección del sistema ERP que se desea implementar.

Una mala elección de la solución de gestión de recursos empresariales puede provocar otros perjuicios graves para la empresa. Los más habituales, según el estudio de la consultora Panorama, son retrasos en la implementación (61%), sobrecostos (53%) e incapacidad de hacer realidad las ventajas de un ERP (30%).

Para evitar este tipo de riesgos, a continuación encontrarás las preguntas básicas que debes hacerte al escoger el ERP que implementarás en tu empresa.

¿Realmente necesitas un ERP?

Antes de embarcarte en esta aventura, reflexiona sobre las necesidades de tu empresa para determinar si un software de gestión empresarial las puede resolver. La falta de control sobre el negocio, la dificultad para obtener una visión global de la actividad, la existencia de «silos» de información dentro de la estructura o la imposibilidad de acceder a información actualizada son algunas de las señales de que necesitas un ERP.

¿Cuál es tu sector de actividad?

Esta pregunta resulta fundamental para decidir si es mejor que escojas un ERP vertical o un ERP horizontal. Actualmente, existen sistemas de gestión empresarial especializados en muchos sectores como logística, gestorías, construcción, etc. Si encuentras uno para tu actividad, puede suponer una garantía de que se ajustará bien a tus necesidades.

¿Cuál es el tamaño de tu empresa?

Los primeros ERP eran sistemas muy complejos y carísimos que solo estaban al alcance de los gobiernos y las grandes multinacionales. Afortunadamente, hoy en día existen muchos software de gestión para pymes, pero conviene tener en cuenta la dimensión de tu organización para escoger una solución que se adapte a tus necesidades. Del mismo modo, debes anticiparte al futuro e intentar prever cuáles serán los requerimientos de tu negocio en unos años y si el ERP que elijas seguirá satisfaciéndolos.

¿Cuántos empleados usarán la solución?

No es lo mismo un ERP para 20 usuarios, que se puede gestionar con un pequeño servidor o en la nube, que una solución para 500 usuarios, la cual necesita una infraestructura tecnológica mucho más compleja. Aunque cada licencia de usuario tiene un costo, piensa que los beneficios de un ERP sólo se materializan si lo usa todo el mundo en la empresa. Además, debes tener en cuenta si los usuarios se encuentran en las mismas oficinas, dispersos en delegaciones o necesitan acceder desde dispositivos móviles.

¿Qué módulos te hacen falta?

Adicionalmente al número de empleados que lo usarán, es conveniente determinar qué áreas del negocio trabajarán con el ERP para escoger el sistema de gestión empresarial más adecuado. La mayoría de los ERP incluyen los módulos más básicos como finanzas, producción, inventario, RR.HH., ventas, etc. Pero dado que lo ideal es que toda la gestión del negocio se haga con el ERP, debes asegurarte de que incluya otros módulos que puedes necesitar como marketing, análisis del negocio, gestión de proyectos, etc.

¿De qué presupuesto dispones?

Tener claro el presupuesto disponible te ayudará a tomar decisiones importantes, como por ejemplo, si debes elegir un ERP industrializado o a medida. No es una cuestión menor, porque un ERP «industrializado» resulta más económico pero menos flexible, mientras que un ERP de desarrollo propio ofrece personalización, aunque a un mayor coste.

¿Qué plazo tienes para implantar el ERP?

Teniendo en cuenta que solo el 34% de las implementaciones de ERP se terminan en el tiempo previsto, conviene ser precavido. En este sentido, un ERP industrializado ahorra tiempo frente a un desarrollo a medida. Pero además de la rapidez de la implementación, también conviene valorar el tiempo y costo que tendrá ampliar el ERP en el futuro, cuando las necesidades del negocio cambien.

¿Con qué recursos cuentas para mantenerlo?

Si cuentas con un departamento de Tecnologías de la Información amplio, puedes permitirte el lujo de escoger un ERP a medida o más complejo, aunque requiera la intervención periódica de tus empleados para su actualización y mantenimiento. Si no es así, lo mejor es optar por un ERP industrializado que esté bien probado y a poder ser alojado en la nube… ¡o acabarás pagando una fortuna en consultoría y mantenimiento externo!

Finalmente, como el software ERP es una solución con un costo considerable, es deseable que tu empresa lo utilice durante mucho tiempo para amortizarlo. Por lo tanto, debes tener muy presentes las principales tendencias de futuro de los ERP para asegurarte de que la solución que elijas seguirá siendo útil en los años venideros. De lo contrario, puedes encontrarte con la desagradable «sorpresa» de que, una vez finalice el largo proceso de implementación… ¡tu ERP ya está obsoleto!

Contenido editado y adaptado por Evaluando ERP

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