Ante la creciente competencia de los mercados, la integración del ERP y el e-commerce son una de las claves necesarias para mejorar la competitividad básica de las empresas.
Con el desarrollo continuo de los modelos de negocios, están surgiendo una amplia variedad de tecnologías de información. El actual desarrollo, caracterizado por el comercio electrónico, acelera la globalización de la economía.
Actualmente, gran parte de los sistemas ERP funcionan de manera independiente de los sistemas externos de comercio electrónico, como lo muestra un estudio realizado por EvaluandoERP.
La integración es uno de los temas trascendentes para el desarrollo de la empresa. Este trabajo analiza, en primer lugar, la relación entre ERP y comercio electrónico, luego analiza la necesidad y viabilidad de integración y, finalmente, discute las estrategias y tecnologías de integración.
La relación entre el ERP y el e-Commerce
El ERP es el sistema de gestión de recursos internos de la empresa. En muchos casos incluye las relaciones con el cliente (CRM), la administración de la cadena de suministros (SCM), desarrollo y diseño de productos, control y planificación de la producción, adquisición de materias primas, inventario, gestión de capital humano y otros módulos.
El e-Commerce gestiona recursos externos de la empresa. Su actuación está relacionada con sus socios de negocio, con la venta en línea, desarrollo de marca y otras cuestiones de negocio. Involucra al CRM y al SCM.
El ERP es el soporte de los sistemas de e-Commerce. Ambos son son la plataforma de apoyo necesaria para el desarrollo empresarial. Son partes esenciales de la construcción empresarial. El ERP se ocupa de los procesos internos, tales como planeamiento de la producción, logística y otros recursos. El e-Commerce es la conexión con el mundo exterior. Los dos están conectados y su funcionalidad se complementa.
La necesidad de integración del ERP y el e-commerce
Cuando ambos sistemas no están en contacto, muchos datos claves quedarán dentro de una base independiente. Esto perjudica la circulación de información empresarial, el flujo de capital. Por otra parte, las operaciones de logística no tendrán unicidad, los datos no serán consistentes y no se podrá garantizar coherencia en los datos de facturación/entrega.
Además, habrá redundancia de trabajo, lo que conduce a la baja de eficiencia y aumento de costos operativos.
Como consecuencia de la integración de ERP y el e-commerce, la gestión de la cadena de suministro, gestión de relaciones con los clientes, el tratamiento de datos para inteligencia de negocios y automatización de oficinas se integrarán todos.
Esto permitirá compartir los recursos y el intercambio de datos. Además, los líderes de todos los niveles pueden obtener, de forma rápida y precisa, la información que necesitan y tomar decisiones más eficaces en el menor tiempo posible.
Diferencias entre e-commerce y e-business
En el mundo de los negocios online, las palabras E-business y E-commerce están fuertemente ligadas, pero no se han de confundir sus significados ni sus alcances, ya que esta diferencia es muy importante para las compañías.
La factibilidad de la integración del ERP y el comercio electrónico
La interacción sin fisuras entre el ERP y el comercio electrónico produce la reorganización de los procesos de negocio, sino que también requiere que el ERP y el software de aplicación de e-Commerce sean revisados para su integración. La integración de ERP y e-commerce se presenta como una nueva competencia de mercado, por lo que la gestión integrada impacta sobre la competitividad de la empresa.
Estrategias de integración
Para una mejor integración, deben considerarse las siguientes estrategias.
Integración orgánica de módulos de software
En el caso del ERP, se le debe dar prioridad a los módulos de clientes, ventas, producción, marketing, ventas, inventario y finanzas los que están relacionados con logística y flujo de capital. Para el caso del comercio electrónico, las prioridades deben ser puestas en módulos que administran el sitio web, en el de ventas, compras y pagos on line.
Integración de clientes
Aquí se deben diferenciar dos modelos: B2B y B2C. En el modelo B2B, el maestro de clientes es el ERP, mientras que en el B2C es el e-commerce. En ambos casos, hay que evaluar si replicar o no dichas informaciones en ambos sistemas.
Lo importante es conservar el dato único, utilizando técnica de replicación y sincronización de manera que la información del cliente sea única.
Integración de pedidos y facturas
Debido a la registración de dichas informaciones, los pedidos y facturas generados en el e-commerce se deben integrar con el ERP. Dentro de este punto, entrarían integraciones tan importantes y complejas como pasarelas de pagos y comunicaciones a los distintos departamentos de finanzas.
Integración de productos
Algo habitual es que la información que visualizamos de un producto provenga de distintas fuentes de datos y que además, se encuentre enriquecida para el e-commerce. El proceso de integración, carga y publicación tiene que ser muy depurado y lo más automatizado posible.
Habitualmente, esta integración es asíncrona y unidireccional: los datos viajan de forma periódica del ERP al e-commerce, y allí son enriquecidos.
Integración de precios y promociones
La información de precio y cálculo de promociones puede estar dentro del e-commerce o residir en el ERP u otro sistema. Según en el caso y de la cantidad de información con la que se trabaje, se tendrán que aplicar diferentes técnicas de integración. A nivel general, está muy extendido el uso de almacenamientos de memoria intermedios (cahés).
En el caso de modelos de precios complejos, como en un B2B, la lógica de precios reside en el ERP y el e-commerce consulta esta información de forma síncrona, mientras que en un B2C lo normal es que esta integración sea asíncrona.
Integración del stock
Un aspecto fundamental es sincronizar el inventario o el stock entre ambas plataformas. Lo recomendable es que se realice de forma natural en el ERP, mientras que el e-commerce lo lea cada cierto tiempo, en función del volumen de información y pedido.
Innovación organizacional, optimización y reorganización de departamentos
La integración del ERP y el e-Commerce necesita la coordinación de operaciones de toda la organización. La empresa debe continuar mejorando los modelos de negocio existentes, ajustar sus estructuras y cambiar su modo tradicional de operar. Cualquier cambio en el modelo de negocio impacta en la arquitectura del e-commerce, lo que lleva a un ajuste continuo de la estructura.
Las tecnologías de integración del ERP y el e-commerce
Ambos son sistemas complejas que, generalmente, están desarrollados por diferentes proveedores y, por lo tanto, no son necesariamente compatibles. No obstante, es muy probable que utilicen al menos una de las tecnologías que les permitan vincularse de alguna forma.
Una explicación sencilla es que ambos se integran mediante servicios WEB, cuando necesitan ser sincrónicas, y por medio de colas de mensajes cuando es asincrónica. Las principales características que nos ofrecen es facilitar el enrutamiento de mensajes, desacoplar sistemas y quizás, lo más complejo, la orquestación o coordinación de múltiples servicios.
En la actualidad, la integración del ERP con el e-commerce se hace por medio de XML y SOAP.
- XML, siglas del inglés eXtensible Markup Languaje, es un estándar que permite estructurar documentos y datos de manera tal que puedan ser intercambiados. Tiene como característica que es un lenguaje que se auto describe lo que es muy útil para el intercambio entre sistemas aplicativos y todo tipo de datos, incluyendo aquellos que no están estructurados.
- SOAP, siglas del inglés Simple Object Access Protocol, es un protocolo de intercambio de datos. Está diseñado para el intercambio estructurado de datos de aplicaciones para web. Se utiliza en conjunto con muchos protocolos de internet, como por ejemplo HTML, SMTP, MIME y otros.
XML y SOAP tienen un puente de transmisión de datos entre el ERP y el sistema de e-commerce.
Adaptado por la División Consultoría de EvaluandoERP.com