Este artículo se basa en una investigación que presenta un modelo que pretende revelar los factores determinantes del éxito en la implementación del ERP en la PyME, pequeña y la mediana empresa latinoamericana.

El análisis del éxito en la implementación de los sistemas integrados de planificación de los recursos empresariales (ERP) es un tema que, aunque reciente, tiene mucha relevancia para los mandos medios y altos y la comunidad de tecnología de la información. Sin embargo, y como resultado de esta novedad, la mayor parte de la investigación existente se circunscribe a estudios orientados, sobre todo, a grandes empresas o corporaciones.

¿Por qué ha surgido, tanto en los académicos como en los empresarios, este creciente interés en analizar la implementación de los ERP?

Cuando son implementados y asimilados con éxito, los beneficios generados por los ERP  pueden ser muy relevantes, pues repercuten tanto en las operaciones como en los aspectos estratégicos del negocio.

Algunos casos de estudio han revelado que la implementación exitosa de los ERP puede contribuir con ahorros en costos realmente notables gracias a la integración de procesos y la habilitación de formas innovadoras de conducir el negocio que impactan positivamente en la rentabilidad. También se ha documentado la repercusión directa de las mejoras debidas a los ERP sobre áreas medulares que inciden en la fuente de ingresos, como servicio al cliente, análisis de patrones de ventas y toma de decisiones en tiempo real, demostraron empíricamente que aquellas organizaciones que han invertido en ERP tienden a exhibir mejores desempeños financieros y mayor valoración en el mercado, en comparación con aquellas que no lo han hecho.

Si bien es cierto que en muchos casos los ERP potencian la ventaja competitiva de las organizaciones, en otros, su implementación ha generado fracasos  dramáticos con deterioros irreversibles. Davenport presentó el caso de la compañía FoxMeyer Drugs que atribuyó a la implementación del ERP  su posterior bancarrota. Ante estos resultados contradictorios, son múltiples las inquietudes que experimentan las empresas que evalúan la adopción de este tipo de tecnología en sus procesos de negocio. Hay quienes sostienen que la alta tasa de fracasos en la implementación de los ERP ofrece una oportunidad única a los investigadores para obtener un mejor entendimiento de aquellos elementos críticos que pueden determinar su éxito. Hay especialistas que dan una aproximación a esta tasa de fracasos y sostienen que 70% de los proyectos ERP  fallan en ser completamente implementados, inclusive después de 3 años invertidos en el intento.

Además, y aún cuando la implementación del ERP sea exitosa, no debe pasarse por alto que las empresas también enfrentan retos, obstáculos y riesgos previos al disfrute de sus beneficios. En términos de inversión, para las grandes empresas la adopción de un ERP  puede requerir miles o incluso millones de dólares. Otro factor, tan importante como la inversión, lo representa el tiempo de implementación  del ERP, pues este compromete directamente tanto las operaciones del negocio como sus recursos. Los resultados obtenidos en este aspecto son también muy variados y, en algunos casos, profundamente desalentadores.

Propósito de la investigación

Aún cuando los sistemas ERP fueron inicialmente destinados a abordar las necesidades de las grandes organizaciones, en los últimos años se ha notado un sólido y sostenido crecimiento de su empleo en el sector de las pequeñas y las medianas empresas. Los riesgos y los obstáculos que enfrenta la implementación del ERP en la PyME  pueden parecer más impactantes si se considera el entorno de estas empresas, caracterizadas por estrictas limitaciones de conocimientos y recursos, sostienen que la inversión en ERP es incluso más desafiante para este tipo de empresas, pues en algunos casos, puede comprometer hasta la mitad de sus ingresos anuales, lo cual introduce un grado de vulnerabilidad superior para este tipo de organizaciones.

La investigación empírica pretende contribuir al limitado conocimiento existente en materia de implementación del ERP en la PyME mediante el análisis de los factores que influyen en un resultado exitoso en estas empresas. En este sentido, se analizará el tiempo de implementación como una dimensión específica de su éxito.

Se tomará como punto de referencia los factores que impactan sobre ese tiempo de implementación como:

1. Gerencia de proyecto.
2. Adiestramiento.
3. Habilidades en tecnología de la información (TI), los cuales ya han sido estudiados para el caso de las grandes empresas.

Estas son las preguntas que se intenta responder:

1. ¿Existe relación entre la gerencia de proyecto, el adiestramiento y las capacidades de TI de la empresa con un tiempo de implantación exitoso en los proyectos de implementación del ERP en la PyME?
2. ¿Existe relación entre el tiempo de implementación para la ejecución del ERP y la satisfacción con el proceso de implementación del ERP en la PyME?

Empresas participantes

El universo seleccionado pertenece al conjunto de PyME que han implementado un ERP de un determinado proveedor líder en América Latina. Se debe destacar que la definición de PyME de este proveedor coincide con las características especificadas por varias fuentes quienes las definen como empresas que constan de hasta 500 empleados.

Esta lista original tenía 52 empresas que habían implementado ese determinado ERP y estaban ubicadas en diferentes países de América Latina, incluyendo México, Guatemala, Costa Rica, Perú y algunos del Caribe. Se seleccionó de forma aleatoria una muestra de 40 empresas. Para hacerlo, se asignó un número de identificación a cada una de las empresas (comprendido entre 1 y 40) y se generaron 40 números al azar, mediante el uso de una rutina computarizada. Los números generados indicaron la identificación de las empresas que fueron invitadas a participar.

Resultados

La investigación contribuye con el conocimiento de los factores que pueden determinar el éxito en la implementación del ERP en la PyME. Se concentró el interés en estudiar las variables que pueden incidir directamente en el tiempo de implementación empleado, tomando como referencia las expectativas iniciales, el cual es una dimensión fundamental que todas las empresas, en especial las pequeñas y medianas empresas por sus especiales limitaciones, deben comprender y controlar.

Habilidades en materia de tecnología de información

Los resultados obtenidos corroboran la importancia de que las PyME cuenten con sólidas habilidades en materia de tecnología de la información  a la hora de emprender un proyecto de implementación del ERP en la PyME. Si bien es cierto que este tipo de proyectos requiere de capacidades estratégicas y de negocios, no deben descuidarse las capacidades en materia de tecnologías de información (TI) que pueden marcar la diferencia. De no contar una PyME con el conocimiento técnico requerido, será necesario emplear un tiempo adicional en el reclutamiento, el adiestramiento y la puesta en marcha para disponer de estas habilidades, lo que inevitablemente requerirá de un mayor tiempo para activar el ERP .

Nivel de adiestramiento

Con respecto del nivel de adiestramiento, se confirma la importancia de ejecutar un proceso de transferencia de conocimientos desde el inicio mismo de la implementación, tanto al equipo del proyecto como a los usuarios involucrados. Esto facilita la asimilación eficaz no solo de las capacidades y las limitaciones del sistema ERP, sino también de alternativas eficientes para adaptar los procesos de negocio a la nueva plataforma. Un conocimiento temprano de las características y las funciones del sistema permitirá crear alternativas ágiles cuando surjan obstáculos en el proceso de implementación, lo que puede permitir acortar el tiempo necesario para todo el proceso.

Nivel de gerencia del proyecto

En cuanto al nivel de gerencia del proyecto, resultó sorpresiva la relación positiva y significativa obtenida con el tiempo de implementación empleado. Una posible explicación para este hallazgo puede estar relacionada con el hecho que, por lo general, las PyME no están acostumbradas a enfrentar proyectos de gran envergadura.

En la mayor parte de los casos, no están adiestradas en el uso metodologías y revisiones minuciosas de los procesos de negocio. Tampoco es usual que cuenten con documentación sobre tales procesos. En estos casos, para cumplir con la metodología estricta que puede requerir la gerencia del proyecto, puede ser necesario mucho trabajo adicional para analizar y documentar los procesos de negocio que deben implementarse. Esto indefectiblemente impacta en el tiempo requerido para la implementación.

Por otra parte, una gerencia de proyectos disciplinada debe garantizar que el equipo del proyecto siempre esté enfocado en el proceso. Dadas las limitaciones de recursos que experimentan las PyME, es usual que un mismo empleado desempeñe varios roles pues los empleados suelen compartir sus labores tradicionales con el proceso de implementación del ERP en la PyME. Es muy probable que en muchos casos el día a día absorba el tiempo que los empleados deberían disponer para el proyecto y, en este sentido, una gerencia de proyecto disciplinada no culminará las tareas correspondientes hasta contar con el apoyo y la validación de los recursos respectivos; lo que ocasionará  retrasos en el tiempo de implementación. La  poca experiencia de la empresa en afrontar proyectos de escala similar en ti  puede impactar sobre su proceso de implementación.

Finalmente, se verifica también que, para las PyME, el tiempo de implementación empleado, tomando como referencia las expectativas iniciales,   incide en la satisfacción general con el proceso, tal como fue indicado. Considerando las limitaciones que enfrentan las PyME,  se desprende que una implementación del ERP en la PyME que involucre menores tiempos a los esperados definitivamente supondrá un mayor nivel de satisfacción.

Limitaciones

Existen razones para ser cautelosos con la generalización de los resultados de la presente investigación.

1. Porque las empresas analizadas se ubican en el contexto latinoamericano. Los hallazgos aquí encontrados pudieran no ser aplicables a otras latitudes.
2. La muestra de las empresas que respondieron el cuestionario es limitada y la generalización y la potencia estadística subyacente pudieran verse cuestionadas.
3. El éxito en la implementación del ERP  se midió principalmente considerando el tiempo de implementación  con respecto a las expectativas iniciales; sin embargo,  otras dimensiones importantes del éxito quedaron fuera del alcance de esta investigación.
4. La muestra se focalizó en PyME que habían implementado el ERP de un proveedor en particular, pues no se consideraron empresas que habían utilizado otros proveedores.

Implicancias para las empresas

A pesar de las limitaciones indicadas, el estudio ofrece importantes lecciones que deben ser consideradas por las PyME que están evaluando la posibilidad de implementar un ERP

En primer lugar, debe darse total prioridad desde el inicio al adiestramiento de los miembros del equipo del proyecto , tanto en los temas de gerencia del proyecto, como en aquellos propios del conocimiento del sistema de ERP. Dadas las restricciones de las PyME, existe la tendencia a minimizar el presupuesto y, por lo general, el adiestramiento es una de las líneas susceptibles de reducción. El estudio contribuye a reforzar la importancia del adiestramiento y el riesgo que puede ocasionar, tanto en tiempo requerido como en posterior satisfacción, cualquier reducción en esta materia. ¡No escatime en adiestramiento!

También es muy importante que las PyME reflexionen sobre las capacidades existentes, «puertas adentro», en materia de tecnología de información.  Debe existir la certeza de que se cuenta con un inventario de estas habilidades, lo que facilitará el proceso de implementación. De no disponer de tales habilidades, los hallazgos del presente estudio sugieren que la PyME evalúe con prudencia la postergación del proceso de implementación.

El estudio se concentró en el análisis del tiempo de implementación ejecutado en comparación con las expectativas iniciales como una de las dimensiones del éxito del proyecto. Definitivamente, existen otras dimensiones que contribuyen al éxito, cuya investigación debe ser profundizada en el futuro.

Fuente: Miguel Maldonado, Doctorado en Administración y Dirección de empresas ESADE-ESAN

Adaptado por la División Consultoría de EvaluandoERP.com