Titulares
(09.05.2012)

Guía para escribir un RFP (request for proposal)

El RFP (Request for Proposal) es un documento que contiene las bases y premisas para que los proveedores pre-seleccionados realicen sus propuestas técnicas, funcionales, de proyecto y económicas.

Secciones claves de un RFP.

Puede identificar con facilidad las partes claves que debería incluir su RFP, respondiendo cada una de las siguientes preguntas: 

  • ¿Por qué?.
    Explicite cuales son las razones por las que su organización necesita adquirir una solución.
  • ¿Quién está buscando software?.
    Describa su organización.
  • ¿Qué está buscando?.
    Describa qué es lo que su organización está buscando.
  • ¿Cómo se hará el trabajo?.
    Detalle la información que necesita de los proveedores; especifique los criterios que utilizará para evaluación y los criterios para alcanzar la firma del contrato.

En el Store de Evaluando puede ver un ejemplo de grilla comparativa que, una vez completado, permite comparar la funcionalidad de los productos de los proveedores.

Directrices del proyecto
Describa con amplitud los productos y servicios que su organización está buscando como también los objetivos de la contratación. 

Antecedentes
Presente un resumen de su organización: operaciones, mercados en los que actúa, perfil de sus clientes y lo que considere necesario para que los proponentes tengan una dimensión de su compañía. Es recomendable incluso citar honestamente las fortalezas y debilidades que tiene su compañía. No olvide de incluir información sobre las personas que estarán involucra-das en el proyecto y los ejecutivos de contacto relacionados con este proyecto.

Alcances de la tarea
Enumere las tareas específicas que estarán a cargo del proveedor y las expectativas que su organización tiene en cuanto a los resultados a obtener. Incluya una lista detallada de responsabilidades, en particular cuando se encuentran involucrados sub contratistas.

Expectativas de desempeño
Especifique el mínimo desempeño que su organización espera del proveedor, los métodos que se usarán para monitorear el desempeño y el proceso para implementar acciones correctivas.

Entregables
Proporcione una lista de todos los productos, reportes y planes que deben entregarse a su organización y cronograma tentativo de entregables.

Términos de contratación
Especifique la duración mínima y máxima de la contratación y las opciones de renovación.

Pagos, premios y castigos
Sea explícito en cuanto a las condiciones de pago de acuerdo a los entregables y al desempeño de los mismos. Destaque o subraye las bases para obtener un premio por desempeño superior y las multas que el proveedor deberá pagar por un inadecuado desempeño o por no cumplir con los compromisos.

Términos contractuales y condiciones
Adjunte un modelo estándar de su contratación, certificados requeridos y pólizas de seguro necesarias. Si no tiene esta documentación estandarizada, solicite al proponente su modelo de contratación.

Requerimientos para preparar las propuestas
Prepare una estructura consistente con contenidos, información y documentos estandarizados para que los proponentes respondan de igual forma y para simplificar el trabajo de evaluación. Debería solicitar una estructura de propuesta particular y especificar los documentos que espera recibir.

Proceso de evaluación y selección
Especifique los procedimientos y criterios que serán usados para evaluar las propuestas y para seleccionar al contratista.

Cronograma del proceso
Sea claro con la línea de tiempo para cada uno de los pasos del proceso hasta el momento de tomar la decisión. Por ejemplo especifique:

  • Fecha tope para recibir las consultas relacionadas con el RFP.
  • Fecha tope para recibir las propuestas.
  • Fecha en la que se harán las demostraciones.
  • Fecha en la que será convocado el proponente para presentar su oferta.
  • Fecha de 1ra. Selección.
  • Fecha en la que se anunciará la terna clasificada.
  • Fecha estimada de contratación.

 

Personas de contacto
Incluya una lista de las personas de contacto que podrán dar información adicional o responder consultas.

 

 

En el Store de Evaluando puede ver un ejemplo de grilla comparativa que, una vez completado, permite comparar la funcionalidad de los productos de los proveedores. Si desea recibir gratuitamente el documento “Kit de herramientas para el proceso de evaluación y selección de software ERP” haga click aquí.

 


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