La capacitación del usuario ERP es clave en un proyecto de implementación. El ERP tiene repercusiones de gran alcance sobre los empleados y sus roles. Dada la Influencia del ERP entre los departamentos y procesos, la integración de estructuras de datos, el papel de los usuarios y sus obligaciones cambian de varias maneras.

En primer lugar, los empleados deben aprender a lidiar con un sistema ERP nuevo y complejo. El ERP introduce nuevas funcionalidades e impacta en los procesos de negocio. La integración de estas funcionalidades y procesos altera el papel de empleados. La capacitación del usuario ERP forma parte del proyecto pues al integrarse procesos, datos y departamentos, el papel de los empleados y su trabajo diario cambian. Los procedimientos de los procesos de negocio a través de una base de datos lógica y unida conduce a aumentar dependencias entre departamentos e individuos.

Teniendo en cuenta la amplitud del impacto del nuevo software en los empleados, la capacitación del usuario ERP se convierte en un factor de éxito integral. Una formación de usuarios inadecuada y la falta de comprensión sobre cómo funciona el sistema ERP son responsables de muchos los problemas corrientes que llevan a los fracasos de ERP.

La razón clave para el programa de capacitación del usuario ERP es garantizar que los usuarios se sientan cómodos con el sistema, aumentar su experiencia y conocimiento. Dominar los conceptos de ERP, conocer las características del sistema y la formación son aspectos vitales en el proceso de implementación del ERP.

Claves de la capacitación del usuario ERP

  • Relevamiento de conocimientos.
  • Requerimientos de capacitación.
  • Contenido del programa.
  • Alcance.
  • Continuidad.
  • Incluirla en la implementación.

La capacitación del usuario ERP y su entrenamiento no sólo necesitan cubrir cómo utilizar el nuevo sistema, sino también los nuevos procesos y comprender la integración de éstos dentro del sistema. La falta adecuada de capacitación del usuario ERP hace que inventen sus procesos y las formas de utilizar la parte del sistema que ellos pueden manipular.

Por lo tanto, los beneficios plenos del ERP no son realizables a menos que los usuarios finales tengan el know-how necesario para utilizar el sistema. Los gestores deben desarrollar estrategias de formación que se actualicen continuamente.

El contenido del programa de capacitación del usuario ERP debe centrarse en la lógica. los conceptos del software, las características y la práctica.

La formación continua es fundamental para satisfacer las necesidades cambiantes del negocio y mejorar las habilidades de los empleados. Aunque cambiar el hardware y software de una organización es relativamente fácil, puede tardar meses ajustar la curva de aprendizaje de la empresa.

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Un reto importante es la selección de la adecuada del programa de capacitación del usuario ERP. Es común que los ejecutivos y la alta dirección de subestimen el nivel de educación y formación, debido al costo asociado.

Una buena capacitación del usuario ERP y su entrenamiento tiene el potencial de mejorar la rentabilidad de los sistemas ERP, mientras que su ausencia actúa como un obstáculo importante. La organización puede utilizar los programas de formación y educación para construir una actitud hacia el sistema. También puede ayudar a los usuarios implementar al cambio organizacional que tiene lugar dentro de la empresa. La implementación del software sin la capacitación del usuario ERP adecuada puede tener consecuencias indeseables.

Las implementaciones necesitan tener en consideración los requerimientos de educación que, por otra parte, pueden ser onerosos. Se estima que el programa de educación puede representar entre el 15% al 20% del total de implementación del proyecto.

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Por lo tanto, es vital el compromiso de la alta dirección y los ejecutivos para iniciar y mantener los programas de capacitación del usuario ERP. Los estudios de campo coinciden en la importancia de un análisis de necesidades. El objetivo de este análisis es comprender el presente nivel de conocimiento, cómo entregar la información, el número de usuarios que se entrenará y los cursos o contenidos del plan de estudios.

Al inicio del proyecto, los empleados pueden requerir un volumen grande de capacitación y apoyo para hacer que se sientan cómodos con los nuevos comandos del ERP y con los nuevos procesos de negocio. Los empleados y otros participantes del proyecto necesitan sentir que la capacitación es relevante para sus puestos de trabajo actuales y para su futuro dentro de la organización. Por lo tanto, es fundamental informar a los colaboradores la esencia y los beneficios de la capacitación del usuario ERP. El éxito del programa de formación depende de su capacidad para entregar el conocimiento a nivel de los individuos en sus distintos roles. Por ello, la capacitación del usuario ERP debe ser entregada al personal directivo, usuarios finales clave, usuarios finales generales y a los entrenadores.

Para minimizar los inconvenientes que pueden ocurrir entre la formación y la puesta en marcha, se debe sincronizar el entrenamiento e incluirlo en el plan de implementación del proyecto.

Los gastos de formación son altos debido a diversos factores. En primer lugar, los usuarios tienen que aprender un conjunto de procesos de negocio y no sólo la forma de interactuar con la interfaz. En segundo lugar, los nuevos empleados requieren capacitación y apoyo adicional. Por último, los costos de formación tienen correlación con el nivel de competencias de los empleados.

Durante la ejecución del proyecto e incluso una vez en producción, los procesos van modificándose. Por lo tanto, utilizar un solo método de capacitación del usuario ERP puede ser ineficaz.

División consultoría de EvaluandoERP.com

 
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