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La investigación empírica describe seis cuestiones clave que afectan a la implementación de un ERP o sistema de planificación de recursos empresariales. Estos temas incluyen objetivos poco claros, las misiones y la visión, la falta de compromiso de la dirección, no tienen de formación de los usuarios finales, la cultura organización incompatibles y el manejo inadecuado de los conocimientos. Las otros dos cuestiones importantes incluyen la gestión del cambio y reingeniería de procesos de negocio.

La participación y el compromiso del ejecutivo constituyen el fundamento del éxito del proyecto de implementación de un ERP. Los objetivos y metas del proyecto se formulan y se comunican de manera efectiva a todos los interesados.

La alta dirección tiene un papel vital en reducir la resistencia y mejorar el grado de adopción de la tecnología. La falta de gestión del cambio es un factor importante al fracaso del proyecto ERP. La implementación de un ERP debe considerarse como un proyecto de toda la organización que contribuye con todos los interesados.

Todo el ciclo de vida del ERP implica la creación,l almacenamiento y distribución de conocimiento. Por lo tanto, la falta de una gestión eficaz de los conocimientos puede devastar la implementación de un ERP. La gestión del cambio tiene que entender la cultura organización como la base de comportamientos y valores entre los empleados. El equipo de implementación necesita crear una organización de aprendizaje que está abierto a las ideas y la innovación.

implementación de un ERP

El ERP es una solución de software que asimila las funciones de negocio y datos, compartidos dentro y fuera de la empresa, en un solo sistema. Se originó a partir de la fabricación y planificación sistemas, y se ha ampliado su ámbito de aplicación a otras funciones de “back office” , incluyendo la gestión de los recursos humanos, planificación de la producción y las finanzas.

En los últimos años, el alcance del ERP se extendió integrando otros procesos de negocio para lograr los objetivos estratégicos, tales como la gestión de la cadena de suministro y atención al cliente.

Las ventajas y beneficios del ERP lo han convertido en la columna vertebral de la inteligencia de negocios para empresas, dando a los administradores una visión integrada de todos los procesos con la organización. El ERP está diseñado para aclimatarse a la nueva demanda de negocios con facilidad.

Cuestiones a resolver en la implementación de un ERP

Aunque el ERP crece desde la década de 1990 hasta la fecha, hay varios retos que las empresas y organizaciones encuentran en su aplicación. Numerosos investigadores han explorado algunos de estos factores. A pesar de las inversiones intensivas de capital y los beneficios potenciales, no todos los proyectos de ERP devuelven los resultados esperados.

Los mayores impedimentos para una implementación exitosa del ERP no son cuestiones tecnológicas tales como la compatibilidad, complejidad y normalización. La mayor parte de las barreras son cuestiones de organización y humana, incluyendo como la resistencia al cambio, cultura organizacional y los procesos de negocio.

Entre los riesgos asociados a la falla de una implementación del ERP, se encuentran los 10 que se listan a continuación:

  • Falta de compromiso de la dirección.
  • Formación insuficiente con los usuarios.
  • Comunicación ineficaz con los usuarios.
  • Insuficiente apoyo del nivel ejecutivo.
  • Falta de una gestión eficaz y metodológica de proyectos.
  • Conflictos entre los usuarios de departamentos.
  • Construir interfaces con aplicaciones heredadas.
  • Composición del equipo del proyecto de implementación.
  • Falta de rediseño de los procesos de negocio.
  • Falta de comprensión de los requerimientos de cambio.

Factores organizacionales de éxito

La implementación de un ERP es una cuestión organizacional y por ello está influenciada por varios factores. En las investigaciones realizadas tomando como base la literatura del tema, se encontraron 14 factores que fueron mencionados más de 5 veces en la última década. En este artículo mencionaremos los 6 más importantes.

  • Objetivos claros, alcance concreto y planificación.
  • Capacitación y Educación del usuario.
  • Gestión del Conocimiento.
  • Compromiso de la Alta Dirección.
  • Gestión del cambio.
  • Cultura organizacional.
  • Re-Ingeniería.
  • Objetivos claros, alcance concreto y planificación.

Objetivos claros, alcance concreto y planificación

Los analistas coinciden en que la formulación de una visión clara, la misión y las estrategias adecuadas para alcanzar los objetivos sirve como un modelo para el éxito del proyecto. Los objetivos dan al equipo del proyecto la dirección operativa, aunque hay que reconocer que es difícil definir estos objetivos.

Capacitación y Educación del usuario

implementación de un ERP
La implementación de un ERP tiene repercusiones de gran alcance sobre los empleados y sus roles. Dada la Influencia del entre los departamentos y procesos, la integración de estructuras de datos, el papel de los usuarios y sus obligaciones cambian de varias maneras.

Los empleados deben aprender a lidiar con un sistema ERP nuevo y complejo. El ERP introduce nuevas funcionalidades e impacta en los procesos de negocio.

Teniendo en cuenta la amplitud del impacto del ERP en empleados, la capacitación se convierte en un factor de éxito integral. Una formación de usuarios inadecuada y la falta de comprensión sobre cómo funciona el sistema ERP son responsables de muchos los problemas corrientes que llevan a los fracasos de ERP.

Las implementaciones necesitan tener en consideración los requerimientos de educación que, por otra parte, pueden ser onerosos. Se estima que el programa de educación puede representar entre el 15% al 20% del total de implementación del proyecto.

Durante la ejecución del proyecto e incluso una vez en producción, los procesos van modificándose. Por lo tanto, utilizar un solo método de capacitación puede ser ineficaz.

Gestión del Conocimiento

Otro tema estrechamente relacionado con la formación de usuarios es la gestión del conocimiento, la que se desarrolla con el fin de apoyar la creación, organización, almacenamiento, recuperación, transferencia y aplicación de la información y los procesos básicos.

implementación de un ERP

El ERP y la gestión de conocimiento son herramientas sinérgicas, pues uno apoya al otro, creando oportunidades de mejora e innovación.

El ERP es una aplicación intensiva en conocimiento. Todo el proyecto se basa en los conocimientos de los empleados y la gestión eficaz durante todo el ciclo de vida del ERP. El objetivo de la gestión del conocimiento es distribuirlo de manera efectiva y organizada y depositarlo en los respositorios que corresponda.

Compromiso de la Alta Dirección

En la mayor parte de los proyectos, la alta dirección está representada en el Comité de Dirección. El apoyo durante l implementación de un ERP se relaciona con la participación y el compromiso con la voluntad de asignar recursos.

Un alto ejecutivo tiene como responsabilidad aceptar y aprobar las iniciativas del proyecto ERP incluyendo la prioridad en la asignación de fondos. Por lo tanto su participación activa es esencial para:

  • Dotar de recursos al proyecto.
  • Tomar decisiones rápidas.
  • Promover la aceptación del proyecto dentro de la organización.

Otro aspecto clave es reconocer que la implementación de un ERP requiere contar con las personas más relevantes y brillantes durante una considerable cantidad de tiempo. De esta manera, la alta dirección necesita ayudar a identificar los individuos que se requieren para implementar el cambio y organizarlos en un equipo multidisciplinario y eficaz.

Se pueden distinguir dos tipos de compromisos:

  • Para proveer recursos.
  • Para manejar el cambio.

Gestión del cambio

Los sistemas ERP cambian la manera en que las organizaciones hacen negocios y la forma de trabajar de los empleados y, en consecuencia, el perfil de los puestos. Algunos puestos ya no serán necesarios y deberán crearse otros.

Manejar estos cambios es complejo y si no se hace de la manera adecuada, el proyecto ERP puede fracasar.

Más de un consultor experto afirma que la implementación de un ERP no es tanto un tema de tecnología y en cambio se trata más de un proyecto relacionado con las personas. La resistencia al cambio puede tomar diversas caras. La gerencia debe tomar la iniciativa de enfrentarla de manera pro activa y no reactiva.

Cultura organizacional

La cultura organizacional es un patrón de supuestos compartidos que el grupo aprende a medida que evoluciona y resuelve sus problemas externos y la integración interna. En algunas organizaciones, el éxito de la implementación de un ERP se ve afectada por la cultura organizacional. Se estima que 50% de los proyectos fallidos tienen su origen en la subestimación de los esfuerzos necesarios para manejar un amplio rango de los cambios involucrados en el proyecto.

De acuerdo a un estudio realizado en 2013, el medio ambiente en el cuál se elige e implementa un ERP constituye un contexto cultural o social. El contexto incluye a los accionistas, proveedores, equipo de proyecto y usuarios finales del sistema. Cada una de las partes involucradas en el proceso de implementación de un ERP tiene diferentes valores culturales y supuestos acerca del proyecto ERP.

Re-Ingeniería

La reingeniería de procesos (Business process reengineering o BPR) es básica y fundamental para alcanzar mejoras vitales en áreas como costos, calidad, servicios y tiempo de entrega.

Se trata de pensar y rediseñar, radicalmente, los procesos de negocio. Comprende la revisión de las estructuras organizacionales, el gerenciamiento, la descripción de puestos, el desarrollo de habilidades, el entrenamiento del usuario final en el uso del ERP.

La reingeniería de procesos impacta en cada aspecto de una empresa. Su exitosa implementación conduce a altos niveles de desempeño, aumento de ganancias, reducción de costos e incremento de productividad.

Uno de los temas más preocupantes al encarar la implementación de un ERP es la falta de alineamiento entre los procesos de negocio y el sistema. Para reducir el riesgo asociado a este no alineamiento, muchas empresas encaran la reingeniería de sus negocios. Pensar y re diseñar los procesos operacionales permite alinearlos con el ERP.

Conclusiones

El proyecto ERP es una oportunidad de desarrollar una estrategia efectiva para ganar ventajas competitivas. Dado que organizaciones de todo tipo continúan implementando sistemas ERP, es necesario identificar las claves que influyen en el éxito del proyecto. La evidencia empírica indica que hay factores organizacionales que obstaculizan la implementación de un ERP. Por ejemplo, la composición del equipo. En este sentido los miembros deben pertenecer a diferentes áreas de la empresa, incluyendo la alta gerencia. Incluir integrantes de diferentes departamentos facilita la transmisión de conocimientos y reduce la tasa de resistencias por parte de los usuarios finales. El compromiso e involucramiento de la dirección forma parte de los cimientos para un proyecto exitoso. Las empresas necesitan percibir la implementación de un ERP como mucho más que la integración de hardware y software.

El ciclo de vida del ERP comprende crear, almacenar y compartir conocimiento. La carencia de una administración del conocimiento puede devastar la implementación. Finalmente la implementación de un ERP debe considerarse como un proyecto que contribuye con todas las personas relacionadas con la empresa.

Fuente: Rajeshwar Vayyavur, ERP Implementation Challenges & Critical Organizational Success Factors, International Journal of Current Engineering and Technology.

Traducido y adaptado por la División Consultoría de EvaluandoERP.com

 

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