Existen empresas tanto pequeñas como medianas con operaciones complejas a nivel de inventarios. Cuando un inventario no se manejado cuidadosamente, se convierte en una “trampa de capital de trabajo” donde el dinero se tiene, pero en ítems que poco rotan y que se “empolvan” en la estantería.

Esto se puede dar por muchas razones. Por ejemplo, una empresa pequeña de venta de cosméticos puede manejar cientos de referencias de producto. Una empresa más grande puede manejar también bodegas con producto en múltiples establecimientos y geografías. Otra puede manejar productos perecederos que de no venderse a tiempo se pierden. El caso es que el manejo de un inventario puede considerarse no solo el activo principal de muchas PYME, sino también el principal dolor de cabeza del dueño de un negocio.

El hecho es que manejar un inventario “en la cabeza” es casi que imposible. Aun en casos donde solo se opera con decenas de referencias, el solo proceso de pedido a proveedores y de recibir despachos y pedidos de clientes, varias veces al día, sobrepasa la capacidad de la memoria de “casi todos los mortales”.

Manejo de Excel

Por esta razón, muchas empresas recurren a operar entonces en Excel, lo que efectivamente les ayuda a llevar algún control del inventario. Sin embargo, es peligroso, puesto que es una hoja de cálculo tan flexible que es fácil cometer errores como borrar una referencia, modificar por accidente una cantidad o simplemente -debido a que Excel no está conectado a un sistema de facturación- olvidar descargar un inventario cuando algo se ha vendido, para luego perder una venta al momento de darse cuenta que lo que se pensaba que se tenía ya se acabó.

Hoy por hoy existen muchas soluciones de tecnología que permiten un mejor manejo del inventario. Normalmente se les llama “Software de Gestión Empresarial”, Software Administrativo o ERP (de la sigla en inglés Enterprise Resource Planning). Históricamente estas habían sido muy costosas para una PYME. Pero nacen nuevas ofertas que permiten operar un negocio desde la nube o internet, y que pueden ser pagadas con una cuota mensual razonable y asequible.

Beneficios de manejar un inventario a través de un software

Conexión venta/compra

En el software de gestión integrados, el inventario está conectado con la venta. De esta manera, al momento de facturar el inventario automáticamente se actualiza, dejando al empresario saber cuánto le queda de qué.

De similar manera, el software de inventarios permite que un empresario consulte sus existencias escasas o en exceso. Así sabe exactamente qué comprar y qué no comprar, y tiene más poder de decisión frente a los múltiples y persuasivos intentos de sus proveedores de venderle más de lo que necesita.

Seguridad

Toda PYME está sujeta al riesgo de robo de sus inventarios. Tristemente, el robo normalmente ocurre cuando empleados inescrupulosos se aprovechan de un proceso que no se encuentra sistematizado para “desaparecer” items del inventario. Cuando un inventario se controla con un software administrativo, y se incrementa o disminuye sólo mediante compras o la facturación, el robo se disminuye dramáticamente y cuando sigue ocurriendo es rápidamente detectado.

Gestión múltiple

Sin un software de inventarios, se hace complejo gestionar múltiples puntos de venta. Una empresa que opere con un software de inventarios logra optimizar las existencias de productos a través de su red entera de bodegas. Más aún, si el software opera en internet, una empresa puede saber qué tiene de exceso en un punto de venta y de faltante en otro para no tener que comprar más; simplemente balancea su inventario a través de traslados entre las bodegas de sus establecimientos.

Algo que fácilmente puede hacer a través del software.

Pensar en el cliente

Un software de inventarios mejora las ventas, al permitir manejar referencias con los atributos que el cliente desea y quiere comprar. Por ejemplo, muchas veces el cliente de una tienda de ropa quiere comprar una camisa, pero la quiere verde y de una talla particular. De nada sirve tener la misma prenda en la talla equivocada o del color que no es.

Un buen software de inventarios permite el manejo de este tipo de “atributos” en el producto o ítem, de tal forma que la bodega siempre mantenga un porcentaje variado del producto que más está rotando.

Analiza todo el producto

Un buen software de inventarios permite analizar la rentabilidad de cada producto que se vende. Esto suena sencillo pero hacerlo bien requiere de computación. Recuerden que los productos que se compran constantemente cambian de precio (especialmente si son importados, pues fluctúan con el dólar).

Un software de inventarios permite mantener el costo promedio de una referencia o ítem en el inventario, lo que a su vez posibilita un análisis de rentabilidad en tiempo real para determinar si ha sido rentable o no vender una referencia para determinada empresa. Son muchas las sorpresas que se llevan los dueños de los negocios al comenzar a usar un software de inventarios, dándose cuenta de las muchas referencias que parecían buen negocio porque rotaban bien, pero cuya contribución en margen era negativa para la empresa.

Conclusión

En conclusión, si no utiliza un software de inventarios en su empresa, está dejando de lado múltiples beneficios económicos que mejorarán su rentabilidad, le liberarán capital de trabajo y le ahorrarán dolores de cabeza.

Hoy por hoy existen soluciones que se ajustan a su empresa aún si ésta es pequeña, especialmente aquellas albergadas en la nube, bajo un modelo de Software as a Service, o SaaS, las se adquieren como un servicio con el pago de una cuota mensual y son livianas de implementar.

Por Alejandro Vásquez,
Director de Loggro

 
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