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Generalmente las empresas cuentan con software que en su momento, años atrás, cumplía con todas las expectativas, estaba desarrollado a medida y con soporte excelente. Sin embargo, años después ya no cumple perfectamente con su cometido y se tiene la necesidad de iniciar con un nuevo ERP (Enterprise Resource Planning) y migrar datos.

Técnicamente, lo más sencillo sería que la empresa tuviera acceso abierto a su base de datos y pudiera extraerlos en formato electrónico para entregarlos mediante plantillas para subir al nuevo ERP. No obstante, en ocasiones los nombres de los campos no son legibles o entendibles, los datos no son compatibles o los catálogos no están homologados. Estas serían las dificultades más sencillas de resolver, ya que con un poco de tiempo y ayuda de algunas herramientas como Excel o Manejadores de Base de datos como SQL Server se pueden trabajar y generar en el formato requerido.

El problema real surge cuando los datos no pueden ser extraídos debido a que se encuentran encriptados, protegidos con contraseña, o en un formato en el cual sólo un programador con conocimiento de la tecnología puede extraer. En este sentido, la única alternativa es contactar al programador anterior, aun siendo de manera independiente, que además tenga la intención y el tiempo de colaborar. No siempre se cuenta con esa suerte, por lo que es necesario buscar alternativas de último recurso como copiar y pegar datos desde algún reporte que sea exportable o en el peor de los escenarios recapturar.

En este sentido el cliente deberá responsabilizarse de presentar la información conforme a los formatos requeridos por el equipo de ingeniería. Es un error tratar de ayudar en esta tarea, ya que si los datos son mal procesados la responsabilidad recaerá en el proveedor. Nadie mejor que el cliente para determinar si son correctos o no. Por metodología de trabajo, se deberá realizar una primera carga de datos para permitir que la fase de formación esté alimentada con datos aproximados a la realidad, de manera que proporcione un mayor aprovechamiento. Resulta aconsejable iniciar la preparación de los procesos de importación desde etapas tempranas al arranque.

Cuando seleccionan un nuevo software, las empresas deben tener presente que se ofrezcan las mismas facilidades para contratarlo que para desvincularlo. La información, datos y procesos no mueren junto con un sistema, sino que deben fluir. En la medida en que las organizaciones sean capaces de optar por soluciones que no permanezcan estáticas y faciliten la tarea de cambiar si no existe conformidad con un proveedor de software, tendrán más posibilidades de reducir estas problemáticas de migración.

Por Ing. Víctor Mar Zafiro Business Software www.ZafiroERP.com

 

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