El entusiasmo por crear información a veces lleva a que su abundancia se convierte en un obstáculo. No hay que olvidar que el propósito clave de recopilar información es tomar decisiones para llevar adelante la implementación del software ERP.

Existe una relación directa entre la velocidad de las decisiones de los clientes y la velocidad de la implementación del software ERP. Cuanto más rápido un cliente pueda tomar una decisión resulta en un ciclo de implementación más rápido. Naturalmente, los clientes quieren tomar las decisiones correctas por lo tanto el equipo de proyecto debe recopilar la información correcta.

Para recopilar la información correcta primero se necesita entender las decisiones clave que se deben tomar como parte de la implementación del software ERP.

Reunir Información orientada a la decisión

Antes de que el equipo de proyecto empiece a reunir información, primero deben considerar qué decisiones clave se tomarán en el proyecto. El alcance de la implementación del ERP determinará tanto la recolección de información como las decisiones clave a tomar. Considere la siguiente ilustración:

En pocas palabras, el alcance de una implementación de ERP consiste en las características de software que se desplegarán (alcance del producto), las actividades del proyecto y la audiencia para el despliegue (ámbito del proyecto).

Una vez definido el alcance de la implementación, el equipo del proyecto puede identificar mejor los requisitos de información. La recopilación de la información requerida y la presentación de esa información, en el contexto apropiado, permitirán al cliente realizar tanto la configuración de software como las decisiones de ajuste /cierre de brecha.

Utilizar las prácticas aceptadas para impulsar decisiones

Una práctica aceptada es un proceso, método o enfoque que se considera el más eficaz en la entrega de un resultado deseado. Una buena práctica es repetible y ha demostrado su impacto positivo durante un período de tiempo. Para las implementaciones de ERP hay dos áreas de prácticas que deben ser consideradas:

  • Prácticas aceptadas de la industria
  • Prácticas aceptadas de configuración

Una vez que ha sido claramente definido el alcance de la implementación, el equipo de proyecto debe aprovechar las mejores prácticas de la industria para ayudar al cliente a tomar decisiones.

Poner estas prácticas a la vista del cliente agilizará el proceso de acopiar información. A medida que el equipo del proyecto pasa de la recolección de información a decisiones de conducción sobre las configuraciones de ERP, se pueden hacer referencia a las mejores prácticas de configuración y las decisión para proporcionar conocimiento probado a los tomadores de decisiones claves.

Tener el socio de implementación adecuado puede tener un impacto significativo en la recopilación de información y en el apoyo a la toma de decisiones. Un implementador puede no conocer todas y cada una de las decisiones que el cliente debe tomar como parte de su implementación del software ERP, pero deben ser capaces de identificar de antemano las decisiones clave necesarias basadas en el alcance.

Consecuencias de no guiar las decisiones

La capacidad de tomar decisiones es fundamental para el éxito de la implementación del software ERP. Hay que alentar a los dos actores clave que impactan el proceso de toma de decisiones de los proyectos ERP:

Clientes

Vivimos en una sociedad donde nos gusta mantener nuestras opciones abiertas. Muchos dicen que esto dará flexibilidad a las oportunidades futuras.

Muchos clientes han aplicado este concepto a la tecnología y sistemas empresariales. Incluso en el enfoque de toma de decisiones para las implementaciones del software ERP. Los clientes desean tener una solución empresarial que sea adaptable y flexible. Es un requisito comprensible y legítimo. Sin embargo, necesitan tener dos cosas en mente:

Mantener sus opciones abiertas (es decir, no tomar decisiones) ralentizará el proyecto de implementación y aumentará su riesgo de fracaso.
La gente, no la tecnología, es el componente más flexible y adaptable de una solución empresarial.

Socios de implementación

Los socios de implementación deben ser capaces de proporcionar las mejores prácticas a sus clientes sobre la industria y la configuración adecuada del ERP. Estas prácticas óptimas deben ser formalmente documentadas y provistas tempranamente en la implementación, en el momento donde el beneficio es mayor.

Estos documentos proporcionarán pruebas de que el socio de Implementación puede brindar un servicio repetible y confiable.

Resumen

La experiencia muestra que los miembros de los equipos de proyecto se enfocan más en generar información y menos en la toma de decisiones.

Producir información (es decir, documentos) es mucho más fácil que conducir decisiones. Existe una falsa percepción de que generar más información resultará en más conocimiento y permitirá a los clientes tomar mejores decisiones. Nada más lejos de la verdad. Sólo cuando la información correcta se comunica en el contexto adecuado, entonces se crea conocimiento para tomar decisiones informadas.

Fuente: Grady Brett Beaubouef

Traducido y adaptado por la División consultoría de EvaluandoERP.com

 
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