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La evaluación técnica del ERP se realiza para validar la tecnología ofrecida por el proveedor. Las decisiones que surgen de esta validación puede estar influenciadas por uno o más factores que se verán en el artículo. Como se ha mencionado en otras oportunidades, cuando se afronta el proyecto de evaluación y selección del sistema de gestión empresarial ERP (Enterprise Resources Planning) que se implementará en la empresa, el camino más rápido y económico para hacerlo es mediante un proceso formal, ordenado y planeado. En ese marco, el análisis de la tecnología del software es una de las actividades a realizar como parte de la evaluación técnica del ERP del proyecto.

Un buen proceso de evaluación técnica del ERP y selección de software, minimiza los riesgos de un proyecto fallido. Como la evaluación técnica del ERP es la clave para la selección, es fundamental sacarle toda subjetividad y ejecutar un proceso lo más objetivo posible. Antes de comenzar la interacción con los proveedores, es recomendable tener definidos los criterios con los cuáles se dará por aceptable una propuesta de proyecto. Es conocido que el llamado “proyecto ERP” no se compone sólo de un producto de software. Al menos hay cuatro, evaluación técnica del ERP, que deben considerarse como paso previo a la selección.

  • Evaluación funcional.
  • Evaluación técnica.
  • Evaluación del proveedor/ implementador.
  • Evaluación económica.

La evaluación técnica del ERP se realiza para validar la tecnología ofrecida por el proveedor. Las decisiones que surgen de esta validación puede estar influenciadas por alguno de los siguientes factores:

  • Aprovechamiento de la base tecnológica disponible en la empresa.
  • Acompañamiento de la tecnología ofrecida en la evolución del negocio
  • Estándares de facto o establecidos de la tecnología ofrecida.
  • Necesidades de capacitación y entrenamiento del personal técnico de la compañía.
  • Capacidades de la empresa para absorber la tecnología propuesta por el proveedor, en términos de recursos humanos disponibles.
  • Tendencias de la evolución tecnológica.

Si bien la lista anterior no es exhaustiva, comprende casi todos los aspectos a ser considerados. Algunas valoraciones serán de tipo descriptivas, como por ejemplo las tendencias de la evolución tecnológicas, y otras tendrán impacto directo en los costos.

Aspectos considerados en la evaluación técnica del ERP.

Entre los aspectos que se deben considerar al momento de realizar la evaluación técnica del ERP cabe destacar los siguientes:

  • Escalabilidad.
  • Interfaz con el usuario.
  • Tecnología e infraestructura
  • Soporte y mantenimiento
  • Seguridad

Con relación al soporte y mantenimiento, si bien no es un aspecto puramente tecnológico, generalmente se evalúa el servicio como parte de los temas técnicos.

La seguridad es otro punto que entra dentro de esta evaluación técnica del ERP. No obstante la dejaremos fuera de este contenido pues dedicaremos al tema notas posteriores, además de las que pueden leerse en artículos ya publicados tales como La seguridad y restricciones dentro de un Sistema ERP, Niveles de seguridad y auditoría de datos, Un problema de seguridad creciente: la puerta de atrás de los ERP.

Veamos a continuación los aspectos enunciados más arriba.

Escalabilidad.

Es la capacidad de ampliar las prestaciones funcionales del software ante nuevas circunstancias y servicios. Puede ser funcional o técnica. Ésta última generalmente relacionada con aprovechar mayor capacidad de procesamiento, de almacenamiento o de transmisión.

Interfaz con el usuario.

Es el medio con que el usuario puede comunicarse con una máquina, una computadora o un sistema, y comprende todos los puntos de contacto entre el usuario y el equipo. Normalmente suelen ser fáciles de entender y fáciles de accionar. Por eso se evalúa la facilidad de acceso y navegación que la interfaz presenta. Además, se vincula con la comprensión que el usuario final tiene de los formularios o las pantallas con datos relevantes, con el grado amigabilidad del sistema que redunda en una mayor o menor necesidad de capacitación.

Tecnología e infraestructura.

Son los elementos de evaluación técnica del ERP que se necesitan para que el software se ejecute y funcione para rendir los frutos esperados. Entre tales elementos se mencionan:

Base de datos: el nombre genérico de esta tecnología es RDBMS (Relational Data Base Management System) que en castellano se puede leer como Administrador de Bases de Datos. Algunos productos ERP funcionan con tablas de dos dimensiones. Esto es algo obsoleto hoy día, especialmente para ciertas aplicaciones donde se necesita identificar un elemento con al menos tres datos. Por ejemplo: talle, color, prenda. Por eso los ERPs más avanzados trabajan con tablas multi dimensionales. Si quiere ver varios ejemplos de este tema puede leer ¿Qué talle usa? ¿Qué color quiere? y verá que zapatillas y bulones tienen varias cosas en común.

Otro tema de valor para muchas empresas es la posibilidad de personalizar las tablas estándar provistas en el sistema y crear tablas propias según requerimientos. Un requerimiento que puede presentarse es la inclusión de una base datos con licencias libres.

Tecnología de la aplicación: se entiende por aplicación a las reglas del negocio que se emplean. Deberían ser independientes de la tecnología y con capacidad para cambiarse con la mínima necesidad de desarrollo de código (programas). Algunos de los elementos claves para que esto suceda son:

  • Arquitectura: este ítem se refiere a aspectos de construcción del software. Por ejemplo: que sea cliente-servidor, que pueda usarse como servicios (SaaS) o que tenga una arquitectura de 3 capas. La arquitectura de 3 capas permite que se pueda cambiar una de ellas sin afectar al resto del software. Típicamente las capas tienen funciones asignadas, tal como se describe a continuación: Una capa donde residen los datos (base de datos); otra donde residen las reglas de negocios (aplicación) y finalmente una tercera dónde reside la presentación o interfaz frente al usuario (presentación).
  • Parametrizable: los parámetros son similares a llaves o perillas que cambian el comportamiento del sistema con solo modificar el valor de los mismos. Un parámetro puede estar encendido o apagado o tener otras posiciones que modifican lo que el sistema hace. Los parámetros evitan el uso de programación para adicionar funcionalidades.
  • Tecnología para los clientes de acceso: los usuarios finales accederán al software por medio de terminales o computadoras. Pueden ser PC’s, notebooks, tabletas con sistema Windows o con sistema MAC OS.

Tecnología general: son otros aspectos de la tecnología usada en el producto y que hacer que su factura se más apreciable por el evaluador.

Soporte a dispositivos móviles: este es un requerimiento que cada vez toma mayor protagonismo debido al uso de aparatos tales como: celulares inteligentes, tabletas, medidores, lectores de código de barras o RFDI e incluso GPS.

Análisis de información: el ERP va incorporando mayores funcionalidades para dar mejor información a las empresas que lo utilizan. Muchos productos brindan facilidades para análisis de datos mediante cubos de información u otro tipo de herramientas. Hacia dónde evoluciona el ERP es la pregunta que muchas compañías se hacen antes de invertir en un proyecto de software.

Soporte y mantenimiento.

Una parte importante de la inversión de una empresa en un sistema de Planeación de Recursos Empresariales (ERP) es el soporte del software. Por lo general, las compañías de pequeñas a medianas no pueden darse el lujo de contar con soporte interno, pero es vital que el soporte no se pase por alto.

El soporte también es una parte importante del costo total de propiedad. Entonces, ¿qué preguntas debe hacer a un posible proveedor de ERP sobre el soporte para asegurarse de que reciba el mejor retorno de su inversión y obtenga servicios de asistencia puntuales para su empresa?

El soporte casi siempre es un tema que se omite cuando una compañía evalúa nuevos sistemas de ERP. Sin embargo, es muy importante asegurar que su compañía opere de manera continua, sin interrupciones causadas por “un problema”. El soporte le proporciona guía, asesoría y herramientas adicionales que le pueden ayudar a dirigir su empresa con mayor efectividad. Por ejemplo:

  • Soporte técnico telefónico.
  • Soporte técnico On Site.
  • Disponibilidad de actualizaciones.
  • Manuales de usuario.

Hay 10 preguntas obligadas sobre el soporte del software ERP que debe conocer para evaluar el servicio de un proveedor.

Otro tema que pueden evaluarse es el idioma del ERP que surge cuando se utilizan productos que no son desarrollados en el país de uso como México, Colombia, Perú o cualquier otro de América hispano parlante.

Es simple comprender que no es práctico utilizar un sistema de gestión en inglés o portugués o en un tipo de español que no es el que se habla localmente. Los productos internacionales usualmente tienen previstos mecanismos para solucionar ese tipo de inconvenientes. ¿Realmente lo tienen?.

Por División consultoría de Evaluando Software

 

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