Sin duda han escuchando las ventajas de contar con herramientas que apoyen y faciliten la planeación de negocios, ya sea operativa, estratégica o financiera.

Sin embargo, esta última es común que sea reservada únicamente para algún proceso bancario o contable, y en el mejor de los casos funciona como herramientas de análisis para algún consejo directivo, pero no para el pequeño empresario, dado que no solo no las entiende, sino que además para su obtención y cálculo son necesarias muchas horas de trabajo, ya que implican el “vaciado” de información contable, tanto del estado de resultados como del balance general, y hay que hacer esto para cada mes del año en curso, y de preferencia para todos los meses del año pasado, para así poder obtener información rica, sólida y que permita la toma de decisiones.

Lo primero a destacar es que un análisis bien hecho de la información financiera y contable de un negocio es de gran utilidad para la alta dirección y mandos medios, no solo facilita el diagnóstico de una problemática actual, sino que además permite detectar patrones y acciones nocivas para la salud financiera del negocio. De igual forma se pueden definir indicadores financieros “deseables” (KPI) y definir una estrategia operativa para poder alcanzarlos. Por ejemplo, si una empresa puede detectar que sus días cartera están en aumento, por medio de un simple análisis podría diagnosticar si el problema es de recuperación de cartera o disminución de la venta, y de ahí definir una estrategia para corregir alguna o ambas variables. Una vez definida la estrategia, esta podría ser traducida en un cierto número de actividades operativas que ayuden a mejorar dicha variable, por ejemplo, políticas de cartera mas estrictas, descuentos en la venta, aumento de incentivos a vendedores, etc…

De igual forma el contar con este tipo de análisis financieros, permite la comparación con algunas otras empresas que coticen en bolsa, ya sean nacionales o extranjeras, sin importar su tamaño, y de ahí poder realizar un “benchmarking” vs las mejores empresas y sus mejores prácticas. Una variable financiera como “días cartera” nos indica el número de días en CXC (cuentas por cobrar), este número de días indica un factor sin importar el monto de la venta y las CXC en cartera, por ejemplo un indicador de días cartera de 15, puede ser obtenido dividendo 30 / 2 o 30,000,000 / 2,000,000, de tal forma que el indicador será válido para comprar una empresa trasnacional con Facturación en EUROS, y una empresa regional con facturación en otra moneda y presencia en una sola región. Este tipo de análisis nos permite comprar nuestra salud financiera con aquella de empresas de mayor envergadura y cobertura, y así poder detectar posibles áreas de oportunidad en nuestra empresa.

Sin embargo, este tipo de análisis financieros requieren de mucho tiempo bajo las prácticas comunes del manejo contable, ya que tradicionalmente, la información contable se encuentra aislada del resto de la compañía, y se requiere que esta información sea capturada manualmente en alguna hoja electrónica, a la cual solo tiene acceso el contador y el dueño de empresa. Es aquí cuando un sistema ERP puede facilitar enormemente este tipo de análisis.

La carencia más importante de la alta dirección en cualquier organización es tiempo, y a la vez información oportuna y confiable para la toma de decisiones. En un ambiente empresarial tan complejo, las herramientas financieras facilitan un diagnóstico de la situación actual de la empresa, y al complementar este diagnóstico con instrumentos más “suaves” como servicio, calidad, etc… se puede llegar a obtener información muy valiosa para la definición e implantación de nuevas estrategias. Sin embargo el éxito en la adopción de este tipo de herramientas radica en la facilidad con la cual el empresario puede obtenerlas, si la obtención de esta información lleva varias horas, o incluso días, será casi imposible que sean utilizadas, ya que se uso requerirá de un gran desgaste por parte del equipo financiero y directivo de la empresa.

Un sistema ERP permitirá que la información contable se actualice en línea, al momento que la operación del negocio sucede, esto es, al momento de facturar, cobrar, comprar, vender, etc… De forma que cuando se requiera analizar las variables financieras del negocio, dado que la información contable esta al día, estas se obtendrán sin mayor esfuerzo adicional, lo cual facilitará la adopción de este tipo de prácticas en la empresa.

Por el Ing. Enrique Duhne,
Director de Operaciones KEPLER matriz. www.kepler.com.mx

 
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