Elegir determinada tecnología para aplicar en la empresa o decidir qué sistema implementar para mejorar los procesos internos o la atención al cliente, puede ser una decisión que resulte más que una aventura, sino hasta una batalla. De hecho, hemos sido testigos de diversas situaciones que han rayado en lo anecdótico, en donde los encargados de tomar una decisión de esa naturaleza puede acabar de poner de rodillas a la compañía, y quizá hasta a ellos mismos en la calle.

La pregunta es, ¿por dónde empezar o cómo identificar si mi empresa requiere un ERP? En realidad se trata de un reto, porque a veces no es claro que el propósito de invertir en tecnología es para lograr más rentabilidad, y no solamente para que los procesos se automaticen, como sucede la mayoría de las veces. Lo más importante en este sentido, al momento de evaluar la tecnología a implementar, es seguir una metodología adecuada, porque la falta de ella o la elección de una equivocada, pueden provocar una decisión errada y conducir a un gasto innecesario.

Por ello, la mejor metodología consiste en definir y tomar en cuenta lo que en realidad requiere la empresa. Y es que en ocasiones los usuarios llegan a ser invadidos por información que contiene características “deslumbrantes” acerca de las aplicaciones que ofrecen los proveedores de tecnología, pero para revertir esa situación, nuestra sugerencia es clasificar la información recibida en dos categorías: a) Lo requerido, b) Lo deseado. La primera incluye las características indispensables para manejar el negocio, y la segunda es más bien de tipo opcional y que enriquecería al sistema, en caso de contar con ellas. No hay que olvidar la regla básica de procesamiento de datos: “El valor que se obtiene de tener la información debe ser mayor al costo de recaudarla”. En el caso que estamos tratando, el propósito es encontrar un sistema que brinde más de lo que se requiere, porque no existe la solución que cubra todo lo que necesita al cien por ciento.

Una trampa en la que se puede caer es adquirir lo “último en tecnología”, o “lo más novedoso”; ha habido empresas que se han impresionado por tales características y han invertido fuertes cantidades de dinero, pero sin conocer a fondo las ventajas y desventajas que representan, o si algún día podrán aprovechar los beneficios aparentemente ofrecidos. A veces se olvida que quienes deben ser los beneficiados son precisamente los usuarios del sistema, ya que de no cumplir con ese principio, entonces terminará siendo un “nuevo y complicado” ERP (Enterprise Resource Planning) que no beneficiará a la empresa, probablemente la perjudicará y terminará siendo una carga.


Fuente: EvaluandoERP. – 104 casos

Vale la pena considerar las experiencias de terceros. Es importante hablar con los representantes de otras empresas que hayan implementado un ERP, porque la mejor retroalimentación en el tema es la que proviene de los usuarios. Sin embargo, a veces algunos proveedores intentan bloquear este tipo de acercamiento para que los interesados no reciban determinada influencia, pero un cliente potencial tiene derecho a hacerlo.

Por otro lado, los clientes deben de considerar un factor vital para ello: la calidad de los servicios de consultoría en los procesos de implantación de un ERP, que precisamente se puede conocer a través de la experiencia de otros clientes que hayan atendido. Probablemente la calidad del producto o sistema pueda conocerse a través del tamaño del proveedor, o identificando su posicionamiento en el mercado, pero los comentarios de terceros son clave.

Otra recomendación va en el sentido de que el encargado del proceso de evaluación debe considerar las experiencias y opiniones de los usuarios clave para tomar las decisiones correspondientes y no se fracase en el intento. Hemos visto inclusive como se han desarrollado procesos de selección muy bien llevados y justificados, pero al momento de la decisión final, solamente el responsable del proyecto o el director general son quienes indican el camino a seguir, lo cual comúnmente produce resistencia al cambio de parte de los usuarios finales, quienes perciben que se les impuso una decisión sin habérseles tomado en cuenta.

Si sigue los anteriores simples consejos, podrá alcanzar resultados positivos.

Por Bernardo de la Cabada,
Director General GCG www.gcg.com.mx

Nota de la redacción: recomendamos leer el documento “Criterios estratégicos para la selección de un Sistema de Gestión (ERP)”

 
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