Demostración de software ERP: qué necesitas conocer

demostracion de software

¿Qué proveedor de ERP necesita su empresa?

La demostración de software ERP es una excelente herramienta para los compradores de sistemas. Pero es importante tener en cuenta una cosa: Lo que verás en una demostración será, al menos en parte, definido por lo que estás buscando. ¿Estás buscando las cosas correctas? ¿Haces las preguntas correctas? Con un poco de preparación, puede ser que lo logres.

Las “demos” son la oportunidad de ver un poco más allá del análisis del RFP (Request for Proposal). Si no se hacen correctamente, la evaluación será más costosa, tomará mucho más tiempo, y probablemente se transforme en algo similar a un concurso de belleza. Cuando interviene la subjetividad y las promesas del proveedor influyen en la decisión final del equipo de evaluación, prepárese para elegir a la más bonita pieza de software, coronarse como reina y gastar el dinero en viaje, tratamientos de belleza, peinados y maquillaje.

Tal vez se haya preguntado: Las demostraciones de productos de software ¿Para qué sirven? y ¿Cómo aprovecharlas? Este artículo es una guía para manejar las demostraciones de software ERP con el fin de evitar que la seducción de los vendedores influyan en la evaluación.

12 recomendaciones para las demostraciones de software

1. Hacer un plan de dos rondas de demostraciones de software

Esto debería ser tiempo suficiente para completar la evaluación de la funcionalidad y atar cabos sueltos. Dependiendo de la complejidad del proyecto y de su empresa, puede ser una demostración integral, una demostración módulo a módulo o solo de las partes claves del negocio.

2. Establecer una agenda clara para cada sesión

Trabaje con los vendedores para establecer el orden del día, pero no deje que ellos establezcan las prioridades. Por lo menos en la primera ronda de demostraciones, la agenda del día deberá ser idéntica para cada proveedor, cualquiera sea el tipo de demostración. Además, es importante focalizarse primero en los requisitos importantes que conducen a la decisión. Estos incluyen requerimientos específicos y los que en las matrices de evaluación tienen la más alta prioridad.

3. Ofrecer al vendedor una actividad introductoria

Esta actividad inicial permite al vendedor descargar su discurso de ventas mientras demuestra la navegabilidad del producto, despejando el camino para profundizar los aspectos que a usted le interesa evaluar.

4. Fomentar un ambiente de equidad

Durante una ronda de demostraciones, el lugar de reunión y el método de hacerlas, en la oficina de la empresa vendedora o remota, debe ser el mismo para cada proveedor. Se trata de nivelar el campo de juego. Si un vendedor realiza una demostración en la oficina y otro hace lo mismo a distancia, no se deslumbre por las comodidades o lujos del lugar. Esta impresión puede tener poco que ver con el software. De hecho, las demostraciones a distancia son una forma de optimizar el uso del tiempo.

evaluar software

5. Solicitar que los demostradores sean del equipo titular

Se trata de personas que realmente entienden el negocio, conocen el software y cómo mostrarlo. Si el demostrador no está familiarizado con el software, el resultado puede ser que un buen paquete parezca insuficiente. Esto no necesariamente es un problema del vendedor, ya que puede convertirse en el suyo si se selecciona el software erróneo.

6. Educar al equipo sobre la forma de aplicar el método de puntuación

Hay una amplia variedad de criterios para la selección de software de gestión y formas para hacerlo. La mayoría de los métodos para evaluar la funcionalidad del software incluyen un sistema de puntuación que cuantifica la medida en que el software responde a una necesidad de negocio en particular. El equipo tiene que saber cómo usar el método para calificar adecuadamente lo que ven en el software y las respuestas del proveedor a preguntas específicas. Independientemente del método de calificación, si el vendedor prometió que cierta funcionalidad estará disponible en futuros releases o versiones, pida ver la documentación de diseño para probarlo. Si esa documentación no existe, no dé crédito a lo que el proveedor le diga. Y si existe, dele un crédito limitado.

7. Equiparar el juego de datos que se usan

Si un vendedor utiliza para la demostración una muestra representativa de datos de su negocio, asegúrese que el otro proveedor haga lo mismo. De lo contrario, estará desatendiendo la recomendación 4 y le dará a un vendedor una ventaja injusta. Todos los vendedores saben que el uso de los datos de su empresa para una demostración hace que su software sea «menos extraño» o más atractivo para el equipo de evaluación. Recuerde, esto no tiene nada que ver con lo que el software realmente puede hacer.

8. La versión del software, en las tecnologías correspondientes

Lo que se debe evitar son demos con el software, bases de datos y otras tecnologías que no son representativos del producto real. Aunque no es común, algunos vendedores modifican pantallas y programas antes de las demostraciones para que parezca que el software cumple con un requisito específico.

9. Versión de software a implementar (por lo general la versión actual)

Cuando un vendedor quiere mostrar una versión anterior, podría significar que la versión actual no está lista aún para trabajar adecuadamente.

10. Concientizar al responsable del proyecto de evaluación sobre su rol como intérprete

Aunque el vendedor y el equipo están hablando el uno al otro durante la demo, esto no significa que se están comunicando. Los vendedores y los usuarios provienen de mundos diferentes, utilizan diferentes terminologías, y las palabras se pierden en la conversación. Es el trabajo del responsable del proyecto de evaluación garantizar la comunicación y el entendimiento.

11. Otorgar el rol de árbitro al responsable proyecto de evaluación

Esto incluye garantizar la ejecución de la agenda del día, la participación de todos los miembros del equipo de evaluación, que el vendedor responda a las preguntas y demostrar el software, no sólo hablar de lo que el producto hace.

12. Reunión con todo el equipo, inmediatamente después de cada demostración

Deje tiempo al final de cada demostración para el equipo para discutir lo que aprendieron, calificar el paquete, elaborar un documento de preguntas cuando las capacidades del software no están claras. Por supuesto, este segmento de la reunión no incluye el vendedor. Cuando esto no se lleva a cabo inmediatamente después de cada demostración, el equipo tendrá inconvenientes para recordar lo que vieron. Además, dos personas que asistieron a la misma demostración puede irse con percepciones muy diferentes.

Beneficios y limitaciones

La demostración de software ERP es el test-drive del software a nivel mundial. Su valor radica en que ayuda a obtener una impresión inmediata de la apariencia de las diversas opciones. También representan una oportunidad importante para verificar que las características que los fabricantes dicen que sus productos tienen se condicen con la realidad. Pero si no se preparan adecuadamente, lea la experiencia de Enrique.

Pero las demostraciones de software tienen limitaciones.

Limitaciones

  • Generalmente las demostraciones de software ERP no contemplan las customizaciones.
  • Las demostraciones utilizan datos de pruebas los que difieren mucho de tus datos reales.
  • El software tal como está en la caja (out of the box) probablemente no esté configurado tal como lo usarás en tu empresa.
  • Las definiciones de acceso de usuario, sus privilegios y configuraciones de seguridad no puede ser puesta en marcha en versiones de demostración, pues cambian el comportamiento del software.
  • Generalmente la demostración la hace un usuario que tiene todos los permisos y privilegios.
  • Es muy difícil de configurar el software para las demostraciones de manera que pueda ser integrado con las aplicaciones existentes en tu empresa.

Debido a estas limitaciones y otras, puede encontrarse con vendedores que son reacios o no están dispuestos a ofrecerle demostraciones de software inmediatas, particularmente las autoguiadas. Incluso hay proveedores que no quieren colocar demostraciones en Internet para que sus competidores no vean su estrategia de exhibición del producto.

Para el vendedor es fundamental tener algún tipo de conocimiento previo sobre tu negocio y debes comunicarle tus necesidades antes que el posible proveedor invierta en una demostración de software. En realidad, esta es una buena idea.

La decisión de implementar un ERP traerá importantes consecuencias en los procesos de tu empresa. En última instancia, tendrá un papel importante el éxito financiero de tu compañía. Si el proveedor es renuente a ayudarte en la evaluación de software, además de ser frustrante, en el largo plazo, probablemente influya en la relación que tendrán.

Diferentes formatos de demostración

Video presentaciones

El formato más simple de «demo» es una presentación de vídeo. Se podría argumentar que esto no es realmente una demostración ya que carece del elemento de interactividad, pero sirve a las capacidades clave. Con frecuencia los vendedores tendrán presentaciones de vídeo, a menudo en clips cortos de funcionalidades específicas, que pueden compartir con usted.

Software de evaluación

También conocido como “trial”. Se instalan con guías y ayudas para ser autoguiadas. Son sistemas que se pueden descargar o arrancado desde el disco pero son bastante raros en el mercado de los ERP.

A menudo, los trial se limitan a más programas de menos adaptables, aptos para lo que se conoce como el nivel de entrada. Con frecuencia, estas demostraciones de software independiente tienen restringidas las funcionalidades o contienen datos precargados.

Debido a las exigencias y los conocimientos asociados con la configuración de sistemas de con datos reales del cliente, el acceso a software de prueba completo está reservado a grandes implementaciones con soporte de flujos de trabajo específicos y limitados.

Guiadas por el vendedor

Es el tipo más común de la demostración. Este tipo de actividades pueden llevarse a cabo en línea o en persona. Una vez que un proveedor ha tenido la oportunidad de entender tus requerimientos críticos y flujos de trabajo únicos, será capaz de proporcionarle un recorrido en la demostración mostrándole cómo el software se adapta a tus necesidades.

Demostración de software

6 tips para evaluar una demostración

Hay una serie de tips que debes conocer hacer para asegurarte de que estás aprovechando tu experiencia de demostración.

Preparar al proveedor

Los sistemas ERP actuales son multi-módulo. Diferentes paquetes de módulos pueden ser apropiados para distintas industrias y casos de uso. Tomarse el tiempo para compartir tus requisitos específicos con los proveedores ayudará a asegurarte que te están demostrando las capacidades del sistema que son relevantes para tus necesidades.

Estandarizar parámetros de competencia

Durante el proceso de evaluación de software ERP, es muy común ver demostraciones de múltiples productos. Asegúrate de evaluar cómo cada sistema maneja los mismos casos específicos de uso funcionales. Eso le ayudará a no comparar manzanas y naranjas.

Tomar notas

La demostración de software ERP puede ser atrapante y envolvente. Es fácil olvidarse de tomar notas. Lo que parece único y memorable en este momento puede empezar a borrar los límites entre otras manifestaciones a medida que se mueve a través de múltiples demostraciones.

Más aún, le recomendamos que tengas una grilla o lista de funciones claves para que puedas calificar cada una de ellas de acuerdo a tu escala de valoración. Por ejemplo: cumple, no cumple, cumple parcialmente, es necesario desarrollo, etc.

Medir la eficiencia

La ventaja de la base de la automatización y eficiencia es el software. Cuantifique la automatización mediante el seguimiento del número de pasos y el tiempo necesario para completar las tareas repetitivas.

Incorporar usuarios reales

No pases por alto en la evaluación la participación de tus recursos más importantes: las personas. Es poco probable que los tomadores de decisiones acerca del ERP sean los usuarios primarios del software y de toda la funcionalidad que entregará el sistema.
Como parte del proceso de evaluación, al asistir a la demostración, asegúrese de que tiene un usuario clave de cada uno de los grupos básicos.

Evaluar el demostrador

No te sientas mal si decides evaluar al individuo que proporciona la demo, es decir, su preparación y el conocimiento. Después de todo, es un representante importante de un potencial socio de negocios, cuya competencia jugará un factor importante en el éxito de tu proyecto de software.

Resumen general

Puedes ver un resumen de este artículo en el siguiente enlace. El rol de las demostraciones. Además, te sugerimos ver las recomendaciones de quienes participan activamente en las demostraciones en el video Demostraciones de software ERP, todo lo que usuario debe saber (rep. – 4 minutos)

Por Lic. Daniel Aisemberg

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