Antes de analizar los factores críticos de riesgo de implementar un ERP, es importante entender y definir qué es un riesgo. Por ello, este artículo comienza con 3 definiciones de riesgo para luego continuar con el resultado obtenido del análisis de 40 implementaciones. Finalmente, se presentan una serie de recomendaciones para mitigar los riesgos.
¿Qué es el riesgo?
Como vulnerabilidad
Riesgo es la vulnerabilidad ante un potencial perjuicio o daño para las unidades, personas, organizaciones o entidades (en general “bienes jurídicos protegidos”). Cuanto mayor es la vulnerabilidad, mayor es el riesgo, pero cuanto más factible es el perjuicio o daño, mayor es el peligro. (Fuente: Wikipedia).
Como contingencia
“Contingencia o proximidad de un daño”. (Fuente: RAE).
Por sus consecuencias
Posibilidad de que se produzca un contratiempo o una desgracia, de que alguien o algo sufra perjuicio o daño.
Riesgo de implementar un sistema ERP
A partir de estas definiciones, y orientándose hacia los proyectos de Sistemas ERP, los autores definen a un factor de riesgo de implementar un ERP como un evento o condición cuya ocurrencia es incierta, y que de llegar a presentarse tendrá impacto directo en al menos uno de los objetivos del proyecto de implementación y que al final puede influir en el éxito o fracaso del mismo.
Categorías de riesgo de implementar un ERP
Los proyectos de implementación de sistemas ERP, al igual que cualquier otro proyecto, son propensos a la presencia de riesgos y de hecho el poco control o seguimiento de los mismos derivan en el fracaso. Con la finalidad de analizar de mejor manera los factores de riesgo de implementar un ERP, los categorizamos según los actores o responsables de su ocurrencia de la siguiente manera:
Solución
Dentro de esta categoría encontramos que los riesgo de implementar un ERP que se generan debido a que la empresa interesada en implementar el sistema no tiene claro sus objetivos empresariales y además tiene escasa o nula experiencia con software de gestión empresarial.
Producto
En esta categoría de riesgo de implementar un ERP, se encaja a todos aquellos riesgos que se generen debido a la discontinuidad que pueda tener la funcionalidad del producto con respecto a los requerimientos empresariales como por ejemplo idioma, requisitos locales, entre otros. Además, dentro de esta categoría se incluyen todos aquellos riesgo en la implementación de un sistema ERP generados por la necesidad de desarrollos adicionales o por posibles afectaciones por alto volumen de transaccionalidad.
Comercial
Esta categoría agrupa a todos aquellos riesgos en la implementación de un ERP que se generen y que afecten a la relación comercial entre la empresa contratante y la empresa implementadora, como por ejemplo, incumplimiento de pagos o incumplimiento de horas de ejecución del proyecto.
Contractual
A esta categoría corresponden todos aquellos riesgo en la implementación de un ERP que se generen a partir de los acuerdos incluidos contractualmente, así como todo aquello que no haya sido definido claramente en el mismo contrato. Ejemplo de esto son cláusulas de penalidad que puedan estar incluidas ya sean para el cliente o para el implementador.
Tecnología
En esta categoría se listaran todos aquellos riesgos de implementar un sistema asociados a la infraestructura requerida para la implementación y a la viabilidad técnica del proyecto. Un ejemplo de este tipo de riesgos es el no contar con una red calidad que garantice la transferencia de datos oportuna.
Entrega y operaciones
Es donde normalmente se encuentran la mayoría de riesgos en la implementación de un sistema, esto debido a que es la categoría que agrupa todos los riesgos relacionados al normal y correcto desarrollo de la implementación del sistema, enfocándose en los posibles entregables así como en las operaciones. Entre sus motivos más comunes tenemos los siguientes:
- Falta de definición de roles y responsabilidades.
- Objetivos y alcance poco o nada definidos.
- Procesos no claros por parte del cliente o mal definidos por el implementador.
- Disponibilidad de recursos humanos.
- Inexistencia de comités directivos.
- Poca interacción de gerencias.
- Falta de experiencia y conocimiento del equipo de trabajo.
Gestión del cambio organizativo
Esta última categoría contiene todos los riesgos en la implementación de un ERP que se puedan generar por la falta de gestión del cambio organizacional, considerando que la gestión del cambio es la encargada de asegurar que todas las áreas clave de la organización se vean involucradas en la implementación del proyecto, y que los riesgos sean visualizados antes de convertirse en costosos errores.
Impacto en costos por factores de riesgo no identificados a tiempo
Con el fin de medir el impacto de los riesgos no mitigados a tiempo, el autor toma información de implementaciones reales de las cuales se determinan los riesgos más comunes y miden cuál fue el impacto de las mismas contra el costo inicial del proyecto.
Para esto, analizaron un total de 40 clientes a los cuales se les ha implementado en la ciudad de Quito durante los años de operación de la empresa implementadora que van desde el año 2012 hasta Abril 2015. Por motivos de confidencialidad, los nombres de las empresas en las que se implementó el sistema ERP. así como el de la empresa implementadora, serán reemplazados por su giro de negocio.
Como primer punto, se puede definir que del total de 40 implementaciones, únicamente 8 proyectos presentan riesgos que afectaron en horas para poder ser mitigados y que por ende generaron costos. Es decir que el 20% de los proyectos han sufrido afectaciones en costos por factores de riesgo no detectados y mitigados a tiempo.
Del detalle de los riesgos que afectan a los proyectos en sus costos por detección y mitigación, se concluye el porcentaje de impacto de los riesgos según su categoría:
Tabla 1 -Incidencia de riesgos según categorías
Se trata de 1.391 horas usadas para mitigar riesgos que produjeron un impacto del 30,04% para un total de 4.631 horas de proyecto.
Mitigación de riesgos en la implementación
Basados en los datos obtenidos, si se ponderan las categorías de acuerdo a las horas empleadas, las 3 categorías con más incidencia en los proyectos analizados son:
Tabla 2 – Incidencia ponderada de cada categoría
La tabla indica que las categorías con mayor incidencia son:
- Entrega y Operaciones.
- Gestión del Cambio.
- Tecnología.
Para cada una de estas categorías, hay un conjunto de recomendaciones para mitigar la incidencia de tales riesgos en proyectos futuros y de esa forma reducir el impacto en tiempo/costo. Se recomienda descargar el documento Actividades a realizar con el fin de mitigar los riesgos.
Recomendaciones
- Es recomendable que en los proyectos de implementación de sistemas ERP, se cuente siempre con una auditoría de control de avance de proyecto, la misma que debe ser efectuada por personal que no esté relacionado al proyecto, sino que simplemente evalúe objetivamente el cumplimiento de avance y entregables.
- Para la implementación de un sistema ERP, es fundamental que la empresa interesada cuente con la definición previa de sus procesos principales así como de apoyo y la documentación de los mismos. Esto permitirá reducir los riesgos por mala interpretación o definición de procesos en la herramienta.
- Así mismo, para una implementación de sistemas ERP con riesgos reducidos en la gestión de cambio, la empresa debe contar con el compromiso de la gerencia general de la empresa y del resto del personal para un cambio cultural e inclusive una reingeniería de procesos.
- Se debe considerar que la implementación de un sistema ERP no es tarea únicamente de un departamento de sistemas, sino que requiere de la participación de toda la empresa al ser un sistema que integra todas las operaciones y funciones de la empresa.
Conclusiones
- Se concluye, en base a los proyectos analizados, que la afectación en costos de los proyectos de implementación de sistemas ERP están generados principalmente por riesgos no mitigados o que son mitigados fuera de tiempo y que los mismos corresponden principalmente a la categoría de Entrega y Operaciones.
- Como todo proyecto, sea este de tecnología o no, los proyectos de implementación de sistemas ERP requieren de una adecuada gestión de riesgos, la cual permita identificar los riesgos potenciales a tiempo y de esta manera reducir su impacto en tiempo y costos.
- A diferencia de otro tipo de proyectos, la relación entre los participantes de un proyecto de implementación de ERPs (gerencias, usuarios, equipo de implementación, etc.), es diferente dado que estos requieren que tanto cliente como empresa implementadora trabajen como un solo equipo orientado a un mismo objetivo. Las tareas, tanto de cliente como de implementador, están directamente relacionadas y por ende son totalmente dependientes.
- La eliminación de los riesgos en un proyecto es imposible, siempre tendrá riesgos. Sobre lo que se debe trabajar es sobre el control y mitigación de ellos de tal manera que se reduzca su probabilidad de ocurrencia o de impacto.
Fuente: Nicolás A. Flores Proaño; Desarrollo y aplicación de una metodología basada en las mejores prácticas de control de calidad, para aplicar en la implementación de un erp para empresas del tipo pymes con el fin de reducir los factores de riesgo que afectan el tiempo y el costo de la implementación; Pontificia Universidad Católica del Ecuador.
Adaptado por la División Consultoría de EvaluandoERP.com
