¿Para qué sirve un software de nómina electrónica? ¿Cuándo debe implementarse?

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En Colombia la liquidación de nómina, a través de un software especializado, se ha convertido en una obligación para todas las empresas, sean estas grandes, medianas o pequeñas. Al volverse un requisito, la nómina electrónica se ha consolidado como una de las formas de regular el recaudo de impuestos en el país y de sistematizar la documentación de las empresas.

En este artículo te contamos qué es un software de nómina electrónica, para qué sirve y más. Quédate y descúbrelo.

Qué es la nómina

La nómina es el conjunto de datos financieros que dan cuenta de las remuneraciones recibidas por los empleados de una empresa. Entre ellas se encuentran:

  • el salario básico;
  • las bonificaciones;
  • el pago de horas extras;
  • y las deducciones.

Todas las empresas deben llevar dentro de su contabilidad la liquidación de nómina que, por lo general, consiste en un documento que certifica el pago del salario a los empleados y el aporte que se hace para su seguridad social, si así lo especifica el contrato.

En el caso de Colombia, la Dirección de impuestos y Aduanas Nacionales DIAN exige que toda empresa que maneje una relación laboral (empleador – empleado) bajo contrato de trabajo, debe implementar y expedir nómina electrónica. Esto con el fin de agilizar los procesos administrativos y digitalizar los documentos que suelen expedirse en las organizaciones.

¿Qué es la nómina electrónica?

El documento soporte de pago de nómina electrónica da a conocer los valores devengados y deducidos como remuneración por los servicios que ha prestado el trabajador. Adicionalmente, este soporte le sirve a los empleadores para acceder a descuentos y deducciones sobre su declaración de renta.

Es muy importante tener en cuenta que, para su validación y transmisión por parte de la DIAN, este documento debe presentarse de forma independiente, es decir, por cada empleado o pensionado, dejando claro cuál es el valor correspondiente de los gastos mensuales.

¿Qué es un software de nómina electrónica y para qué sirve?

Un software de nómina electrónica es el sistema que permite realizar, de manera fácil y rápida, el pago del salario a los empleados de una empresa por la labor realizada durante un período determinado.

Este programa permite, además, tener la información personal de los colaboradores y facilitar el proceso de pago. De este modo se contribuye a que la DIAN logre su objetivo principal: mejorar el control y tratamiento fiscal de los impuestos que se recaudan en el país a través de diferentes documentos tributarios.

Ahora bien, en cuanto a las funcionalidades de un software de nómina electrónica podemos destacar:

  1. Cálculos automáticos: ya no es necesario hacer cuentas manuales ni pasar largas jornadas liquidando nómina.
  2. Normatividad al día: las sanciones ya no son un dolor de cabeza, porque los software de nómina electrónica vienen configurados de acuerdo con las leyes vigentes.
  3. Envío de comprobantes por correo: cada trabajador recibe el documento soporte de pago de nómina electrónica en su correo electrónico y puede acceder a él sin ningún problema.
  4. Contabilidad automática: el resultado de los cálculos es automático y al instante.
  5. Cumplimiento de los requisitos DIAN: el software de nómina electrónica debe cumplir al pie de la letra con la normatividad que exige la DIAN a la hora de generar y emitir este tipo de documentos.
  6. Software en la nube: es importante que el software de nómina electrónica funcione en la nube (es decir, a través de internet) para que la información de los empleados esté siempre segura y sea sencillo acceder a ella.

¿Qué empresas están obligadas a generar nómina electrónica y cuándo entra en vigencia el requisito de implementarla?

Según lo establece la ley, en Colombia todas las empresas están obligadas a generar y transmitir nómina electrónica; esto incluye a quienes no son responsables de facturar electrónicamente, pero que cuentan con capital humano en su organización y se rigen bajo un contrato laboral.

Nuevo calendario de nómina electrónica DIAN 2021

En cuanto a los plazos establecidos para emitirla, estos varían de acuerdo con la cantidad de trabajadores que tenga la organización. A continuación, presentamos el calendario de implementación de nómina electrónica en Colombia.

software de nómina

En Colombia hay varias empresas que se dedican a la implementación de nómina electrónica. Es muy importante investigar y ver cuál es el mejor software administrativo y contable en la nube que más se adapta a tus necesidades.

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