Sistema ERP: todo lo que debes saber

¿Qué proveedor de ERP necesita su empresa?

Un sistema ERP te ayuda a integrar todas las áreas de tu empresa. En este artículo te contamos todo lo que debes saber.

¿Qué es un sistema ERP?

El software ERP o también conocido por sus siglas en inglés como Enterprise Resource Planning es un tipo de software que utilizan las empresas para administrar sus actividades diarias, entre ellas están: el abastecimiento, las operaciones de la cadena de suministro, la contabilidad, tanto el cumplimiento como la gestión de los riesgos y la administración de los proyectos.

Suite de ERP completa

La suite de ERP completa se caracteriza por incluir el Enterprise Performance Management, con este software es posible planificar, presupuestar, predecir y tener el informe de resultados financieros de cualquier negocio.

En otras palabras, un software de ERP es el encargado de unificar diferentes tipos de procesos que se llevan a cabo en una empresa y permite entender de forma centralizada el flujo de datos que existe entre ellos para mejorar tu competitividad y saber en qué áreas de tu empresa enfocarte.

Cuando se recopilan datos desde diversas fuentes es posible que se duplique la información; sin embargo, el sistema ERP se encarga de eliminarlos para proporcionar información íntegra con solo una fuente verdadera.

¿El ERP está diseñado para empresas de gran tamaño?

En realidad, un sistema de ERP es fundamental a la hora de administrar diferentes tipos de negocios con distintos tamaños; es decir, tanto multinacionales como PYMES. A esto se suma que, gracias a sus diferentes módulos personalizables, cualquier negocio, sin importar el sector al que pertenezca o los procesos que realice, podrán personalizar su propio ERP.

Existen proveedores especializados en la instalación de software ERP específicos para diferentes empresas, bien sea por su producto o sector, lo que sin duda hace que mejoren en aspectos específicos y que obtengan mejores indicadores.

¿Está preparado para implantar un software ERP en su empresa?

Características principales de un sistema ERP

En los diferentes sistemas de ERP el alcance, funcionalidad y la escala pueden variar considerablemente. A pesar de esto, en la mayoría de estos sistemas es posible encontrar características como la integración de toda la empresa, una base de datos común y operaciones en tiempo real.

Integración de todos los procesos de la empresa

La integración de todos los procesos de la empresa se encarga de hacerlo desde el proceso más importante hasta el de menor relevancia entre departamentos y unidades de negocio.

Base de datos común de un ERP

La base de datos común es otra de las ventajas de un sistema de ERP. Te permitirá registrar datos una única vez y cualquier departamento puede acceder a esta información. Esto te permite:

  1. manejar los mismos datos en toda tu empresa;
  2. acceder en cualquier momento a información de diferentes departamentos;
  3. optimizar el tiempo gracias a que encuentras la información rápidamente;
  4. ahorrar espacio de almacenamiento físico;
  5. evitar pérdida de información de tu empresa y tus colaboradores;
  6. entre otras ventajas.

Operaciones en tiempo real de un ERP

Conocer las operaciones en tiempo real es posibles gracias a que se pueden realizar diferentes procesos de una empresa a pocos segundos de la recepción de un pedido; esto puede hacer que los problemas se identifiquen de forma rápida y que el vendedor tenga más tiempo para corregir esta situación.

Principales beneficios de un software de ERP

Un software de ERP con beneficios, que mejoran el rendimiento de una empresa de distintas formas debido a que cuentan con un alcance global de todas las áreas que lo conforman, entre los principales beneficios de un software ERP están:

  • La eficacia interna: esto se debe a que con un sistema de ERP las empresas pueden reducir el tiempo que utilizan para realizar cualquier proceso empresarial.
  • Puedes tomar mejores decisiones: el sistema ERP se caracteriza por promover la colaboración al compartir los datos que se obtienen de la organización. Estos datos les permiten a los diferentes departamentos analizarlos con el fin de sacar conclusiones y mejorar sus decisiones.
  • Hace empresas más rápidas: la simplificación y estandarización generan estructuras menos rígidas, es decir que tu negocio será más ágil y se adaptará de forma rápida a las diferentes situaciones.
  • Mejora la seguridad de tu información: a pesar de que la seguridad de la información en una base de datos centralizada es crítica, un software ERP la hace más eficaz y es más fácil controlarla en comparación con datos dispersos en diferentes servidores, escritorios y cualquier otro lugar de almacenamiento en el que la información de tu empresa se encuentre en un riesgo mayor.

evaluar software

¿Por qué deberías implementar un software de ERP?

En la actualidad son muchas las empresas que necesitan de un software de ERP para mejorar la efectividad y eficiencia de sus procedimientos, esto va a ser fácil de conseguir debido a que con un sistema ERP tendrás los siguientes beneficios:

Integra la información financiera

Sin la integración de la información financiera, distintos departamentos como el contable, ventas, recurso humano, entre otros, tendrían que utilizar sistemas informáticos para sus labores de forma independiente.

Estos sistemas independientes generan distintas cifras de gastos e ingresos, lo que se traduce en el uso de más tiempo para analizar las cifras generales de tu negocio.

Puede integrar tus pedidos y sus procedimientos siguientes

El sistema de ERP se encarga de coordinar el registro de los pedidos, los inventarios, la fabricación, los temas contables y la distribución. Esto quiere decir que, si utilizas un ERP, la ejecución y monitoreo de estas tareas será más simples, organizadas y tendrás menos probabilidad de que se cometas errores.

Brindan perspectivas según la información de tus clientes

Son muchos los sistemas de ERP que cuentan con un CRM para hacer el debido seguimiento a la interacción con los clientes.

Al combinar las interacciones con otra información, como los pedidos, entregas, solicitudes de servicio, devoluciones, etc., tendrás información valiosa acerca del comportamiento y las necesidades de tus clientes.

La fabricación se acelera y estandariza

En el sector de la manufactura con frecuencia se encuentran varias unidades de negocio que fabrican artículos parecidos, pero utilizan distintos sistemas informáticos y métodos.
Con un sistema de ERP es posible automatizar y estandarizar procesos como la fabricación y el soporte. Es decir que la estandarización hará que ahorres tiempo, que aumente la productividad de tu negocio y que utilices menos personal.

Estandarizas tu aprovisionamiento

Gracias a la ausencia de sistemas integrados de aprovisionamiento, analizar y seguir las compras de una empresa se convierte en un gran reto.

Las grandes empresas frecuentemente evidencian que en sus distintas unidades de negocio se compra el mismo producto con un volumen considerable sin recibir descuentos por estas compras. Con la herramienta de compras de un sistema de ERP es posible identificar cuáles son los servicios y productos que más se utilizan en tu empresa con el fin de negociar el precio con sus proveedores.

Tu información de recursos humanos se estandariza

Son muchas las empresas que no cuentan con un sistema de ERP para estandarizar y simplificar la comunicación con sus empleados, en especial las que cuentan con varias unidades de negocio; estas últimas, generalmente, tienen dificultades para realizar el seguimiento de las horas y gastos que generan.

Con un software de ERP, que cuente con portales de autoservicio, es posible que tus empleados puedan gestionar, tanto su información personal como laboral. Otro de los aspectos que facilita un sistema de ERP es la creación de informes, las solicitudes de permisos y vacaciones, el seguimiento de gastos, la formación, etc.

Puedes tener los informes que necesites

Como el sistema de ERP se encuentra integrado con las distintas áreas de tu empresa, la generación de informes será una tarea sencilla.

Otro aspecto muy importante es que, para cumplir con las distintas obligaciones fiscales, la generación de informes contables será más fácil y rápida, gracias al uso de un ERP.

Si en 2020 estás buscando un software ERP para conseguir una mejor administración de tu negocio, debes tener en cuenta todos los aspectos que relacionamos en este artículo.

Recuerda que en Sofsin tenemos el sistema de ERP que más se ajusta a las necesidades de tu negocio, además contamos con un equipo especialista para resolver todas las dudas que tengas en el momento que más lo necesites.

Por Sofsin

¿Qué proveedor de ERP necesita su empresa?