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Muchas empresas dejan la tarea de crear un RFP para elegir ERP a consultores externos de tipo generalistas. Eso no siempre es una buena idea.

El valor del RFP del software ERP

Si usan profesionales de conocimientos genéricos sobre administración general, pueden encontrar que esos profesionales consumen una gran cantidad del presupuesto para crear un documento que en realidad tiene un valor muy limitado. Además, muchos de esos consultores tienen relaciones cercanas con proveedores de ERP específicos y se verán tentados a escribir especificaciones que guíen al cliente hacia el sistema de su socio de negocios.

Las empresas deberían escribir el documento por sí mismas, aunque es una buena idea contratar a consultores ERP especializados para que les den un consejo inicial sobre cómo escribirlo y luego refinarlo y respaldarlo durante el proceso de selección. Una vez completado, el documento se convierte en un componente vital del arsenal de una empresa para elegir ERP cuando tienen relaciones con los posibles proveedores de un sistema y, más tarde, con los consultores de implementación.

El papel del RFP para elegir ERP

Aunque no puede reemplazar completamente el contacto cara a cara con los integradores de sistemas y los posibles proveedores, ayuda enormemente a enfocar las mentes de los futuros usuarios en lo que realmente quieren de un nuevo sistema. Y la claridad que resulte de eso jugará un papel muy importante a la hora de elegir ERP y, por supuesto, arribar a una implementación exitosa.

El documento no debe ser una lista de generalidades tales como «información de gestión mejorada» o «niveles de servicio aumentados», pero tampoco debe ser tan detallado que los posibles postores renuncien a tratar de leerlo. La longitud del documento que debe enviarse a los posibles oferentes depende en gran medida del tamaño del contrato que se ofrece.

Al buscar un sistema de muchos cientos de miles de dólares con un proceso de selección de software ERP optimizado, es razonable esperar que los oferentes hagan un gran trabajo para ganar el negocio. En este caso, un documento de 200 páginas no sería irrazonable, pero una pequeña empresa con treinta mil dólares para gastar no puede esperar más de uno o dos días del tiempo del posible proveedor, lo que probablemente signifique un máximo de 10 a 20 páginas.

Si le entrega a dicho oferente un documento que demore varios días o semanas en responder, su costo de venta será más alto que el beneficio anticipado. Es posible que se necesite un documento detallado para fines de evaluación, pero las empresas pueden considerar una versión reducida para fines externos.

elegir ERP

Los problemas y riesgos con los RFP de software ERP

Los documentos de requisitos formales lamentablemente han caído en desgracia en los últimos años. La razón es que muchos de ellos eran malos y no eran aptos para un propósito. Entre los problemas incluidos en su elaboración se encuentran:

  • Nivel de detalle inadecuado: ser demasiado detallado o demasiado incompleto.
  • No reflejaban los verdaderos deseos y necesidades de la empresa porque fueron escritos por personas que realmente no entendían el ERP o lo que se quería. De hecho, muchos documentos se tomaron de un «stock» de especificaciones de requisitos utilizados anteriormente, se cortaron y se pegaron en un documento teóricamente a medida. Los resultados fueron a la vez pobres y caros.
  • Fracaso para mirar hacia el futuro. Al preparar la especificación, las compañías no solo deben considerar lo que quieren y necesitan hoy, sino que también deben hacer algún tipo de asignación para el lugar hacia donde probablemente va su negocio. ¿Hay expectativas de abrir filiales extranjeras que puedan necesitar versiones en otros idiomas del software? ¿Podría haber en el futuro la necesidad de establecer una división de mantenimiento para ofrecer un servicio postventa? Es imposible un sistema totalmente a prueba de futuro, pero todas las empresas se deben, al menos, intentarlo.

El otro gran problema con estos documentos para elegir ERP es que tradicionalmente han sido página tras página de casillas de verificación. Pero hay una debilidad en esto y es que tales preguntas son fáciles para que los proveedores potenciales malinterpreten o «interpreten de manera ventajosa», por lo que es casi imposible que tales preguntas descubran la verdad sobre las capacidades de un sistema. Por esa razón, el documento debe contener escalas de o grados de cumplimiento o preguntas que comiencen, «¿Cómo …?». Por ejemplo; no deberían preguntar, «¿Su sistema es multi-moneda?», pero debería preguntar: «¿Cómo soporta su sistema las transacciones multi-moneda?»

Cómo crear un RFP más efectivo centrado en el futuro

La desventaja de preguntas abiertas, por supuesto, es que las respuestas, al ser detalladas, toman más tiempo para que el oferente escriba y más tiempo para que la empresa que demanda lea.

Después de una introducción (de no más de una página) que describe a la compañía, cómo opera y qué es importante para ella, cada área funcional debe especificar lo que necesitan del nuevo sistema y que será considerado para elegir ERP. Esta no debe ser una lista de campos de base de datos, ni una lista de informes requeridos, sino que debe describir la forma en que funciona cada departamento y los procesos de negocios que debe soportar el nuevo sistema. Luego, deben preguntar a los posibles oferentes cómo puede contribuir su sistema a esos objetivos. El documento debe ser específico sobre lo que se debe hacer, pero no debe especificar cómo debe hacerse.

Un error muy común es documentar el sistema actual y utilizarlo como la base de la especificación de requisitos. Si compramos automóviles de esa manera, todavía estaríamos manejando los modelos Ford ‘T’.

Cuando las empresas utilizan su sistema existente como plantilla para elegir ERP, pueden verse demasiado limitadas por sus experiencias anteriores. Pero, cuando les dicen a los posibles oferentes lo que están tratando de lograr, a diferencia de lo que están tratando de hacer, entonces, habiendo implementado sistemas en muchas otras compañías y conociendo bien su software, pueden sugerir alternativas y mejores formas de hacerlo.

Las empresas también deben asegurarse de que el documento enumere todos sus procesos comerciales y no solo los que están causando problemas en la actualidad. Al escribir el documento, es muy fácil olvidar las cosas que funcionan bien y asumir que el nuevo sistema hará todo lo que hizo el sistema anterior. Incluso si el nuevo sistema proviene del mismo proveedor que el anterior, es casi seguro que este no es el caso. La regla es que no hay nada hasta que se confirme que está allí. El nombre en el paquete podría ser el mismo, pero el contenido casi seguramente difiere.

Conclusión

Los RFP para elegir ERP deben ser un componente crítico de su proceso de selección de ERP. Una buena especificación de sistemas tiene los siguientes beneficios:

  • Ayuda a concentrar las mentes en lo que realmente se requiere.
  • Ayuda a los consultores de selección a identificar sistemas adecuados para una lista corta.
  • Permite que los sistemas en competencia sean evaluados objetivamente,
  • Proporciona directrices para los integradores y consultores de implementación.
  • Ayuda a evitar que estas personas se desvíen del camino acordado.

Eso convierte al RFP en un documento bastante útil y, si las empresas necesitan ayuda para realizarlo, encontrarán que es una inversión muy pequeña pero que vale la pena.

Una última reflexión: después de haber creado la especificación de los requisitos, es esencial que la gerencia superior de todos los departamentos que cubiertos la acepte y la apruebe. Si alguno de ellos no está de acuerdo con el contenido, o incluso con el objetivo de elegir ERP, ahora es el momento de decirlo: no es posible implementar ERP con éxito sin el compromiso total del nivel C de la empresa (CEO, COO; CFO, CTO, CIO) pero, con todos a bordo, las empresas encontrarán que pueden mover montañas.

Una vez escrito el documento RFP, las siguientes etapas son enviarlo a los posibles proveedores y evaluar sus respuestas. Los buenos consultores de ERP pueden dar consejos útiles sobre cómo hacer esto.

Fuente: ERP Request for Proposal (RFP): What Do You Want Your New Software to Achieve?, Third Stage Consulting Group.

Traducido y adaptado por la División consultoría de EvaluandoERP.com

 

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