Principales productos BI

A continuación, se presentan y detallan los tres principales productos BI. Estos productos BI siguen una estructura jerárquica, es decir, existen dependencias de existencia entre ellos.

Sistemas de Soporte de la Decisión

Un sistema de Soporte de la Decisión (DSS) es una herramienta de BI centrada en el análisis de todos los datos de una organización. A primera vista, puede resultar fácil el analizar todos los datos de una organización con una aplicación hecha a medida o un ERP, sin embargo, no suele ser así, ya que estas aplicaciones suelen proporcionar una serie de informes predefinidos en los que
la información se presenta de manera estática y no permiten investigar de forma correcta los datos.

El DSS permite dar solución a gran parte de las limitaciones que presentan los ERP. Entre sus características principales se encuentran:productos BI

  • Rapidez en el tiempo de respuesta: Las bases de datos, o los almacenes de datos a los que atacan estas aplicaciones suelen presentar un modelo de datos en forma de estrella o copo de nieve. Este modelo de base de datos está optimizado para poder estudiar volúmenes de información de un tamaño considerable.
  • Informes dinámicos, flexibles e interactivos: El usuario final no tiene por qué ajustarse a los listados predefinidos en el ERP.
  • No requiere conocimientos técnicos: Un usuario sin experiencia puede crear nuevos informes y navegar entre estos, de manera que, para analizar la información disponible, no es necesaria la ayuda de un departamento informático.
  • Integración entre todos los departamentos de la organización: El proceso ETL previo a la implantación de un DSS garantiza la buena calidad de los datos y la integración de estos entre los diferentes departamentos de la organización.
  • Disponibilidad de información histórica: Los DSS tienen la posibilidad de comparar los datos actuales con los datos correspondientes a otros periódicos históricos de la organización.
  • Información personalizada por usuario: Los DSS pueden mostrar una información u otra dependiendo del usuario que la quiera visualizar, de manera que solo se muestra la información de interés para dicho usuario y se evitan las distracciones por exceso de información.

En resumen, un DSS explota al máximo la base de datos de una organización, proporcionando informes muy dinámicos y con gran potencial de navegación.

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Sistemas de Información Ejecutiva

Un Sistema de Información Ejecutiva (EIS) o Sistema de Información para Ejecutivos es una herramienta de BI basada en DSS, que provee a los altos cargos de una organización un acceso de manera sencilla a la información tanto interna como externa de la organización.

El objetivo principal es que el ejecutivo tenga a su disposición una visión completa del estado de los indicadores de negocio que le afectan al momento, teniendo la posibilidad también de analizar en detalle aquellos indicadores que no estén cumpliendo con las expectativas iniciales.

La principal singularidad del EIS es que permite ofrecer al ejecutivo un acceso de forma rápida y efectiva a la información que se comparte, a través de interfaces gráficas. El EIS incluye a menudo alertas e informes basados en singularidad, así como históricos y análisis de tendencias. También suele permitir la domiciliación por correo de aquellos informes que se consideran más relevantes.

Gracias a un EIS se puede obtener un resumen del comportamiento de una organización, o de un área de esta, y poder analizarla a través del tiempo. También es posible ajustar la visión de la información a la teoría de los cuadros de mando.

Cuadros de mando

El cuadro de mando (CM) o Scorecard es una herramienta de BI de control empresarial que permite definir y controlar los objetivos de una organización y de las diferentes áreas que esta comprende.

Las diferencias principales respecto a los otros productos BI (DSS, EIS) es que el CMI está más encaminado al seguimiento de indicadores que al análisis con detalle de la información. Es más común que un CMI esté controlado por los altos cargos, o dirección general de una compañía, mientras que las otras herramientas van más enfocadas a la dirección por departamentos. El CM requiere los altos mandos analicen el mercado y la estrategia para definir el plan estratégico de la organización. Una vez construido el plan estratégico, se utiliza este modelo para seleccionar los indicadores del CM.

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Ilustración 1: Estructura jerárquica de los productos BI

Cuadro de Mando Operativo (CMO)

Esta herramienta de BI se centra en el seguimiento de las variables operativas, es decir, en variables que pertenecen a departamentos o áreas específicas de la organización. Los análisis del CMO puede hacerse diaria, semanal o mensualmente, y se centra en indicadores que de manera general representan procesos, de manera que su implantación y puesta en marcha es más rápida y sencilla. Es muy aconsejable que el CMO esté ligado al DSS para inspeccionar en profundidad sobre los datos.

Cuadro de Mando Integral (CMI)

Esta herramienta de BI muestra la ejecución de la estrategia de una organización desde el punto de vista de la gerencia (esto ayuda a que la dirección general esté involucrada en todas las fases del plan estratégico, desde la definición hasta la implantación). Se pueden encontrar varios tipos de Cuadro de Mando Integral, por lo general, los más utilizados son los que se basan en la metodología de Kaplan & Norton, cuyas principales características son que se usan tanto indicadores de rendimiento financieros como no financieros, y que los objetivos estratégicos se dividen en cuatro áreas:

  • El área financiera: añade la visión de los accionistas y mide la producción de valor en la empresa. Esta área tiene como finalidad encontrar qué indicadores deben de ir bien para que los esfuerzos de la organización se transformen en valor.
  • El área del cliente: muestra el posicionamiento de la empresa en los segmentos de mercado dónde quiere competir. Por ejemplo, para una empresa que siga una estrategia de costes, le interesa tener unos precios más bajos que su competencia y una cuota de mercado alta. El CMI puede ayudar mucho mostrando un indicador de la cuota de mercado actual, y un índice que sirva de comparación de los precios de la empresa con los precios de la competencia.
  • El área interna: Muestra indicadores de procesos que se realizan de manera interna en la empresa y son claves para un buen posicionamiento de la empresa en el mercado. Siguiendo el ejemplo de la empresa anterior, que sigue una estrategia de costes, los indicadores de calidad, productividad e innovación serán muy importantes.
  • El área de aprendizaje y crecimiento: muestran indicadores muy importantes para la empresa, sobre en épocas de crisis, que ayudan a decidir dónde se ha de invertir el dinero para ser los más eficientes posibles.

Pese a que estas cuatro áreas son la más importantes, no siempre son obligatorias. Una vez se tienen definidas los objetivos de cada área, se definen los indicadores que se utilizaran para hacer un seguimiento, teniendo en cuenta que no se debe de haber más de siete indicadores por área, debido a que si existen demasiados indicadores pueden llegar a difuminar la información.

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Ilustración 2: Estructura de las cuatro áreas del plan estratégico

Adaptado por la División Consultoría de EvaluandoERP.com

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