Este artículo, bajo el pretencioso título “manifiesto” sobre elección del software, pretende ser una relación más o menos ordenada sobre los principales puntos de interés y a tener en cuenta antes de proceder a la elección del software.
Un manifiesto es un escrito donde se exponen públicamente la declaración de unas doctrinas o propósitos de interés general. Este manifiesto pretende ser una lista ordenada de consideraciones a tener en cuenta en la elección del software, ya sea, un ERP, BI, CRM, etc.
Capítulo 1: Antecedentes.
Partiremos del hecho de la detección de una necesidad. Desde el punto de vista tecnológico, funcional u operativo, organizativo, tributario, etc. se detectan carencias imposibles de cubrir con el sistema de información actual. En ocasiones, el mayor de los problemas es detectar que existe esa necesidad. Convencer a los usuarios de que los procedimientos de trabajo son obsoletos y por tanto mejorables, o convencer a la junta de dirección de que el trabajo sale más por voluntad y esfuerzo de los usuarios que por el uso de las herramientas adecuadas, son el primer paso para abordar un cambio en el software.
Capítulo 2: Contexto.
Los procedimientos de trabajo están orientados al software debido a las limitaciones de éste, cuando debería ser al revés y el propio software ayudar y facilitar estos procedimientos.
Diversidad de herramientas externas y ajenas al software principal para realizar tareas que deberían ser inherentes a éste. Resultado: dispersión de datos y duplicidad de tareas con el consiguiente coste.
“El mito de la caverna“. Usuarios que asocian su realidad a la verdad no conocen realidades distintas por lo que las sombras que perciben creen ser la única realidad existente. La resistencia al cambio: Siempre se ha hecho así, por tanto, es el único modo de hacerlo. (Recomendamos leer el artículo: Gestión de cambios en implementaciones ERP)
El personal involucrado en la gestión no ha parado de crecer en ninguna circunstancia, ni en época de mayor facturación, ni en época de menor.
El software de los grandes está pensado para grandes corporaciones, no tienen cabida en una pequeña corporación.
Capítulo 3: La elección del software.
3.1. Analizaré y atenderé a las distintas clasificaciones de la elección del software
- Según su licenciamiento: libre o privativo.
- Según su alojamiento: on-premise u on-demand.
- Según su tipología: estándar vertical, estándar horizontal o software a medida.
- A priori, no descartaré ninguna opción. Un estudio pormenorizado de ellas, nos irá definiendo el modelo de software que más se adecúa a nuestras necesidades.
3.2. Comprobaré si la elección del software está alineado con mi listado de requerimientos.
3.3. Comprobaré si los requerimientos de implantación son total o admite realizarlo de forma incremental, lo que equivale a si ha de implantarse de una sola vez o existe la opción de implementarlo por fases.
3.4. Me interesaré por las tecnologías en las que se encuentre fabricado el software con el fin de detectar la posible obsolescencia prematura de éste.
3.5. Atenderé a las garantías de seguridad, sobre todo en modelos de alojamiento subcontratado.
3.6. Atenderé a la conectividad del software. No a todas las posibilidades que ofrezca, solo si permite la conexión con mis herramientas actuales o previstas para el futuro.
3.7. Analizaré si la adecuación del software se ajusta suficientemente a mi modelo de negocio en el aspecto operativo, funcional, tributario y legislativo, etc.
3.8. Estudiaré los casos de éxito del software para detectar los puntos fuertes de éste. También estudiaré los casos de fracaso del software para detectar los puntos débiles de éste.
3.9. Estudiaré la periodicidad de las actualizaciones y de qué tipo son: funcionales, tecnológicas, tributarias, etc.
3.10. Comprobaré como me afectarán los nuevos procedimientos de trabajo, cuales mejorarán y cuales empeorarán en el caso de adaptación al software, así como cuáles se mantendrán en el caso de adaptación del software.
3.11. Determinaré las nuevas oportunidades que me ofrece la elección del software frente a mi competencia.
3.12. Analizaré las propuestas económicas bajo el prisma de los beneficios aportados por la elección del software, nunca en términos absolutos.
3.13. Desecharé cualquier software que no implique un mantenimiento.
Capítulo 4: La elección del software de proveedor.
4.14. Indagaré sobre la reputación del proveedor a través de consultas directamente a sus clientes.
4.15. Pactaré la asignación del equipo de consultoría e implantación, dejando abierto la posibilidad de cambio si su experiencia no se ajusta a las necesidades.
4.16. Indagaré sobre el resultado de las implantaciones realizadas por los propios consultores, así como sus casos de éxito y de no éxito, y los motivos que condujeron a uno u otro resultado.
4.17. Si mis necesidades lo requieren, buscaré un proveedor que permita la realización de cambios en el software.
4.18. Analizaré las propuestas económicas bajo el prisma de los beneficios aportados por el proveedor, nunca en términos absolutos.
Capítulo 5: Consultoría, formación e implantación.
5.19. Determinaré mi equipo de trabajo en las distintas áreas y nombraré un director de proyecto, que trabajarán codo con codo con los consultores.
5.20. El personal asignado deberá conocer suficientemente las reglas del negocio y con suficiente experiencia.
5.21. El personal asignado deberá poseer disponibilidad de tiempo.
5.22. El director del proyecto tendrá la jerarquía suficiente que evite conflictos con el resto de personal.
5.23. Todas las capas de la empresa estarán alineadas con el proyecto, desde el consejo de administración, hasta el último usuario.
5.24. La implantación no es una etapa de captura de nuevos datos, sino de recolección de éstos.
5.25. Se diseñará junto al proveedor del servicio un cronograma del proceso y se ajustará al máximo el cumplimiento de los hitos.
5.26. Se organizarán equipos por departamentos o agrupación de tareas con los que se analizará en detalle cada procedimiento o flujo de trabajo.
5.27. Se estudiará, junto al proveedor, la viabilidad y necesidad de migración automática de datos a partir de otras fuentes.
5.28. Se analizará los procedimientos de trabajo junto al proveedor con el fin de parametrizar éstos en base al software o de reformularlos según las nuevas propuestas operativas.
5.29. Se realizarán ciclos completos entre departamentos para comprobar que se cumplen las especificaciones iniciales.
5.30. Se realizarán ciclos de integración entre los distintos departamentos con el fin de detectar posibles fallos.
Capítulo 6: Puesta en producción.
6.31. Últimas migraciones de datos (si las hubiera).
6.32. Disponibilidad total de los responsables del proyecto y consultores.
6.33. Obviar funcionalidades no implementadas o necesidades imprevistas, ya habrá tiempo más adelante.
6.34. Comprobar que los procesos se ajustan a las especificaciones iniciales.
6.35. Existirán errores por muchas pruebas unitarias y de integración que se hayan realizado en la fase previa. Se irán reportando a los consultores para su solución paulatina en función del grado de criticidad.
Capítulo 7: El mantenimiento.
7.36. Exigiré un mantenimiento evolutivo, adaptativo, preventivo y correctivo del software. Y pagaré, por tanto, por ello.
7.37. Exigiré el número de actualizaciones anuales comprometidas por el proveedor, y que éstas se ajustan al nuevo marco jurídico o tributario del momento.
Por Sergio Martínez
Autor web Mundo.erp
Director desarrollo e implantación ERP, Daemon4, S.L.L.