El objetivo de un sistema ERP (Enterprise Resources Planning) es optimizar los procesos empresariales. Desde la producción, ventas, distribución, procesos administrativos hasta la toma de decisiones. ¿Para que tipo de empresas? Para todas, sin importar el tamaño o la actividad.
Desde el punto de vista funcional, debemos indicar que los sistemas ERP (Enterprise Resources Planning) están diseñados en forma modular, como piezas de un gran mecano. Cada uno de estos módulos o aplicaciones tiene una función específica.
El concepto de modularidad de un sistema ERP se puede ilustrar siguiendo la Figura propuesta por Davenport, en ella se destaca, como parte central del sistema ERP, una base de datos que tanto capta información que proviene de distintas aplicaciones, como a su vez entrega, desde sus repositorios, la información que estas aplicaciones necesitan para apoyar a las diversas funciones de la empresa. Aunque este modelo tiene años, sigue teniendo vigencia a los efectos de explicar el concepto.
En relación a los módulos o aplicaciones, podemos indicar que, primero y más cerca de los proveedores, las aplicaciones financieras, de manufactura, de inventario y de abastecimiento de tipo back office. Más cercana a los clientes, un segundo grupo de aplicaciones de ventas entregas y servicio apoyan tanto a las fuerzas de venta como a los representantes del servicio al cliente. Adicionalmente, los dos grupos de aplicaciones nombrados se integran con las de gestión de recursos humanos y las de reportes a directivos y grupos de poder.
La integración con todas las aplicaciones se realiza a través de los datos contenidos en los repositorios de la base de datos. Esta integración permite que los datos sean ingresados en un solo lugar y toda la información relacionada con estos sea actualizada automáticamente. Tomemos, como ejemplo, la situación en que un representante de ventas de una empresa de fabricación prepara un presupuesto para un cliente utilizando un ERP.
El vendedor ingresa la información básica sobre los requerimientos del cliente especificando la configuración del producto requerido, su precio y fecha de entrega. Cuando el cliente acepta el presupuesto, el representante de ventas refleja la situación en el ERP, el cual, luego de verificar el límite de crédito del cliente, registra la orden de venta.
A su vez, el sistema planifica la entrega, reserva los materiales necesarios de inventario; ordena las partes necesarias para la fabricación o el ensamble a los proveedores y planifica el ensamblado en la planta de industria.
Se actualizan inmediatamente los presupuestos de ventas y producción, y se crean una lista de planificación de requerimientos de materiales y un recibo de materiales. En la cuenta de remuneraciones del representante de ventas se acredita la comisión generada por la venta.
Como parte del proceso, se calculan los costos reales de producción y la rentabilidad. Se actualizan:
- El balance corporativo.
- Los libros de cuentas por pagar y cuentas por cobrar.
- La contabilidad por centro de costo.
- El flujo de caja.
De esta forma, el sistema ERP utiliza casi toda la información de la transacción resultante de la venta. Pero, a las personas no les gusta cambiar, y un ERP les pide que cambien la forma de hacer sus trabajos. Por eso el valor de ERP es tan difícil de fijar. El software es menos importante que los cambios efectuados por las compañías con respecto a las maneras de negociar. Si la utilidad del ERP la usa para mejorar las formas de tomar las órdenes de pedido, la administración de los bienes manufacturados, sus envíos y la gestión de las cuentas, se verá el valor agregado desde el software.
Si se instala el software sin cambiar los métodos de trabajo, no podrá verse el valor integral, porque el nuevo software podría reducir la velocidad, reemplazando el software viejo que todos conocen con el nuevo software que nadie hasta el momento ha aplicado.
Por Oscar Alvarez Rubado, consultor independiente