Evaluando costo total de sistemas “ alquilados” versus “ licenciamiento”

¿Qué Software ERP necesita su empresa?

Al momento de seleccionar un Sistema de Gestión, Sistema ERP o simplemente una solución para una de las áreas de la empresa, el mercado ofrece 2 alternativas bien diferenciadas para la adquisición de los productos de software: Alquiler o Licenciamiento.

Considerando que evaluamos productos con la misma prestación y que cubren las necesidades que son de nuestro interés, trataremos de evaluar las dos alternativas. Suponemos tambien, que decidimos entre productos de similar calidad, alcance y funcionalidad, donde la única diferencia es la modalidad de adquisición. Una definición contextual de ambas alternativas de adquisición podría decir que:

  • Cuando se alquila un sistema se obtiene la prestación por un servicio a un bajo costo por tiempo determinado. El tiempo esta fijado mientras se pague el alquiler. Una de las principales diferencias queda expuesta: “ Se compra un servicio y no un producto” .
  • En el esquema de Licenciamiento el costo inicial será mayor. Se es el propietario del software. Se cuenta con mayor grado de libertad en las dediciones futuras. Se decide sobre el producto y los datos contenidos.

Si conocemos del desafío que representa la implementación y puesta en marcha de un sistema, puedo decirles que la experiencia me dice que verdaderamente lo es; si entendemos que los sistemas son una herramienta para tomar decisiones que ayudan a mejorar nuestro negocio, entonces al momento de adquirirlos deberíamos proyectar y pensar nuestro negocio/empresa a no menos de 5 anos.

Cambiar de sistema y/o proveedor no es cosa de todos los días. Cuando elegimos un sistema, elegimos, un proveedor, confianza, permanencia en el mercado y proyectamos a futuro. En por eso que cuando nuestro negocio lo demande, cuando necesitemos redefinir alcance, potenciar el sistema para que refleje la dinámica del mercado, debemos contar con una base sólida y es cuando se ponen de manifiesto la confiabilidad en nuestro proveedor, la escalabilidad y potencialidad del sistema y los “grados de libertad” sobre el producto Alquilado o Comprado. Es cuando “necesite agregar valor al software”, donde toma valor el titulo de propiedad. En ese momento tendremos el producto y la posibilidad de elegir el proveedor de servicios.

Para resumir, agregaría algunas preguntas al cheklist para cuando tenga que realizar la selección de sistema para mi empresa:

  1. Quien es el propietario del sistema
  2. Quien responde si la empresa proveedora desaparece
  3. Quien es el propietario de los datos
  4. Estoy Alquilando el sistema para mi empresa o Alquilo por puesto de trabajo/Terminal o PC
  5. Estoy Alquilando un sistema integrado o Alquilo una prestación puntual
  6. El proveedor me brinda servicio personalizados para lo que mi empresa demande o me debo adaptar yo a los estándares del proveedor
  7. Cuantos Alquileres me sale comprar el sistema?

Por Lic. Gustavo David Garcia. www.clavesdesoft.com.ar

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