¿Por qué un ERP no funciona? Y como arreglarlo

Uno de los mayores retos que enfrenta actualmente la industria de Sistemas de Información Empresarial es que cerca del 70% de los proyectos jamás llegan a ser puestos en producción, y solamente un 10% de los que llegan a producción logran cubrir las expectativas generadas al inicio del proyecto. Estudios como los realizados por EvaluandoERP y Panorama Consulting nos recuerdan constantemente esta lamentable realidad.

Algunos expertos como el Dr. James A. Robertson estiman que hasta un 95% de las empresas no se encuentran satisfechas con sus sistemas de información ERP.

Un principio fundamental en diversas ramas de la ingeniería, especialmente la ingeniería civil, dice que un sistema bien diseñado no falla y por lo tanto, funciona. En otras palabras, los ingenieros no diseñan sistemas para que funcionen sino para que no fallen. El resultado es que los sistemas desarrollados de esta forma se mantienen funcionando por mucho tiempo. Cualquier edificio, carretera, puente o construcción civil es un vivo ejemplo de esto.

Un ERP es un sistema de precisión está construido sobre líneas de código en lugar de sobre hileras de ladrillos. Por tanto, para que un ERP funcione correctamente se debe aplicar el mismo principio fundamental de la ingeniería que ha funcionado para diseñar edificios que siguen en pie aún después de muchos siglos de haber sido construidos.

A lo largo de mis años como consultor, me he dado cuenta de que este principio básico de ingeniería con frecuencia se olvida al llevar a cabo la implementación de los sistemas ERP. Este olvido es causa de una cantidad importante de fracasos y pobres resultados.

A continuación: siete aplicaciones prácticas de este principio que le permitirán eliminar las fallas en su sistema de información empresarial y por lo tanto, hacer que funcione.

Alinee los objetivos del sistema y la esencia de su negocio

El propósito principal de un Sistema de Información Empresarial es proporcionar la información correcta, a la persona correcta, en el momento y lugares correctos para que pueda toma la decisión correcta. La decisión correcta es la que permite que la empresa alcance sus objetivos estratégicos.

Para evitar que el sistema se convierta en una máquina registradora sin ninguna aplicación en la toma de decisiones, debe lograr que este sea capaz de soportar los principios estratégicos que conforman la esencia de su empresa.

Tome parte activa en el proyecto

Muchos proyectos de implementación se llevan a cabo por requerimientos externos o por moda. En estos casos es común encargar el proyecto al área de Sistemas o al Departamento Financiero de la empresa.

Sin embargo, la única persona con el poder y la visión necesaria para orientar el proyecto de forma correcta es el custodio de la estrategia de la empresa. El Director General. ¡Usted!

Busque un buen consultor antes que un buen sistema

Actualmente la tecnología ha avanzado tanto que cualquiera de los sistemas ERP que existen en el mundo, correctamente configurado, puede cubrir las necesidades principales de casi cualquier empresa y dar muy buenos resultados. Por el contrario, un sistema configurado incorrectamente, aunque sea el mejor sistema tecnológicamente hablando, entregará resultados terriblemente incorrectos e incompletos.

El consultor es la persona o personas que le ayudarán a lograr que su sistema esté correctamente configurado. Obtendrá mejores resultados de su sistema si busca al mejor consultor y usa el software que este le recomiende.

Procure que su sistema esté configurado de forma precisa

En un sistema de ingeniería las especificaciones están diseñadas de forma precisa, literalmente, hasta la última tuerca y tornillo. Por el contrario, muchos sistemas de negocios están configurados por personal poco experimentado tanto en la empresa como en el sistema. Su inexperiencia da lugar a muchas ambigüedades en la configuración lo que origina errores importantes en el sistema final.

Cualquier software ERP es una máquina de precisión y usted debe asegurarse de que está configurado con precisión hasta en el más mínimo detalle. Cuando un sistema está bien configurados resulta fácil de utilizar, requiere de menor capacitación y trabaja de forma consistente y confiable.

Organice laboratorios de simulación de Negocios

Un laboratorio es un lugar donde las características más importantes del mundo real se modelan de forma precisa; es probable que no se parezca al mundo real, pero imita su comportamiento. Un laboratorio de simulación de negocios está pensado para probar la configuración del sistema bajo todas las circunstancias posibles, especialmente las más inusuales.

Organizar varios laboratorios de simulación de negocios en los momentos clave de la implementación le permitirá eliminar completamente los errores de configuración en el sistema.

Integre el sistema a las operaciones diarias del negocio

Las personas forman parte del sistema. Un Sistema de Información Empresarial empieza con las personas que capturan la información y termina, con las personas que interpretan y actúan con base en la información que proviene del sistema.

Asegúrese que todo el personal que interactúa de alguna forma con el sistema está perfectamente entrenado y capacitado para trabajar de forma efectiva.

Invierta en tecnología

Poder confiar en la tecnología es esencial y no debería limitar los recursos que destine a este aspecto. Su objetivo debería ser tiempos de respuesta excepcionalmente bajos y no debería tomar ningún atajo al respecto. El impacto que causa un bajo rendimiento de la tecnología en la moral del personal así como en la precisión y confiabilidad del sistema debería ser suficiente para justificar esta decisión.

No se deje engañar por la falsa ilusión de ahorrar algo de dinero. Exija siempre trabajar con el mayor rendimiento posible.

Conclusión

El proyecto de implementar un ERP en su empresa es una de las inversiones más importantes y de mayor alcance que vaya a realizar nunca en su negocio. Encontrará entonces que, la aplicación de las guías anteriores tendrá un enorme impacto benéfico en los resultados de su proyecto, mejorando de forma notable el Retorno de Inversión.

Por Agustín Cruz Lozano
Consultor Senior OpenPyme

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4 Comentarios

  1. Un punto muy importante es la accesibilidad y conocimiento del usuario final, ya que al final del día a los consultores no se les paga por enseñarle al usuario como es su proceso y realmente el usuario que esta en el puesto lo hace a como Dios le da a entender y se supone que deberían de ser expertos en sus procesos y este es un punto muy fuerte para que se caiga la implementación cual fuera el ERP, si el usuario no sabe cual es su proceso se debe de identificar desde el principio esta carencia y reforzarla con capacitaciones, por la misma empresa o cotizarlas previamente. Despues en la impelmentación se debe de empujar tanto el proveedor como el usuario final ya que de estos dos depende el exito de la implementación. Hay softwares ERP que estan surgiendo y ya no estan tan caros como SAP que vale millones poco a poco la brecha se reduce pero eso no quiere decir que encuentres una licencia gratis o barata y que se ajuste perfectamente a tu cuerpo empresarial, eso si es mas barato 600 mil pesos que 5 millones de pesos … pero aun asi esos 600 mil pesos algunas empresas no los tienen entonces ? hay que esperar mas para que salgan ERPs mas baratos para todos…

  2. Coincido con tus comentarios August, solo opino que el software no debería condicionar la forma en como se llevan acabo los procesos en una empresa sino al revés.

    PD: Como siempre, gracias por tus comentarios!

  3. Será algo de mucha utilidad cuando se incluyan sistemas de inteligencia artificial en los sistemas ERP, que de manera autónoma aprendan, memoricen procesos y se adapten a las necesidades específicas de cada empresa en lo particular… eso sería algo impresionante, y el sistema ERP que lo logre, será el parteaguas para una nueva generación de los sistemas gestión empresarial. Aunque suene utópico, es posible.

  4. Agustin, ese paradigma es antiguo y en desuso actualmente, no es viable en tiempo ni económicamente que todas las empresas adapten los ERPs a sus procesos, la tendencia es utilizar ERP genéricos con procesos de negocios estandarizados desplegados en la nube lo que reduce drásticamente los precios en licencias e implementación así como el tiempo de implementación.

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