Cuando una compañía toma la decisión de implementación de un software de gestión, debe tener en cuenta muchos aspectos para justificar su inversión y tener la seguridad de que el ERP escogido funcionará como realmente lo necesita. Encontrar la solución tecnológica adecuada no es fácil y es tan importante como la elección de un proveedor que brinde un servicio de buena calidad.
No serviría de nada encontrar un producto que cubra con todas las necesidades funcionales y tecnológicas que la empresa requiere, si no lo acompaña un proveedor con experiencia que ofrezca valor agregado basado en su trayectoria y experiencia. Por lo tanto, el proceso de selección e implementación de un ERP es largo y complejo.
Más allá de los aspectos genéricos, resulta necesario considerar aquellos elementos que puedan jugar en contra el éxito de la implementación, asociados generalmente al grado de compromiso del proveedor con los resultados del proyecto. Estos son algunos factores a tener en cuenta en el momento de incorporar una solución ERP:
1. Procesos
Cuando una empresa decide implementar una solución de gestión empresarial, debe tener en claro sus procesos, tales cómo cuáles son, qué tiempos manejan, cuáles son los recursos necesarios para llevarlos a cabo, qué niveles de exigencia demandan, etc. Es importante considerar la situación actual y también hacer proyecciones a futuro, ya que si la empresa crece, los procesos también lo harán, lo cual obligará a responder de forma ágil y eficiente ante el nuevo escenario.
2. Recursos
Una vez definidos los procesos, es necesario evaluar con qué cuenta la compañía para ejecutarlos. En este sentido se debe tener presente el tamaño de la empresa, antes de definir qué tipo de solución de ERP necesitan. Este paso es muy importante ya que la adecuada administración de todos los recursos involucrados, materiales y humanos, es necesaria para asegurar el éxito del proceso. En este punto hay que destacar que este tipo de proyectos acarrean cambios culturales y comunicacionales que exigen predisposición al cambio y a las nuevas formas de trabajo, con lo cual es fundamental tener muy claras estas cuestiones desde un comienzo.
3. Recursos
A la hora de evaluar al proveedor de la solución, es preciso estudiar su posicionamiento en el mercado, las implementaciones realizadas anteriormente, su equipo de trabajo, la experiencia de sus consultores y por supuesto, las características de las aplicaciones que provee. Resulta por demás enriquecedor tener la oportunidad de interactuar con un cliente del proveedor que se encuentre en su mismo segmento de mercado, para constatar la efectividad de la solución para dar respuesta a ese mercado vertical. O bien incursionar en la lectura de casos de éxito de empresas colegas, leer testimonios de otros usuarios, etc.
Conocer el alcance del proyecto, con sus fases de implementación, los compromisos que tanto cliente como proveedor asumen para cumplimentarlo, son todos temas que no pueden quedar al margen en la definición del proveedor que se encargará del proyecto y que se convertirá en un socio estratégico para la compañía.
4. Equipo
Una vez elegido el proveedor, deben definirse cómo se conformarán los equipos de trabajo usuario-proveedor, indicando los perfiles deseados por ambas partes y los tiempos de ejecución estimados para cada uno de ellos.
5. Producto
Determinados los recursos participantes y el proveedor se procederá a planificar en detalle las tareas que conformarán la implementación de la solución. Teniendo mucha importancia la etapa inicial de relevamiento, en la cual se plasmarán en detalle las necesidades y expectativas del proyecto a ser implementado. El resto de las etapas conformarán el ciclo completo de implementación de la solución seleccionada y tendrán relación directa con la metodología de implementación adoptada por su proveedor.
Debido al crecimiento de la industria IT, cada vez son más las empresas que incorporan soluciones de gestión. El proceso de elección e implementación de nuevas tecnologías implica desafíos para todos los miembros de una empresa, pero los beneficios que traen facilitarán los procesos para los usuarios y mejorará la rentabilidad del negocio.
Por Fabián Guerra, Director Comercial de Softland Argentina