Cómo ahorrar tiempo y mejorar la calidad del servicio constantemente. Esta es una pregunta que parece perseguir a todos los empresarios de pequeñas y grandes empresas de servicio. La digitalización nos permite responder a esta pregunta. Todo comienza con transformar la gestión de órdenes de trabajo.
Antes de avanzar, recordemos la función real de una orden de trabajo. Es un documento que permite controlar y programar los trabajos. Es el corazón de la gestión de mantenimiento, instalación y/o reparación.
- Para el cliente es un aval del servicio que se le presta.
- Para el supervisor es una herramienta para registrar los avances de la empresa y el tiempo trabajado del personal.
- Para el técnico es un asignación de servicio a realizar y la base para crear luego un informe.
Hasta aquí no hay nada nuevo si lideras una empresa de mantenimiento industrial o eléctrico; tampoco si llevas una empresa de servicios de limpieza, de construcción, talleres mecánicos o de servicios técnicos. Lo que sí resulta curioso es que hoy, muchas empresas del rubro aún basan su gestión de órdenes de trabajo en papel. En otras palabras: siguen asignando, aprobando y revisando órdenes de trabajo manualmente.
- ¿Cuánto tiempo pierdes redactando informes?
- O peor, ¿Cuántas veces debes parar un proyecto esperando una aprobación?
- ¿Cuán exactos son los inventarios de materiales?
- Y, ¿el control de horas trabajadas?
La digitalización de la gestión de órdenes de trabajo da a las empresas precisión, seguridad y control. Sin contar, que esta mejora interna, impacta positivamente al cliente. El servicio que este recibirá será más rápido, profesional y transparente.
Gestión de órdenes de trabajo: Con papel vs. digital
Pongamos un ejemplo para ver claramente qué beneficios trae transformar el método de trabajo de una orden de trabajo. En esta caso, imaginamos que la gestión de órdenes de trabajo es la de una empresa petroquímica.
| Una empresa NO digitalizada | Una empresa digitalizada | |
|---|---|---|
| Solicitud de mantenimiento
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DIA 1 – 8:30 am
1- El jefe de mantenimiento recibe una llamada telefónica del jefe de planta. Este le pide revisar una máquina que al parecer no está funcionando bien. 2- El jefe de mantenimiento pide a uno de sus técnicos que cuando pueda vaya al sitio para evaluar el estado de la máquina. |
DIA 1 – 8:30 am
1 – El jefe de planta abre una aplicación móvil de gestión de órdenes de trabajo. En esta abre una orden de trabajo indicando su solicitud y la transfiere al jefe de mantenimiento. 2- El jefe de mantenimiento recibe una notificación en la aplicación: hay una nueva orden de trabajo digital. La revisa, añade más datos y la asigna a un técnico. Para elegir al técnico, revisa la agenda de sus técnicos en la misma app y la |
| Evaluación de informe de estado
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DIA 2
1- El técnico va al sitio y toma notas en un papel sobre el estado de la máquina y de la posible solución. También, toma fotos con una cámara. En efecto, la máquina presenta una falla y tiene que ser reparada pronto. 2- Luego el técnico |
DIA 1 – 10:00 am
1- El técnico recibe la orden en la aplicación móvil y se dirige inmediatamente a evaluar la máquina. En el sitio, completa la orden de trabajo digital y toma fotos con la misma aplicación de gestión. Al instante, envía un reporte digital y automatizado al jefe de mantenimiento para que apruebe o no la reparación. |
| Aprobación para realizar mantenimiento
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DIA 3
1- El jefe de mantenimiento, revisa entre todos sus correos y ve el informe. Lo revisa y le dice al técnico que proceda a la reparación de la máquina lo más pronto posible. |
DIA 1 – 10:30 am
1- El jefe de mantenimiento recibe la |
| Ejecución de la orden de trabajo
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DIA 4
1- Finalmente, el técnico repara la máquina. Para dejar registro llena una orden de trabajo a mano y anota todos los materiales usados. Pide la firma de conformidad al jefe de planta. |
DIA 1 – 10:40 am
1- ¡El técnico ya puede hacer la reparación! Arregla la máquina y termina de completar la misma orden de trabajo digital. Indica los detalles del mantenimiento, toma fotos |
| Elaboración de informe de mantenimiento
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FINAL DEL DIA 4
1- El técnico vuelve a la oficina y hace un nuevo informe en Excel. Además, hace un reporte de los materiales usados para dar a Almacén. |
DIA 1 – 12:30 am
1 – Terminado el trabajo, el técnico envía automáticamente el reporte de la orden de trabajo a su jefe con la firma digital del jefe de plata. A su vez, se envía una copia por correo a almacén con el detalle de los materiales usados. |
| Aprobación o no del mantenimiento realizado   |
DIA 5
1- El técnico debe esperar que posteriormente el jefe de mantenimiento apruebe o no la intervención, para saber si da por cerrado el servicio o no. |
DIA 1 – 02:00 pm
1- El jefe de mantenimiento al instante recibe una notificación en su aplicación. Inmediatamente aprueba o no el informe. ¡Se da por cerrada la orden! |
¿Resultado? |
En 5 días…
Un trabajo largo, repetitivo y tedioso. Se genera un archivo grande de formularios y reportes en papel. No será fácil hacer análisis. |
En 1 día…
Un trabajo fluido, automatizado y rápido. Lo mejor es que con una aplicación de gestión de órdenes de trabajo se puede acceder a la información recolectada en cualquier momento. Además se puede exportar o integrar con los sistemas internos de la empresa (ERP, CRM, etc.) |
Beneficios de la digitalización
Como has podido ver, las empresas tienen una gran oportunidad de crecer y ahorrar tiempo y dinero con la digitalización. Basta con implementar una herramienta digital cuyas principales características serían la movilidad y la personalización. Hablamos de las aplicaciones de gestión de órdenes de trabajo.
En el mercado, existen diferentes soluciones que pueden cubrir esta necesidad. Por un lado, están los ERP o los softwares GMAO. Estos son buenos en su mayoría, pero son de difícil implementación. Son poco adaptable y no muy económicos.
Por otro lado, estas herramientas digitales como una aplicación de formularios. Son soluciones de fácil implementación, de bajo costo y seguras. Su punto fuerte es que se pueden adaptar perfectamente para ser una aplicación de gestión de órdenes de trabajo. Además, puedes usarla para digitalizar otras actividades como los reportes de incidentes y control de horas de trabajo.
Elige la opción que mejor se adapte a tu necesidades. Lo más importante es que comiences a disfrutar de la digitalización. Es momento de mejorar el control de tus actividades de mantenimiento y dar un mejor servicio a tus clientes.