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Años atrás, las empresas de selección y asesoría destacaban la importancia de documentar una Solicitud de propuesta, crear un RFP para ERP como parte del proceso de selección de software. En los últimos años, sin embargo, muchas organizaciones han alejado de formalizar este proceso. Las razones de esto son variadas. Entre ellas que los proveedores de software casi han perfeccionado el arte de manipular estos documentos.

Dicho esto, todavía hay ocasiones en que se necesita hacer un RFP para ERP formal como parte de su evaluación de SAP S/4HANA, de Oracle Cloud, de Microsoft Dynamics 365 o de cualquier otro ERP que podría estar considerando. Ya sea que forme parte de una organización gubernamental, una ONG o una empresa comercial que tiene estándares de adquisiciones que deben seguirse, todavía hay muchas oportunidades para crear una Solicitud de Propuesta o Cotización.

A medida que avanza por este camino, tenga en cuenta que el panorama del software está cambiando rápidamente y el proceso de hacer un RFP para ERP necesita mantenerse al día. Los siguientes son algunas recomendaciones para perfeccionar el RFP para ERP que enviará a los posibles proveedores.

Ser específico con los requerimientos en el RFP para ERP

Si tiene requisitos funcionales limitados o de alto nivel en su RFP para ERP, lo más probable es que encuentre que todas las respuestas de los proveedores se aproximan al 100% del ajuste funcional. Por ejemplo, si solicita algo como «capacidad de facturación», los mejores sistemas ERP, y prácticamente todos los sistemas ERP del planeta, podrán hacer esto. Sin embargo, si desea que pueda ejecutar una factura para un artículo no inventariado, asegúrese de indicarlo. Si deja abierta cualquier posible variación en sus requisitos, los proveedores la llenarán con sus propias suposiciones.

Definiciones sobre modificación de software

Esto se ha convertido en un tema de gran confusión. Las frases comunes como «personalización» y «configuración» siguen siendo útiles, pero ya no son suficientes. Tenga en cuenta lo siguiente:

  • La mayoría de las plataformas de software se pueden configurar ya que la flexibilidad que entregan está aumentando rápidamente. También existe una gran variación en lo que la «configuración» lleva a través de diferentes plataformas. El hecho de que un requisito esté marcado como «configurable» no significa que sea fácil de implementar.
  • Muchas plataformas de software tienen integraciones predefinidas a otros sistemas. Si no se especifica en el documento RFP para ERP, los proveedores pueden considerar estas integraciones predefinidas como una funcionalidad lista para usar.
  • Solicite la definición de aplicaciones «disponibles a través de terceros». Confirme si estas aplicaciones están integradas en el software central, si se han implementado con éxito en el pasado y si requerirán acuerdos de licencia por separado. Los proveedores a menudo indicarán que un requisito funcional está disponible a través de aplicaciones de terceros simplemente para evitar la verificación de «no disponible», incluso si no hay una integración probada a la plataforma ERP central que se está proponiendo.
  • Si está tratando con uno de los grandes integradores de sistemas SAP u Oracle, como Deloitte, Accenture o Capgemini, asegúrese de comprender completamente los detalles de sus estimaciones de costos.
  • También querrá racionalizar sus niveles de personal para asegurarse que no está pagando de más por su gran equipo de consultores.RFP para ERP

Especifique que está buscando una funcionalidad operativa e implementada

Por alguna razón, estamos viendo que los proveedores admiten que la versión “tal como está en la caja” (out of the box) tiene determinadas funcionalidades que aún se encuentran en la fase de desarrollo. Si pretenden que el código forme parte del paquete principal ellos declararán que ha sido «probado» y que está listo para el despliegue, pero existe el grave peligro de ser el conejillo de indias.

No tome los precios demasiado en serio

Si bien es importante estimar con precisión los costos de una implementación de SAP, Oracle, Microsoft u otro ERP, también lo es reconocer que muchos de estos valores se pueden negociar en un momento posterior:

  • Solicite precios para incluir los módulos necesarios si los requisitos sugieren la necesidad.
  • Solicite el costo estimado para incluir módulos de terceros e integrados, si están disponibles.
  • Si es necesario realizar personalizaciones, solicite si el presupuesto proporcionado las contiene. Como es muy difícil citar con precisión el nivel de esfuerzo para una verdadera personalización, la mayoría de los proveedores lo dejan fuera de la estimación del costo inicial.
  • Tenga en cuenta que, sin importar qué tan bueno sea su documento de solicitud de propuestas, los proveedores no podrán dar un precio muy certero. Cuando coticen asumirán una serie de supuestos. Por ejemplo que todo saldrá bien, que las configuraciones se ejecutarán sin problemas y que la organización implementadora adoptará nuevos procesos y comenzará a usar el software como estaba previsto. Este nunca sucede, y las estimaciones proporcionadas deben usarse como una la precisión de un campo de fútbol, como mucho. El costo real de la implementación se conocerá con exactitud durante la fase de planificación donde se mide la preparación operativa, organizativa y de negocios, donde se mapean las integraciones, los impactos en la infraestructura y se establecen los plazos.

Permita una sección de notas libres

Esto le permitirá a los proveedores la oportunidad de agregar cualquier información relevante sobre su propuesta y dará una respuesta más completa a las preguntas relacionadas con el ajuste de software.

Crear un documento RFP para ERP completo requiere tiempo y esfuerzo. Si lo va a hacer, hágalo bien. De lo contrario, gastará la misma cantidad, si no más tiempo y esfuerzo, validando las respuestas de los proveedores. Si su departamento de compras tiene una RFP estándar o de «plantilla» que se usa comúnmente para la compra de equipos o servicios, necesitará una modificación significativa para satisfacer las necesidades de una plataforma de software. Esta es un área donde los consultores independientes de ERP pueden proporcionar una guía valiosa, por lo que no dude en pedir ayuda.

Consulte nuestra Guía para escribir un RFP.

División Consultoría de EvaluandoERP.com

 

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