¿Cómo optimizar los procesos administrativos de Recursos Humanos?

¿Qué proveedor de ERP necesita su empresa?

Sin perder muchas líneas de texto, la respuesta es bastante clara. La digitalización te permitirá mejorar los procesos administrativos de Recursos Humanos. Se trata de simplificar y automatizar las tareas repetitivas para ganar en tiempo y control.

¿Quieres contar con un equipo más productivo? ¿Evitar los cuellos de botella? ¿Reducir el tiempo y gestión de los procesos? Te invitamos a leer el artículo.

Nos concentraremos en herramientas tecnológicas, ideales para las pequeñas y medianas empresas. Y, a la par, iremos abordando buenas prácticas relacionadas con la digitalización.

Más precisión, menos papel

Una buena práctica será dejar de usar papel para solicitudes, rendiciones de gastos, registros de horas trabajadas, entre otros documentos. La razón para hacerlo, seguro la conoces y padeces si eres de RRHH.

En el mejor de los casos, se generan montañas de papel esperando por ser firmadas, ingresadas al sistema y archivadas. En escenarios menos favorables, suele suceder que la información llega incompleta o se pierde a lo largo del proceso administrativo. ¿Soluciones?

Las prácticas más comunes para tratar los procesos administrativos de Recursos Humanos son:

  • Trabajar con PDF digitales que se puedan rellenar y firmar.
  • Usar los correos electrónicos como medio privilegiado de comunicación, aun cuando se generen largas cadenas de correos.
  • Emplear formatos Excel y Word para, por ejemplo, hacer la rendición de gastos o reportar horas trabajadas.
  • Contratar a un office voice para que lleve a destino los documentos más urgentes y confidenciales.
  • Escanear los documentos en físico para “digitalizarlos” y archivarlos en el computador o servidor de la empresa.
  • Entre otros.

Checklist de evaluación

Si las soluciones mencionadas arriba te son familiares, vale la pena que las releas. Esta vez velas como un checklist de evaluación. Identifica cuántas de estas soluciones se emplean en el día a día del departamento de RRHH. Si tu respuesta es más de dos, deberías considerar la digitalización de tus procesos.

En este punto, quizá pienses que estas soluciones son ya formas de digitalización, y en principio, estás en lo correcto. Sin embargo, la evolución actual de las herramientas tecnológicas nos dicen lo contrario.

El uso de un PDF rellenable es tema del pasado, por mencionar un ejemplo. Lo mismo aplica para los softwares de gestión documental si quieres transformar tus formas de trabajar.

Hoy en día la digitalización es capaz de automatizar procesos de RRHH, en especial aquellos basados en papel.

Puedes también consultar: ¿Es necesario un software de Recursos Humanos – RRHH?

Implementando soluciones tecnológicas más potentes

Partamos por una preocupación recurrente, ¿cuánto cuestan estas soluciones tecnológicas de mejor alcance? Los precios van desde 10 dólares por usuario. Incluso puedes encontrar opciones en el mercado de alta calidad y potencia con un precio moderado. Este es el caso de las soluciones SaaS.

Por Saas (Software as service, por siglas en inglés) entendemos “Software como servicio”. Se trata de aplicaciones que se ejecutan en la nube. En otras palabras, el usuario no debe instalarlo en su computador ni alojar los datos en sus servidores. Tampoco, se encarga de hacer las actualizaciones del software, de esto se encarga la empresa proveedora.

De todas las opciones del mercado, merece la pena destacar las SaaS de formularios y reportes para RRHH. Son soluciones seguras y profesionales.

Saas de formularios y reportes para RRHH

El nombre de Saas de formularios y reportes nos da un indicio de su objetivo. Se trata de digitalizar y automatizar los documentos más usados en Recursos Humanos. De esta forma, los procesos basados en papel se simplifican y se controlan mejor.

Este tipo de soluciones son multidispositivos. Sirven en el computador, tablets y teléfonos inteligentes. Esto resulta muy interesante para las empresas con empleados en movilidad.

Pongamos un ejemplo de uso para verlo en detalle:

Digitalizar la gestión de solicitud de vacaciones

Con solución SaaS de formularios y reportes podremos gestionar un sistema automático capaz de aprobar o no las vacaciones en pocos clics. ¡Veamos cómo funciona!

1- Desde el computador, creamos el formulario digital de solicitud de vacaciones. Servirá para la plantilla de todos empleados:

En esta solicitud incluimos los campos:

  • Nombre del solicitante
  • Su correo electrónico
  • Día de la solicitud
  • Fecha de inicio y fin de las vacaciones
  • Firma del trabajador

Luego, se puede configurar una funcionalidad de validación. De esta forma, agregamos:

  • Nombre del jefe
  • Firma
  • Y la opción de validación

Además, diseñamos los envíos de correos electrónicos al personal involucrado para reportar la aprobación o no de la solicitud.

2- Cuando una empleado quiera pedir unos días de vacaciones, entra a la aplicación móvil, busca el formulario Solicitud de vacaciones y lo rellena. En pocos clic lo transfiere a su jefe para que lo apruebe.

Ver cómo se completaría la solicitud en la app:

3 – El jefe recibe una notificación de la solicitud. La abre y aprueba o no en tiempo real.

4- Una vez aprobado por el jefe, se envía automáticamente un correo electrónico al departamento de Recursos Humanos y una copia al empleado para que quede el registro. ¡Listo!, así de fácil.

De esta manera y gracias a la digitalización, hemos creado un workflow de solicitud de vacaciones. Incluye aprobaciones y notificaciones mediante correo electrónico automático.

Otras digitalizaciones posibles para RRHH

  • Como ves, con esta lógica de automatización podrías diseñar formularios para:
  • la gestión de las ausencias y días libres,
  • la rendición de cuentas,
  • la gestión de horas trabajadas,
  • el reporte de incidentes laborales,
  • otros.

Evidentemente participarán todos los actores: empleado, jefe y departamento de RRHH. Todo quedará registrado digitalmente.

Además, podrás mejorar el control y la supervisión de tus procesos de RRHH, gracias a la trazabilidad de la información. Este tipo de soluciones tecnológicas te permiten acceder a los datos recolectados cuando y donde quieras.

En fin, son muchos los usos que puedes darle a una solución de formularios y reportes para RRHH. Por ello, te sugerimos ponerlo a prueba en tu empresa y en tu día a día.

¿Qué proveedor de ERP necesita su empresa?