¿Cómo debe ser un ERP moderno?

ERP - Condiciones que debecumplir un ERP moderno

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Además de la modularidad, la ejecución de funciones básicas, la sincronización de información y otros requerimientos tradicionales, hay una serie de características que deben ser parte de un ERP moderno.

Para dar un panorama general vamos a describir al ERP Moderno de acuerdo a una gráfica que hemos llamado Ondas de Digitalización.

Cada una de estas tres ondas corresponde a tres tipos de organizaciones:

  • Operativa: se trata de firmas que aún deben resolver sus procesos básicos como comprar, vender, facturar, gestionar y otras. El objetivo de estas compañías es integrar sus operaciones mediante procesos directos, sin fisuras.
  • Estratégica: son organizaciones que, habiendo resuelto la integración de operaciones y la digitalización de sus procesos, se encuentran frente a necesidades competitivas que le permitan diferenciarse. Estas empresas trabajan para la integración de su ecosistema a fin de optimizar la cadena de suministros o la de servicios.
  • Visionaria: la tercera onda corresponde a firmas visionarias con necesidades estratégicas para producir una transformación en su modelo de negocios, su cultura, el mercado en el que actúan y sus clientes.

El eje horizontal del gráfico Ondas de Digitalización representa las condiciones que debe reunir un ERP moderno, de acuerdo a las tres ondas. En otras palabras, se trata de la oferta clasificada de acuerdo a las condiciones clásicas, las plus y las aumentadas.

En vertical se observan las necesidades de las empresas de acuerdo al lugar que ocupan en la Onda. Es decir, que se trata de la demanda a un ERP Moderno de acuerdo a necesidades básicas, competitivas y estratégicas.

Como debe ser un ERP moderno - IMG

Condiciones clásicas

Esto es lo mínimo que debe ofrecer un ERP Moderno. Se trata de 7 condiciones para cubrir las necesidades básicas de una empresa usuaria.

Funcionalidad

La funcionalidad es la capacidad del software para proveer la resolución de requerimientos expresados como necesidades del usuario. Comprende: precisión, adecuación, interoperabilidad, seguridad.

La adaptación de la funcionalidad de un sistema ERP debe proveer solución, entre otros, a requerimientos conocidos como:

  • Procesos financieros.
  • Procesos de cadena de suministros.
  • Administración de talento humano.
  • Procesos de manufactura.
  • Procesos de servicios al cliente.

También debe cubrir procesos específicos cuando se utilizan bajo condiciones especificadas.

Confiabilidad

La confiabilidad es la capacidad de un ERP moderno para la prestación de servicios con un nivel de rendimiento determinado bajo las condiciones establecidas en un período de tiempo definido. Incluye: madurez, tolerancia a fallas, recuperación.

Se puede definir a la confiabilidad con otras palabras: la probabilidad de que el sistema ERP falle por un problema dado dentro de un período de tiempo.

Usabilidad o facilidad de uso

La facilidad de uso es la capacidad del software para que los usuarios lo aprendan, utilicen y les resulte atractivo cuando se utiliza en condiciones específicas. La facilidad de uso incluye: comprensión, aprendizaje, operabilidad.

Eficiencia

La eficiencia se refiere a la capacidad de un software empresarial para proporcionar un determinado rendimiento en relación con los recursos utilizados, bajo condiciones establecidas. Se puede medir con: comportamiento, utilización de recursos, cumplimiento.

Facilidad de mantenimiento

La facilidad de mantenimiento es la capacidad del ERP moderno para ser modificado con mínimo esfuerzo. Abarca: facilidad de análisis, facilidad de cambios/modificaciones, estabilidad, facilidad de pruebas.

Compatibilidad

El sistema ERP es un conjunto de modelos funcionales con módulos, cada uno de los cuáles tiene sus propias funciones. Con el fin de realizar una función en particular, se requiere que los datos se puedan intercambiar entre módulos o con aplicaciones externas. En otras palabras, la compatibilidad se refiere a la capacidad de los módulos del sistema integrado para intercambiar datos entre sí y con las demás aplicaciones.

Modularidad

Todos los módulos deberían poder implementarse de acuerdo a las necesidades de cada uno de los clientes y compatibles con sus recursos.

Web

Ocho de cada diez soluciones ERP se encuentran desarrolladas bajo un paradigma ya obsoleto llamado cliente – servidor. Esto imposibilita, de un modo natural, utilizar el software desde cualquier lugar físico utilizando como interfaz un navegador o browser. Si bien, existen opciones (principalmente Citrix y Terminal Server) que resuelven esta limitación.

El ERP moderno debe ser WEB, accesible por un navegador estándar (Google Chrome) de manera natural, es decir sin software adicional.

La interfase WEB fue diseñada para el uso remoto, no así la interfase Windows. Con el fin de hacer posible el uso remoto en esta última tecnología, se utiliza software como Terminal Server o Citrix. La desventaja es que ese tipo de productos requieren la adquisición de costosas licencias, requieren un ancho de banda bastante superior a la interfase WEB, y son seriamente afectados por los microcortes frecuentes en la región, así como las latencias altas que complican muchísimo el uso de mouse. Además de estas desventajas, los productos como Terminal Server o Citrix no pueden ser utilizados en tabletas y smartphones.

La mayoría de ERP actuales no están preparados para este cambio. Su evolución requeriría una labor tan importante de reingeniería y desarrollo y recursos (humanos y económicos) que un gran número de estos ERP están destinados a la obsolescencia y finalmente a su desaparición.

Workflow

Un workflow, en el contexto de las tecnologías de la información, hace referencia a la automatización de un procedimiento de trabajo en el que intervienen documentos, información o tareas que interactúan entre los participantes según un conjunto de reglas definidas, cuyo propósito es alcanzar o contribuir a la consecución, de un objetivo de negocio más general. Un workflow facilita o automatiza la realización de una parte o la totalidad de un proceso de negocio mediante métodos y sistemas informáticos, gestionando como una secuencia de actividades cuya realización requiere el empleo de recursos humanos y/o tecnológicos que están asociados a las actividades en las diversas etapas de su desarrollo.

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Condiciones plus

Movilidad

Permite a cualquier responsable de la compañía acceder a la información de la misma desde cualquier lugar y en cualquier momento. Sólo se requiere disponer de un dispositivo móvil con acceso a Internet.

Mientras que Responsive significa la misma aplicación adaptada al dispositivo de visualización, Mobile significa que la aplicación fue pensada para un móvil.

La aplicación móvil es creada para ofrecer una experiencia superior a la versión Responsive, ofrece una interfaz y experiencia similar a la de un aplicativo móvil desde la web, de esta forma el usuario podrá experimentar una navegación rápida y fluida como en las apps, pero sin tener que instalarlas.

Para resumir: entre ambos conceptos hay varias pulgadas y un mouse de diferencia. Se trata de plantear un diseño pensado para la experiencia de usuario en móviles únicamente.

Social

El término ERP Social, también llamado ERP colaborativo, describe al software ERP moderno que incluye capacidades de aplicaciones sociales. Está basado en el intercambio de datos operacionales más que en la incorporación de datos sociales, aunque su impacto en las organizaciones será tan transformador como lo fueron las redes.

Escalabilidad

El término escalabilidad aplicado a la tecnología hace referencia al aumento de la carga de trabajo o tamaño de un sistema sin alterar los procesos, calidad y funcionamiento de este. Sí un sistema cuenta con esta propiedad, estamos hablando de un “sistema ERP moderno escalable”.

Comunicación

Desde hace muchos años, es casi impensable desarrollar una aplicación seria que no tenga necesidad de conectarse y comunicarse con otras aplicaciones. Especialmente si se trata de una aplicación Web.

Para esto, hoy día tenemos diversas especificaciones para un ERP moderno a los efectos de facilitar esa comunicación:

  • APIs
  • Webhooks
  • Conectores

API 4

Una API (Application Programming Interface) es una vía para que una aplicación exponga datos y funcionalidad a otras aplicaciones.

Una API define la forma en que el software y los programas externos interactúan entre sí. En el caso del ERP, las API son necesarias para garantizar que los datos del sistema sean accesibles para otros programas.

Para decirlo de otra manera, una API es un intermediario entre el ERP y un programa que solicita o devuelve datos. La API recibe la solicitud y devuelve los datos específicos siempre que la solicitud tenga los permisos adecuados. La API también controla qué datos se pueden solicitar y cómo se reciben.

Webhooks

Casi todo lo que hacemos en una aplicación, al final se traduce en eventos. Un webhook es una forma en que las aplicaciones se comunican de manera automática de manera que un evento desencadena una acción.

Por ejemplo, procesar un pago con éxito en una tienda online, desencadena una o más acciones: enviar un correo al comprador, generar una factura, poner en marcha el proceso de envío del producto u otras.

Conectores

Como contrapartida de las API tenemos los conectores.

Los conectores “son receptores” de aplicaciones desarrolladas por fuera del ERP. Por ejemplo podrían utilizarse para transmitir datos entre una vieja tecnología dentro de la empresa y otra nueva. O para cruzar datos entre sistemas de diferentes proveedores a fin de consolidar información. Otra aplicación es desarrollar nuevas funcionalidades por fuera del sistema.

Otra aplicación puede ser la sincronización de datos (stock) entre dos sistemas diferentes. O para conectar una aplicación móvil de un proveedor con el ERP de otro. O del ERP con una plataforma de E-Commerce.

Condiciones aumentadas

Inteligencia artificial

La Inteligencia Artificial tiene la característica de analizar su entorno circundante y tomar acciones que aumenten la probabilidad de lograr resultados específicos.

Los vendedores están empezando a utilizar las capacidades de inteligencia artificial para asumir tareas en sistemas ERP que tradicionalmente han requerido esfuerzo humano. Incluso algunos proveedores de ERP moderno están experimentando interactuar con el software en lenguaje natural.

Analíticos en tiempo real

Las empresas que toman decisiones estratégicas, tácticas u operativas con las bases que utilizan datos en tiempo real tienen mucho más éxito y toman decisiones más óptimas.

Para lograr este objetivo, necesitan poseer herramientas de programación para un monitoreo constante y análisis de un flujo de información que se genera cada segundo. Esto requiere una gran cantidad de almacenamiento y hardware que se debe lograr.

El ERP moderno permite el acceso a los datos de la empresa en tiempo real. Esta característica habilita mejor control, decisiones de liderazgo sénior más rápidas y precisas basadas en información más actualizada información, reacción rápida y flexible incluso en pequeños cambios del mercado, mejor servicio a los clientes resultando en mayores ventas.

BlockChain

El ERP moderno ofrece a sus clientes algunas características básicas como: seguridad, accesibilidad, Seguridad y Visibilidad / Transparencia. La tecnología blockchain se crea para responder estos requisitos y se pueden utilizar para cada transacción (ofertas, pedidos, ventas, pagos con monedas criptográficas y seguimiento de transacciones).

Las ventajas son muchas: la mayor transparencia de las transacciones, así como el aumento de la seguridad reduce la necesidad de asistencia de intermediarios y, debido a esto, reduce los costos de su mantenimiento. Ejemplos: de trazabilidad, contratos inteligentes, gestión documental.

Realidad virtual y realidad aumentada

La realidad virtual es un entorno generado por computadora que permite a los empleados y los clientes de la empresa ver todo lo que se les ofrece a través de VR especial gafas equipadas con sonido 3D.

Con las gafas de realidad virtual se puede permitir un paseo a través de todas las etapas necesarias del ciclo de vida de las mercancías (producción, almacenamiento, entrega, uso y mantenimiento), regido por un Sistema ERP.

La tecnología de realidad aumentada – AR permite a través de una cámara de un dispositivo móvil, la visualización de información adicional sobre objetos físicos, marcada de antemano con un marcador.

El marcador AR, como bienes, edificios, rostros, personas, permite ver videos sobre ellos, conexiones a objetos 3D y habilita una hiperconexión a diferentes recursos web.

Aplicaciones

  • Diseño, fabricación y seguridad (maquinarias, automóviles)
  • Mantenimiento predictivo remoto

Protección multi factor con datos biométricos

Una nueva forma emergente de protección y seguridad es la introducción de datos biométricos.

Esto se utiliza en los sistemas ERP además de: contraseña, código PIN y plantillas para maximizar la seguridad. Usan una característica física única como el iris, la cara o con mayor frecuencia huella dactilar.

La forma biométrica de protección utiliza un escáner, integrado en la computadora o en el dispositivo móvil para acceder al ERP moderno y verificar la información.

Escáner de iris: la forma y el color del iris son únicos. Los datos del iris podrían ser utilizado para una serie de otros fines, como una autenticación de dos factores necesaria para acceder a un perfil, así como a muchos otros sistemas y aplicaciones.

Reconocimiento facial: el reconocimiento facial es una propiedad que identifica las características de la cara del usuario y las compara con las características faciales ya guardadas para otorgar acceso. El teléfono inteligente escanea la cara con su cámara frontal. Es tan simple como sostener tu cara en el marcador mostrado.

Escaneo inteligente: el escaneo inteligente utiliza el rostro y el iris para otorgar acceso al sistema o dispositivo, lo que aumenta el grado de seguridad que se proporciona y hace que el uso sea mucho más fácil.

Escaneo de una huella digital: de manera similar a los datos del iris, también se puede usar una huella digital para aumentar la seguridad y regular el acceso.

Integración con impresión 3D

Las impresoras 3D ya se utilizan comúnmente en los sistemas ERP. Estas máquinas están innovando a un ritmo asombroso, se vuelve cada vez más complejo y encuentra uso por diferentes empresas más a menudo para la creación de prototipos, proyectos 3D, conceptos de diseño, repuestos, así como para la producción de pequeñas cantidades. La impresión 3D es una solución industrial que ahorra materiales, aumenta la eficiencia, acelera el trabajo en el diseño de nuevos productos así como el proceso de llegar a la versión final que se utilizará para la producción.

Por ejemplo, podrá recibir planos CAD de un cliente a través de su sistema ERP y alimentar automáticamente los diseños en su impresora 3D de metal para la producción.

Internet de las cosas

La integración entre un sistema ERP moderno y un dispositivo de Internet de las cosas optimizará el proceso de producción, mejorará el control, proporcionará más recursos y materiales, mayor almacenamiento capacidad, más pedidos procesados, pagos a clientes y proveedores cumplidos, así como muchos otros procesos.

Aplicaciones

  • Detectar el seguimiento de paquetes en tiempo real. ¿En cuánto tiempo llegará el paquete al destino final? La exactitud es tal que ya es posible saber si nuestro paquete se ha quedado estancado en algún sitio con objeto de poder reclamarlo y en qué punto (ubicación) está en concreto.
  • Sincronizar stock de almacén en tiempo real con base de datos. En días tan agitados como el Black Friday o Cyber Monday es de vital importancia saber con cuánto stock “real” contamos para no quedarnos sin abastecimiento ante un pico alto de pedidos.
  • Telemetría de IoT. Gracias a la telemetría podemos medir y monitorear nuestros datos de manera remota e interpretarlos. Por ejemplo, podemos medir la calidad del aire de las ciudades, medir los datos de la luz sin necesidad de estar delante del contador o leer los datos procedentes de la industria del gas o el petróleo (temperatura, caudal de tubería…) reduciendo problemas de seguridad y optimizando más la producción.

Resumen

A partir del gráfico de Ondas de Digitalización hemos visto:

  • 9 exigencias clásicas que debe reunir un ERP moderno para satisfacer las necesidades básicas de una empresa que busca integrar sus operaciones.
  • 6 requerimientos relacionados con compañías que necesitan integrarse con el ecosistema.
  • 7 condiciones aumentadas para cubrir las ambiciones de firmas visionarias que buscan cambiar el modelo de negocio.

Un ERP moderno no solo debería ser capaz de contemplar estas condiciones sino que debería el movimiento a través de las olas.

Por la División Consultoría de EvaluandoSoftware.com

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