¿Cómo las nuevas tecnologías nos ayudan a mejorar la eficiencia y eficacia en el manejo de la información del personal que está fuera de la oficina, en especial la fuerza de ventas o la de Asistencia al cliente? Uno de los problemas más comunes y que mayor pérdida de eficiencia provoca en los procesos de las empresas, es el manejo de la información.

Movilidad (mobile)

Los sistemas ERP tienden a estandarizar el proceso de adquisición de la información sea mediante el ingreso de los datos en forma manual, cuando depende de la decisión de las personas, como de forma automática cuando la información proviene de una línea de producción, montaje o distribución que esté automatizada y contenga los sensores necesarios para identificar los productos o subproductos en su camino al despacho final. Pero, uno de los procesos que queda, normalmente, al margen de dicha automatización, es el proceso de venta, cuyo feedback, normalmente, depende de los datos que ingrese el vendedor.

Hace unos años atrás, con la aparición de las PDA (Personal Digital Assistant), se logró avanzar un paso en la normalización y automatización del ingreso de datos, al poder realizar, en forma automática, el ingreso del pedido sobre un menú donde figuraba los productos en stock, y la posibilidad de, utilizando el Wi-Fi integrado, bajar la información una vez llegado el vendedor a la empresa, evitando, de esta manera, errores en la carga de los datos de los pedidos.

Si bien este método, soluciona bastante de los problemas de equívocos o errores en la recolección de pedidos, tiene el inconveniente que, al no ser online en tiempo real, puede que se haya tomado como base el stock existente a primera hora del día y, por superposición de ventas del mismo artículo por más de un vendedor, para uno o más de ellos, realmente no exista stock cuando al cliente se le aseguró que sí. Este problema conlleva quejas de los clientes, dado que ellos también, en su mayoría revendedores o distribuidores minoristas, están comprometidos a su vez con sus clientes, confiando en la palabra o afirmación que les hizo el proveedor de la fábrica o distribuidor.

Para solucionarlo, hay que tener un sistema que sea en línea, de manera que la consulta del stock sea inmediata, y que la misma no dependa de que, en una llamada telefónica, encontremos a la persona del depósito o logística que nos pueda dar el dato. Con la tecnología 3G o HSDPA, paso superador de la tecnología GPRS o EDGE, se pueden tener online a los nuevos celulares smartphones, que además de tener las funciones de las PDA, incluidos Wi-Fi, para la carga y descarga de datos voluminosos, para lo cual disponen de la posibilidad de tener memorias externas del tipo SD o similares con capacidades de 2Gigabytes o más, tienen también bluetooth, para conectarse a otros dispositivos de donde pueden recibir información, sincronizados a través de un cliente para Windows mobile de un ERP.

Además, algunas de ellas disponen de salida de video XGA, para conectar a TV’s o Pantallas planas externas, al igual que disponen de pantallas táctiles con definición VGA, que ayudan al vendedor a mostrar los productos mediante imágenes de muy buena resolución, de manera que el cliente esté seguro de que es el producto que busca, sin tener que llevar un muestrario voluminoso a tal fin.

Estos equipos, totalmente portátiles, que tienen la suficiente memoria para poder ejecutar programas dedicados en Windows Mobile, al igual que programas reducidos de Microsoft Office, no sólo los tradicionales Word, Excel y PowerPoint, sino también el Outlook, de manera que, si tiene que enviar o recibir información de algún área de la empresa que no esté dentro de la secuencia del ERP, pueda contribuir a mejorar el flujo de información dentro de la misma, prácticamente, en tiempo real.

De esta manera, contribuimos a bajar, no solamente los tiempos de operación haciendo más eficiente el trabajo del personal que se ubica fuera de la empresa, si no que mejoramos los procesos de información en el sistema ERP, aumentando la eficiencia y eficacia de los procesos.

Por el Ing. Eduardo Alberto Aguilar – Gerente General de I-Systems Argentina.- eaguilar@isystems.cl

 
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