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Más allá de la ejecución rutinaria de tareas, el ERP se ha convertido en un elemento profundamente inmerso en el sistema de trabajo y en la cadena de valor de la organización. Este enunciado es el punto de partida en la definición de los proyectos de mejora en la fase de post implementación.

Dichos proyectos buscan adaptar el sistema a las condiciones cambiantes de los procesos de negocio, desarrollar nuevas funcionalidades sobre las ya existentes e incorporar nuevos módulos y aplicaciones que le permitan generar ventajas competitivas a la organización.

Proyectos de post implementación destinados a continuidad o mejora

En la fase de post implementación, también denominada de continuidad y mejora, se encuentran los siguientes proyectos:

Auditorías post implementación de la inversión

En la fase de post implementación, el negocio se encuentra interesado en evaluar los beneficios económicos recibidos como consecuencia de la inversión realizada en la implementación de un ERP.

Mejora continua del negocio

Dentro de esta actividad encontramos proyectos tendientes a capitalizar ventajas competitivas a partir del uso de la herramienta ERP. Por ejemplo:

  • Integrar a clientes con la plataforma tecnológica.
  • Intercambio electrónico de datos (EDI) a través del nuevo sistema.
  • Simplificación de procesos de negocio en busca de optimizar y racionalizar el uso de recursos.
  • Unificar el proceso de despacho de mercancías y facturación entre diferentes unidades de negocio que comparten los mismos clientes.

Estos ejemplos de simplificación de proceso genera proyectos de cambio y ajuste del sistema ERP.

Entre las mejoras del negocio se pueden mencionar las adquisiciones y fusiones con otras compañías, lo que propicia la creación de proyectos de integración y armonización de los sistemas de información.

Actualizaciones del sistema

Como consecuencia del avance en las tecnologías de la información (software y hardware), así como en el cambio en la arquitectura interna de las plataformas ERP, se hace necesaria la ejecución de proyectos de actualización (upgrade).

Estos proyectos son, en principio, solicitados por los fabricantes y proveedores de la herramienta ERP, como condición para mantener el soporte y las garantías sobre la plataforma suministrada.

Adicionalmente, son entregadas como mejoras en el sistema que permiten incrementar el desempeño transaccional y de manejo de información. Dado que en la fase de implementación se ha desarrollado un proceso de ajuste y configuración orientado a las necesidades de la empresa, las actualizaciones en la plataforma en la fase de post implementación debe contemplar dichas configuraciones particulares para evitar impactos en la ejecución de los procesos de negocio.

Construcción de habilidades en los usuarios finales

Otra de las actividades típicas de esta etapa es la gestión del conocimiento, capacitación y entrenamiento a usuarios finales, tanto desde el punto de vista transaccional como desde el punto de vista de generación de reportes, dichas actividades tienen como objetivo lograr un buen nivel de apropiación y adopción de la herramienta implementada.

Proyectos de post implementación de acuerdo a distintos objetivos

Una segmentación alternativa de los proyectos de cambio y mejoras en la fase de post implementación es dada al interior de la empresa, que clasifica los proyectos a partir del objetivo que motiva la ejecución del mismo, a saber:

  • Proyectos de cumplimiento (Compliance)
  • Proyectos de mejoramiento (Improvement)
  • Proyectos de sostenibilidad (Sustain)
Gráfico 1

Gráfico 1

A continuación, se hace una descripción de cada uno de los anteriores tipos de proyectos.

Proyectos de cumplimiento (Compliance)

Surgen como consecuencia de la necesidad de ajustar el sistema ERP a requerimientos de carácter legal tanto de normatividad externa a la compañía (leyes, normas técnicas, regulaciones), como de normatividad interna (políticas, normas e instrucciones técnicas internas). Algunos ejemplos de este tipo de proyectos son:

  • Ajuste del sistema como consecuencia de la implementación de una reforma en las tasas y mecanismos de tributación gubernamental.
  • Sistema de facturación alineado a nuevas disposiciones gubernamentales respecto de los elementos a incluir en las facturas impresas.
  • Separación de las áreas de fabricación y ventas bajo diferentes identificaciones tributarias.
  • Registro de horas de trabajo para cada uno de los empleados, ajustado a parámetros definidos por el ministerio de trabajo.
  • Cambio en el sistema como consecuencia de la unificación de monedas entre diferentes mercados.
  • Inclusión de datos de proceso en las etiquetas de productos como consecuencia de una nueva legislación en el estatuto del consumidor.
  • Mejora en los procesos de manufactura para el control de tiempos y movimientos, como respuesta a una norma técnica interna.

Proyectos de sostenibilidad (Sustain)

Este tipo de proyectos tiene como finalidad el garantizar la continuidad de los procesos de negocio definidos dentro de los objetivos iniciales en la implementación de la herramienta ERP.

  • Desarrollo de transacción que permita la consulta de información ingresada al sistema en el área de fabricación en los últimos 3 años (En el alcance inicial los datos eran visibles hasta un año atrás por temasde capacidad de almacenamiento).
  • Actualización de la versión del sistema ERP de acuerdo a los nuevos desarrollos ejecutados por el fabricante (la versión anterior sólo tendrá soporte por los próximos dos años).

Proyectos de mejoramiento (Improvement)

Corresponden a proyectos que se constituyen como un avance o desarrollo de una funcionalidad ya existente, busca la reducción de tiempos de transacción y el mejor manejo de recursos (almacenamiento, procesamiento).

Algunos ejemplos de este tipo de proyectos pueden ser:

  • Modificación al proceso en el sistema para ajustarse a la optimización de la gestión de compras realizada en un proceso de reingeniería, aplicando metodologías de mejora continua.
  • Desarrollo de un tablero de control para la óptima gestión de quejas y reclamos por parte de clientes.
  • Mejora en el sistema de control de nómina para incluir las liquidaciones por ausentismos (No contemplado dentro de los objetivos iniciales de la implementación de la herramienta ERP).
  • Elaboración y generación de reportes de indicadores de gestión para el área de abastecimiento a clientes (No incluida dentro de los objetivos iniciales de la herramienta ERP).
Fuente: Universidad Nacional Mayor De San Marcos, Factores en la fase de post – implementación que influyen en los logros de los beneficios esperados en sistemas ERP, Jaquelina Lisbel Camizán Lozano.

Adaptado por la división consultoría de EvaluandoERP.com

 

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