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El trabajo que da origen a este artículo consta de 27 páginas. Hemos tratado de reducirlo sin perder los aspectos conceptuales. No obstante, el resultado es un texto más extenso que una nota tradicional. Por ello puede comenzar la lectura de la Teoría y práctica de la implementación del ERP con las conclusiones del estudio a modo de resumen. Quienes quieran profundizar podrán hacerlo con el simple acto de continuar con la lectura.

Disparador de la investigación

Hay implementaciones de ERP que son notorias y bien conocidas por su fracaso. Aunque las últimas estadísticas sobre fallas de implementación no están disponibles, un informe de Gartner dice que el 25% de la implementaciones fracasan y que el 80% terminan fuera de tiempo o por encima del presupuesto. En la literatura científica se pueden encontrar diferentes números por incumplimiento: desde 50% hasta el 90%.

Una explicación de esta variación en las tasas de fallas radica en la definición de fracaso. o proyecto fallido. Mientras hay autores que miden el fracaso cuando se termina todo el proyecto, otros definen el fracaso cuando los objetivos del mismo no se alcanzan en el tiempo y / o presupuesto. Sea cual sea la definición que se utiliza, se puede afirmar con seguridad que muchos proyectos de implementación de ERP no alcanzan los objetivos previstos dentro de las limitaciones dadas.

Se ha vuelto cada vez más importante, la necesidad de integrar todos los procesos de negocio en un sistema informático y alinear este sistema con los objetivos de negocio en el mundo competitivo de hoy día. La investigación en este campo para hacer que una implementación sea tan fácil como sea posible es, por lo tanto, clave.

Con la gran cantidad de literatura sobre el ERP que se publica en una amplia gama de revistas científicas, podría ser muy problemático mantenerse al día sobre este tema. El ciclo de aprendizaje normal de la exploración, el desarrollo del concepto y la aplicación de conocimiento científico no necesariamente puede ser cierta en el caso de implementaciones de ERP. Debido a la gran cantidad de literatura, bien podría ser cierto que los consultores de ERP nunca llegan a la fase de aplicación de conocimiento quedando en evidencia la diferencia entre la teoría y práctica de la implementación del ERP.

Para investigar si el mundo de la consultoría tiene problemas para digerir la información producida por el mundo científico, se deriva la siguiente pregunta: ¿Hasta qué punto el mundo teórico y el mundo práctico de implementación del ERP están desconectados? ¿En cuánto se alejan la teoría y práctica de la implementación del ERP? Como consecuencia de la pregunta anterior se derivan las siguientes cuestiones:

  1. ¿Qué métodos y modelos de implementación utilizan los consultores de ERP?
  2. ¿Cómo pueden los consultores ERP mantener actualizados sus conocimientos sobre las implementaciones?
  3. ¿Qué factores críticos de éxito y de fracaso son considerados por los consultores de ERP como los más importantes?

Antecedentes teóricos

En este apartado se tendrá una mirada más cercana en la investigación sobre los métodos de implementación de ERP. Al buscar en la literatura científica sobre los métodos de implementación del ERP o modelos, se enfrenta con cierta ambigüedad. En la literatura científica, se han encontrado tres tipo de métodos de ERP y tres clases de modelos.

Metodologías

En la literatura científica se pueden encontrar tres tipos de metodologías basadas en:

  1. Enfoque de ejecución.
  2. Pasos estructurados.
  3. Método de segmentación de mercado

El tercer tipo se aplica a situaciones en las que el ERP está bien implementado solo o en combinación con socios en el mismo segmento de mercado. Al asociarse con otras organizaciones en el mismo mercado (o cuando esté lo suficientemente grande) un proveedor de ERP puede ser tentado a hacer una versión especial para un mercado específico. Dentro de la literatura científica de este tipo sólo se menciona y el investigador no pudo encontrar más estudios sobre este método.

Enfoque de ejecución

Dentro de este modelo se distinguen 4 tipos de enfoques:

  1. Implementación Big Bang: todos los módulos en toda la organización.
  2. Implementación en un sitio: todos los módulos en un sitio en un momento.
  3. Implementación modular: un módulo por vez.
  4. Implementación de procesos: cada proceso de la organización se modela en el ERP.

Hay teóricos de la implementación que las clasifican de acuerdo al grado de personalización que requiere el proyecto:

  1. Vainilla: no requiere customizaciones. El software se usa tal como sale de la caja.
  2. El camino del medio: requiere mínimas personalizaciones.
  3. Implementación compleja: requiere muchas personalizaciones.

Pasos estructurados

El segundo método es un enfoque estructurado para integrar con éxito el servicio basado en software o componente en el flujo de trabajo de una estructura organizativa. Estos métodos se dividen en categorías:

  1. Marcos de gestión de proyectos: los más famosos son PRINCE2; DSDM y PMI.
  2. Marcos embebidos.
  3. Marcos genéricos.

Tanto el  PRINCE (Project in Controlled Environments) como el DSDM tienen foco en el software y en información de implementación de sistemas. Ambos utilizan fases. Los marcos embebidos son utilizados por algunos de los fabricantes de software ERP. Típicamente son usados por los proveedores de paquetes. Por ejemplo SAP tiene su ASAP (Accelerated SAP) y Oracle utiliza su AIM (Application Implementation Method).

proyectos de software empresarial que fallaron

proyectos de software empresarial que fallaron

Los marcos genéricos fueron desarrollados por las empresas de consultoría o por la comunidad científica. Las firmas de consultores rara vez publican sus métodos y por lo tanto sobre éstos no hay mucho para hablar. La literatura científica es frondosa y hay autores que describen los pasos de implementación.

Hay una delgada línea entre pasos de implementación y los modelos de fase (también llamados modelos de procesos o modelos de ciclo de vida). Debido a que los pasos de implementación a menudo tienen que ser tomados en un cierto orden para ser eficaz, es lógico relacionar estos pasos con un modelo de fase. La principal diferencia entre los modelos científicos es si se toman en cuenta las fase de pre implementación y post implementación.

En la fase pre implementación, los modelos suelen centrarse en los requisitos funcionales, el proceso de selección de ERP, el modelo de negocio y la planificación de la implementación del ERP. En la fase post implementación, los modelos típicamente se enfocan en la ruta de actualización del sistema ERP, la mejora continua del sistema y el logro de los resultados de negocio esperados.

Modelos de implementación

Con respecto a los modelos de implementación del ERP la literatura es comparable al dominio de las metodologías  de ERP. Se pueden encontrar tres modelos diferentes:

  1. Los modelos de datos.
  2. Los modelos de Factores críticos de éxito (FCE).
  3. Los modelos de fase.

Los modelos de datos son específicos de proveedores de ERP. Los modelos de FCE son del mundo científico. SI bien los proveedores de ERP hacen referencia al modelo FCE, en el estudio no han encontrado marcos de proveedores de ERP, donde se agrupan de estos FCE. Un ejemplo sobre los factores críticos de éxito es el de la siguiente tabla:

Los modelos de fase se pueden encontrar en el mundo científico y son usados por los proveedores de ERP.  Hay dos diferencias principales entre los modelos de fase. La primera es si se toma en cuenta todo el ciclo de vida del sistema ERP. Algunos modelos sólo se centran en la implementación real, mientras que otros tienen fases desde la idea inicial hasta el retiro de operación del sistema. La segunda diferencia es si la atención se centra sólo en la organización que está implementando el sistema ERP y en los datos que fluyen a través de las organizaciones. Las organizaciones ya no son el único propietario de los datos. Ellos reciben los datos, lo modifican y pasan a otras. Hay diferencia entre las fases Inter-organizacional e intra-organizacional. Dado que los datos de las aplicaciones ERP fluyen entre las organizaciones de esta distinción es relevante.

Resultados de la investigación

Uso de metodologías y fases de la implementación del ERP

Con respecto a la utilización de métodos de implementación del ERP , los autores del estudio concluyen que los consultores usan, principalmente,  la metodología de un proveedor de ERP.  En efecto, de las respuestas obtenidas, el 86,9% declaró utilizar un método de implementación y el 47% manifestó usar “el método diseñado por el vendedor”.

Una metodología es un modelo o marco con los pasos a seguir hacia una implementación exitosa. La razón para el uso de un método es asegurarse de que no se olvida ningún paso y que el proceso se puede repetir para obtener un resultado fiable.

Un número sorprendentemente alto de los encuestados (13,1%) no utiliza un método o marco de implementación. Se necesita una investigación más a fondo para conocer el razonamiento detrás de esta estrategia, porque la ventaja de no usar un método de aplicación no está clara.

El problema con un método de implementación dado por el vendor es que sólo se puede utilizar para los productos de ese proveedor. Casi la mitad de los encuestados que utilizan métodos de implementación de los proveedores, manifiestan que el método que usan depende del proveedor con el que trabajan con (10,3%). El problema para este grupo es que tienen que cambiar constantemente entre las metodologías y corren el riesgo  de mezclar las cosas.  Para los consultores que trabajan con múltiples proveedores de ERP, podría ser útil una metodología de implementación más genérica.

Con respecto a los modelos de fase se encontraron resultados comparables. Aquí el 43,9% de los encuestados utiliza modelos de fase de los vendedores. Casi la mitad de este grupo (18,7%) se alterna entre los diferentes modelos de fase. El 29% de los encuestados desarrolla modelos patentados. Los modelos científicos son poco conocidos.

Se puede concluir a partir de las metodologías propietarias y fases que los más utilizado es una mezcla de marcos de implementación como DSDM, PRINCE2 o PMI en combinación con métodos de proveedores.

La conclusión general que se puede hacer es que los vendedores dominan en las metodologías y modelos de fase utilizados por los consultores de ERP. Por supuesto, los métodos de proveedores son probados y especialmente concebidos para implementar el software del proveedor. Sin embargo, un método genérico se puede adaptar más fácilmente a los factores de la situación. Para los consultores que trabajan con muchos proveedores de ERP, es probable que sea conveniente aprender un método genérico que aprender los métodos de cada proveedor.

Cómo adquieren sus conocimientos los consultores

En general, se pueden distinguir tres estilos de aprendizaje diferentes: viendo, escuchando y por experiencia. Si aplicamos esto a las formas en que los consultores mantienen sus conocimientos acerca de las implementaciones de ERP la siguiente tabla muestra las preferencias:

Factores críticos de éxito

Una de las preguntas incluidas en el estudio fue cuáles son los  FCE que los consultores consideran importantes.  La siguiente tabla muestra el ránking de las respuestas:

Conclusiones del estudio teoría y práctica de la implementación del ERP

Hay una serie de conclusiones que pueden sacarse de este estudio. Desde una perspectiva “positiva”, podemos destacar que el 38% de los encuestados conoce y utiliza la literatura científica sobre el ERP. Sin embargo, existe una clara brecha entre el mundo científico y la comunidad empresarial. La comunidad científica debe replantearse seriamente la forma en que la investigación puede llegar a ser más abierta.  La conclusión de este estudio es que la investigación científica es utilizada y aplicada por la comunidad empresarial con poca frecuencia.

Esto sin embargo, no se origina en la falta de voluntad para aprender. A partir de los comentarios de esta encuesta, casi la totalidad de los encuestados están muy entusiasmados con este tipo de investigación y creen que debe hacerse más de esta clase de investigación.

Los resultados de la encuesta muestran que los consultores de ERP utilizan, principalmente, metodologías de implementación que son desarrollados por proveedores de ERP. Otras metodologías utilizadas son las patentadas, que en la mayoría de los casos son una combinación de métodos de proveedores y los marcos de gestión de proyectos. También se utilizan modelos de fases desarrollados por los vendedores. Los encuestados parecen apenas conocer modelos de fases de implementación con bases científicas. El modelo de fase preferido por los encuestados es el que se centra en las fases de implementación del ciclo de vida del ERP.

Este estudio muestra que la mayoría de los encuestados no utiliza las publicaciones científicas en ERP, fundamentalmente por la falta de tiempo y de conocimiento sobre qué artículos son interesantes. El costo de acceder a material científico también fue mencionado como un factor de obstaculización. La conclusión es que efectivamente existe una brecha entre el mundo científico y el práctico de las implementaciones de ERP. La comunidad científica debería reconsiderar otras maneras para que la comunidad empresarial aproveche sus conocimientos. A la inversa, la comunidad de consultores debe dedicar más tiempo a la lectura y contribuir al conocimiento científico sobre las implementaciones de ERP.

Acerca de la encuesta

Participaron consultores de los siguientes países: USA, Bélgica, China, República Checa, Egipto. Finlandia, Francia, Alemania, Grecia, Groenlandia, India, Irlanda, Israel, Italia, Japón, Jordania, México, Nueva Zelandia, Países Bajos, Nueva Zelanda, Arabia Saudita, Rumania, Sudáfrica, Suecia, Suiza, Tailandia, Turquía. Emiratos Árabes, Reino Unido.

Fuente: Exploring the gap between the practical and theoretical world of ERP implementations: results of a global survey; R. Catersels, R.W. Helms, R. Batenburg . Utrecht University in partnership with M&I/Partners, Amersfoort, Netherlands.

Traducido y adaptado por la División Consultoría de EvaluandoERP.com

 

 

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