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S&OP, siglas del inglés Sales & Operation Planning o Planeación de Ventas y Operaciones es un concepto que tiene sus inicios hace más de dos décadas, pero que en recientes años ha cobrado una gran relevancia entre ejecutivos de primer nivel.

En primer lugar debemos responder: ¿Qué es S&OP?

“Con este impulso a la marca podremos convertirnos en el líder del mercado, logrando un objetivo más de la estrategia planteada el año pasado”, cerraba un director de mercadotecnia en su presentación a ventas.

Los vendedores se mostraron emocionados con la idea de finalmente tener las herramientas que harían que un producto ganador ocupará el liderazgo de la categoría.

En paralelo, en otra oficina de la misma compañía, el director de operaciones revisaba los planes de producción e inventarios para esta marca.

“Se ven bien, los niveles de venta han sido muy regulares y esto cubrirá su demanda mientras mantenemos al mismo tiempo nuestros gastos e inversiones en niveles sanos como delineamos en la estrategia”.

Meses después la reunión entre las áreas comerciales y operativas llegaba a un punto álgido en donde Ventas reclamaba los bajos niveles de servicio y Operaciones defendía su labor ante la falta de visibilidad de los impulsos comerciales, argumentando que, incluso sabiendo lo que se quería vender, hubiera sido imposible satisfacerlo con las capacidades existentes. ¿Suena familiar?

Qué es S&OP

“Sales & Operation Planning” o Planeación de Ventas y Operaciones es un concepto que tiene sus inicios hace más de dos décadas, pero que en recientes años ha cobrado una gran importancia entre ejecutivos de primer nivel. Esta relevancia se debe precisamente a que este proceso promete resolver situaciones como la anterior a través de alinear la demanda y el suministro.

Sin embargo, conforme ha evolucionado, se ha entendido que su alcance es mucho más amplio y que bien ejecutado se convierte en un proceso central a la gestión integral del negocio. Para fines de nuestra discusión vamos a definir S&OP como “el proceso integral de gestión y toma de decisiones de negocio para balancear la demanda y suministro, alinear los planes comerciales, operativos y financieros con la estrategia del negocio en un horizonte de tiempo adecuado”.

Veamos a detalle qué es lo que esta definición significa. El concepto clave es “proceso integral de gestión y toma de decisiones de negocio”, la primera pregunta que surge es ¿Qué es un proceso de gestión?

Como todos sabemos, al menos intuitivamente, que un proceso de gestión es:

  • El que seguimos para hacer que una empresa asigne sus recursos y ejecute diariamente acciones que sean consistentes con los planes y objetivos.
  • El que facilita la toma de decisiones que marca el rumbo de dichas acciones.

Por ejemplo, decidimos qué es más importante entre dos posibilidades para inversión y, como consecuencia de esa priorización, las acciones que el personal realiza (qué produzco, qué vendo, qué embarcó, a quién embarcó, etc.) se ajustan a dichas prioridades.

Un elemento crucial en ese proceso son las métricas a las que se les da seguimiento, que son las que finalmente rigen el comportamiento de las personas. De ahí viene el dicho de administración “Dime que me mides y te diré cómo me comporto”.

Decimos que es integral porque el proceso de S&OP no es exclusivo a la cadena de suministro, sino que incluye a las otras áreas que se relacionan con la demanda (las ventas) y la satisfacción de dicha demanda, además del área financiera que participa en la evaluación de los planes.

El siguiente elemento de la definición “balancear la demanda y suministro, alinear los planes operativos y financieros con la estrategia del negocio” nos dice que S&OP claramente tiene una fuerte influencia en la cadena, pero subordinado al entendimiento de que lo que busca es alinear a participantes clave de la organización a la estrategia y objetivos definidos.

Finalmente, la última parte de la definición “en un horizonte de tiempo adecuado”, se entiende a través de una aclaración de que es “adecuado”; explicarlo tiene dos elementos:

  • Los planes que el S&OP genera son tácticos y no operativos, es decir, nos sirven para tomar decisiones de mediano plazo (1-12 meses) y no operativos (1-4 semanas).
  • El segundo elemento es relativo a cada empresa, dicho horizonte debe estar acotado por la utilidad de la información generada. Por ejemplo, en una industria como la banca de inversión donde las influencias externas a la compañía son tantas y tan volátiles, es poco práctico un plan a 12 meses; igualmente, tampoco sirve un horizonte de 1-3 meses si mi producto es fabricado en China y toma 12 semanas en llegar después de colocar un pedido.

Es así, entonces, que el S&OP se convierte en el vehículo para ejecutar la estrategia, asegurando en el corto y mediano plazo tener tanto metas consistentes con los objetivos de la empresa como una toma de decisiones alineada a las prioridades marcadas por la planeación estratégica y anual.

En conclusión

S&OP es un proceso que atraviesa a toda las áreas de la operación de una compañía y que bien implementado permite un funcionamiento más ágil y más fluido de la empresa, convirtiéndose en el vehículo para la ejecución de la estrategia.

Fuente: Forbes, Ángel Hermida, director de operaciones oficina Sintec Monterrey

Adaptado por la División consultoría de EvaluandoERP.com

 

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