¿Qué Software es apto para su empresa?

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Un sistema enlatado es un sistema que fue desarrollado con anterioridad por una empresa proveedora, la cual vende “licencias de uso” del mismo. Tal como cualquier producto que se “fabrica” atraviesa por distintas etapas antes de ser lanzado al mercado: diseño, producción y control de calidad.
Un sistema enlatado es un sistema que fue desarrollado con anterioridad por una empresa proveedora, la cual vende “licencias de uso” del mismo. Tal como cualquier producto que se “fabrica” atraviesa por distintas etapas antes de ser lanzado al mercado: diseño, producción y control de calidad.

Un sistema a medida, es creado específicamente para satisfacer los requerimientos de su empresa. Puede ser desarrollado por una empresa proveedora, por profesionales de sistemas contratados en forma independiente, o bien, por profesionales del departamento de sistemas de su empresa.

Elección del Proveedor/Producto

Software enlatado vs a medida. Con un sistema enlatado, Usted puede solicitar reuniones con las distintas empresas proveedoras, para que cada una le “presente” al sistema que comercializan. En dichas reuniones deberá quedar claro que funcionalidad ofrece el sistema y, sobre todo, lo que NO ofrece y Usted necesita o puede llegar a necesitar en un mediano y largo plazo. Algunos proveedores pueden ofrecerle versiones “Demos” del sistema para ser probados y evaluados por un tiempo. Hay sistemas enlatados para diferentes tamaños de empresa ( PYMES, corporativas, etc. ) y enfocados a varios negocios ( gastronómicos, salud, medios, etc. ).

Si Usted decide desarrollar un sistema a medida, deberá seleccionar los profesionales con los que trabajará en función de su trayectoria y experiencia. Algunos proveedores pueden realizar una demo en base a algún sistema similar que ya tengan desarrollado el cual luego será modificado para satisfacer los requerimientos propios, particulares y específicos de su empresa. Pero básicamente Usted se lleva una idea de lo que va a adquirir. Usted comprará una idea, un proyecto.

Con un sistema enlatado la etapa de relevamiento tiene como finalidad que los consultores o implementadores, obtengan la información necesaria para poder luego customizar ( configurar ) el producto para que se adapte a las necesidades, operatoria y procedimientos de su empresa.Relevamiento

En un sistema a medida, el relevamiento debe ser realmente exhaustivo. En el los consultores obtendrán la información necesaria para determinar la funcionalidad que tendrá el sistema una vez desarrollado. Luego se realizará un informe de alcance y limitaciones del mismo.

Este asegura que no surjan “sorpresas” una vez implementado o avanzado el desarrollo. Con este informe Usted se asegura que el sistema hará lo que Usted espera, y los responsables del desarrollo se aseguran que el Usted no reclamará nada que no se haya acordado.

A si se decida por un producto enlatado o por un desarrollo a medida, esta etapa es una buena oportunidad para revisar los procedimientos de su empresa y discutir cuales pueden ser mejorados.

Diseño y Desarrollo del Sistema

Con un sistema “enlatado” Usted no podrá participar en el diseño y desarrollo del sistema. De hecho, el sistema ya se encuentra desarrollado. Esto posee la gran ventaja que no hay que contemplar el tiempo de diseño y desarrollo del mismo. La desventaja es que los usuarios tendrán que acostumbrarse al nuevo producto tal como es: Por ej. la interfaz gráfica ( como luce el sistema ).

Si bien los sistemas enlatados de hoy en día ofrecen gran funcionalidad y flexibilidad cabe destacar que los clientes que lo utilizan muchas veces se terminan adaptando a las metodologías propuestas por el sistema enlatado. Si Usted tiene algún procedimiento particular y específico difícilmente el proveedor le de una solución a medida si no la puede colocar en el mercado para otros clientes.

En un sistema a medida, los profesionales contratados para desarrollarlo, involucrarán a los futuros usuarios en el diseño y desarrollo del mismo. Probablemente el desarrollador realizará los programas que componen el sistema, y los usuarios sugerirán mejoras o ajustes en los mismos a medida que lo vayan probando ( normalmente se hacen entregas parciales del sistema ). Una gran ventaja que tiene desarrollar su propio sistema es que Usted podrá intervenir en la decisión de la tecnología a utilizar para el desarrollo del sistema: motor de base de datos ( en función de cantidad de transacciones, etc. ), entorno web o escritorio, sistema operativo, lenguaje de programación, formato de reportes, etc.

Otra ventaja es la posibilidad de adquirir el código fuente ( el cual tiene un costo importante, normalmente duplica el valor del sistema). Poseer el código fuente le permite no estar “atado” a su proveedor, Ya que, en el futuro, puede poner en manos de otros profesionales de sistema la actualización del sistema.

Puesta en marcha del sistema

Cuando Usted adquiere un sistema enlatado el proveedor le entregará seguramente un paquete que contiene los cd’s de instalación, las licencias de uso, un manual de usuario, y uno o varios dispositivos de seguridad que evitan la piratería ( uso ilegal del sistema ). Luego, profesionales idóneos ( provistos por el proveedor del sistema o NO ) instalarán y luego parametrizarán el sistema con el fin de que el mismo se adapte a los requerimientos de su empresa, y para aprovechar lo mejor posible la funcionalidad provista por el sistema. La etapa de implementación demandará más o menos tiempo en función de la complejidad del sistema y de la complejidad de los procesos de su empresa. El costo de implementación será variable ( a diferencia del costo de adquisición del sistema ).

En un sistema a medida la implementación suele ser rápida ( no hay que configurar tantas parámetros ya que el sistema fue realizado a pedido ). Pero por supuesto, hay que esperar a que se complete la etapa de diseño y desarrollo del mismo, la cual dependerá de la complejidad del sistema. Muchas veces se implementa el sistema en etapas ( implementación parcial ).

Errores en el sistema

Un sistema enlatado es sometido a testeo y a un severo control de calidad antes de ser lanzado al mercado ( una vez lanzado es utilizado por cientos de clientes, y si fuese lanzado con errores colapsaría el departamento de soporte técnico de la empresa proveedora ). De todas maneras, ningún sistema está exento de error. En caso que el cliente detecte un error, reportará el problema a la empresa proveedora, quien corrige el inconveniente e incluye la solución en la próxima actualización del sistema. En caso de ser un error grave seguramente emitirá un Service Pack ( una actualización lanzada al mercado para corregir el error inmediatamente ). Todo esto hace que sea poco probable ( pero no imposible ) encontrarse con errores en un sistema enlatado. Sin dudas, esto es una gran ventaja.

Un sistema desarrollado a medida también debe ser sometido a un severo testing y control de calidad. Pero sólo se implementará en su empresa. Es por eso que los sistemas a medida suelen presentar más errores una vez puesto en marcha. En contrapartida, podemos decir que los errores son resueltos casi en el acto ( no hay que esperar que se emita un upgrade para lanzarse al mercado ).

Mantenimiento y Soporte técnico

Las empresas proveedoras de un sistema enlatado suelen brindar abonos de soporte técnico. Este soporte incluye orientación al usuario con respecto al uso del sistema ( que puede ser telefónico o por mail ). Otras tareas seguramente se deberán abonar aparte.

Las empresas desarrolladoras de sistemas a medida también suelen brindar abonos de mantenimiento y soporte técnico. Este incluye orientación al usuario, reporte y corrección de errores. Algunos abonos también incluyen horas destinadas a programación de nuevas funciones en el sistema. En estas empresas la atención suele ser más personalizada ya que no cuentan con cientos de clientes sino con pocos pero importantes clientes. Esto es sumamente valioso.

Actualización del sistema (upgrades)

Los sistemas enlatados suelen estar actualizados en cuanto a tecnología y herramientas ya que el mercado así lo demanda. Obviamente esto es una gran ventaja. Además en cada actualización del sistema se va incluyendo más funcionalidad ( a medida que los clientes solicitan mejoras, se van incorporando al sistema ). Es por eso que el proveedor del sistema lanza periódicamente al mercado actualizaciones del sistema. Por supuesto, estas actualizaciones tienen un costo, y hay que adecuarse a los tiempos del proveedor.

Los sistemas a medida suelen actualizarse en tecnología y crecer en funcionalidad a medida que el cliente así lo solicite. La ventaja es que no hay que esperar a que el proveedor emita una nueva actualización sino que la misma se solicita y se establecen los tiempos de entrega. El sistema a medida podrá crecer a medida que su negocio lo haga. La desventaja es que el costo de actualización recaerá únicamente en Usted ( no es compartido por el resto de la clientela )

Resistencia al cambio

Sea cual fuese su decisión, tanto con la implementación de un sistema enlatado como con la implementación de un sistema a medida, se presentará entre los usuarios un factor conocido como “Resistencia al cambio”. Este factor se presenta en el periodo de estabilización de sistema, y se caracteriza por un descontento de los usuarios los cuales sienten que “estaban mejor antes”. Es importante que la gerencia siga firme en su decisión, y brindar a los usuarios contención mediante un trato amable y un sólido soporte técnico, que les sirva de guía en la realización de las tareas que requieran del uso del sistema, y que funcione de forma eficiente en la resolución de problemas.

Sistemas híbridos: Ni blanco, ni negro

Pero no todo es blanco o negro, hay grises: Ciertas empresas proveedoras de sistemas enlatados cooperan con otros profesionales de sistemas como para que éstos últimos desarrollen módulos a medida que complementen al producto. De esta manera se puede contar con un sistema enlatado para las funciones básicas y comunes con otras empresas ( ej, contabilidad ) y módulos desarrollados a medida para funciones específicas y particulares del cliente, totalmente integrados.

Nota de la redacción

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Gisela Palumbo
Ingeniera en Sistemas de Información
Universidad Tecnológica Nacional

 

 

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