ERP es la sigla que representa Enterprise Resource Planning o Planificación de los Recursos Empresariales, es decir un sistema de programas integrados que dan soporte a las principales actividades organizacionales de una empresa, como producción, administración, logística, ventas, finanzas, recursos humanos, etc.

A fines de los `70 surgieron los primeros paquetes de software para compañías, los “enlatados” (así se llamaban en el argot de sistemas), que intentaban automatizar las tareas más estándar de las Compañías. En aquel momento el imperativo era ganar eficiencia a través de la reducción de costos, y lo que se elegía era “el mejor ‘enlatado’ para automatizar una función de la Organización.

Pero hoy, asumir el compromiso de implementar un ERP implica comprender las variables distintivas de esta nueva tecnología, y aceptar que la Organización deberá adaptar sus prácticas de negocios a las mejores prácticas embebidas en el sistema en forma estándar. Se trata de una decisión compleja, para tomar la cual hay que conocer en detalle los imperativos del sistema, y cómo ellos pueden impactar en los imperativos del Negocio. En muchos casos, tomar la decisión de implementación de un ERP resulta un enorme acto de fe por parte de la alta gerencia.

Es importante destacar que esta decisión debe estar sustentada por el convencimiento de que, por un lado:

  • El nuevo sistema debe ser un facilitador para cambiar las prácticas y procedimientos actuales de la Compañía antes que para automatizarlas, y
  • Que efectivamente el ERP contiene las mejores prácticas de administración de los negocios, fruto del conocimiento aplicado en múltiples Compañías de los más variados rubros.

Conceptualmente, se trata de un cambio fundamental. Ya no se trata de automatizar los procedimientos actuales sólo para hacerlos más rápido. Se trata de cambiar la forma de hacer las cosas para ser más eficientes. Se trata de visualizar las oportunidades que nos brinda hoy la tecnología informática y de comunicaciones, para enfrentar los actuales desafíos y los que están por venir.

Peter Drucker (1973) reflexionaba sobre la responsabilidad de la gerencia en la detección de prácticas ineficaces y en su rol para promover cambios, cuando decía que no hay nada más ineficiente que hacer eficientemente lo que no se debe hacer. Si para una empresa  la Tecnología de Información es sólo sinónimo de automatización, debería replantearse la decisión de implementar un ERP. Igualmente si el único enfoque en la Compañía es primero ver el problema y luego buscar una solución en la Tecnología Informática.

Por lo antes dicho se comprende que los proyectos de implementación no son proyectos de desarrollo de una nueva tecnología informática dentro de una empresa. Se trata de proyectos de transformación de sus procesos de negocio, para el cambio en la manera de hacer las cosas.

La naturaleza propia de estos sistemas implica que las tareas de un individuo o sector ya no son independientes del conjunto de tareas que conforman el proceso. Por el contrario, la eficiencia del resultado final depende de la orquestación adecuada de cada uno de los que participan en el proceso.

Opciones

Hoy en día hay dos grandes grupos de soluciones de software para soportar procesos de negocio. Una de ellas es la que se conoce como “software de nicho”, y responde a necesidades puntuales de las empresas, como un determinado proceso productivo. Este tipo de solución responde muy bien a las particularidades de cada negocio, pero no está integrada con el resto de las áreas de la compañía.

La segunda solución, justamente el ERP, responde a una solución tecnológica a nivel global. Volviendo al principio, es un tipo de software que sirve para la administración de cualquier tipo de negocio y a la vez integra a toda la organización. El software de gestión ERP permite tener todos los procesos de negocio en la misma aplicación y de forma integrada.

 

En algunos sectores priman los software “de nicho”. Por ejemplo, cuando una compañía se desarrolló en diferentes áreas de negocio y hoy tiene presencia en más de un sector, se ve obligada a diversificar también sus sistemas, llegando a tener una solución diferente -y no integrada- para cada una de estas áreas. Muchas empresas han optado por implementar un software “de nicho”  para administrar y hacer gestión de sus procesos específicos, pero encuentran que la información no está integrada con las áreas de Contabilidad, Abastecimientos, Inventarios, Recursos Humanos, etc., es decir, con el resto de la organización.

El no tener una única solución que abarque de manera global todas estas áreas, les impide contar con información de gestión consolidada y centralizada, a la que pueda acceder toda la compañía.

Para una empresa que comienza con un nuevo negocio, un software “de nicho” es una alternativa válida, ya que se trata de soluciones accesibles y muchas veces desarrolladas localmente, diseñadas específicamente para procesos de negocio particulares. Contiene de forma natural informes específicos y a veces resulta simple de utilizar, pero no está integrada con el resto de las áreas de la compañía, con lo cual es muy difícil que pueda brindar información de gestión, de trazabilidad y de costos, fundamentales para la toma de decisiones. Por otro lado, una vez que el negocio comienza a crecer, este tipo de sistemas encuentra limitaciones para brindar los servicios que se requieren.

Lo mejor de ambos mundos

Por suerte, en el mercado existen soluciones con las que se pueden integrar procesos de negocio compartidos entre un ERP y un software “de nicho”. Esto es posible gracias a la estandarización de las comunicaciones entre diferentes sistemas.

Es decir, que con tecnologías de última generación, podemos tener las soluciones específicas de un software “de nicho” pero con el marco de la robustez e integración del ERP, que resuelve todo de una vez y en forma integral, para toda la empresa.
Por Damián Szulman, socio Crystalis Consulting, www.crystalisconsulting.com

 
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