En el caso de aplicaciones de negocios, encargar software a medida es como pedirle a un mecánico que construya un automóvil. Tiempo atrás un amigo, importante y famoso empresario, me comentó su mala experiencia al intentar implementar un ERP. Por mi cercanía con la industria lo escuché con mucha atención, interesado en conocer sus problemas y, sobre todo, en conocer quién fue el proveedor de ese software. Para conocer ese dato, previamente tuve que hacerle una promesa.

Ricardo, así se llama mi amigo, decidido a hacer más eficiente su compañía, una empresa de tamaño medio elogiada por la mayoría de sus competidores, comenzaría un nuevo proceso de evaluación. Por eso me pidió mi opinión sobre la conveniencia de un software desarrollado a medida frente a la compra de un paquete ERP industrializado. Sólo después que le diera mi parecer al respecto me diría quién fue el proveedor que le había causado tal decepción en su primer proyecto informático. Mientras comencé a explicarle a Ricardo las diferencias entre uno y otro, pensé en transformar mi explicación en un artículo.

Contexto de mercado

Mientras en los años 80 y 90 el software era un herramienta para ayudar a la administración de la empresa, la dinámica actual de la tecnología cambió las expectativas de los usuarios. El software ERP es una herramienta de soporte de negocios que puede dar origen a ventajas competitivas y diferenciadoras de la empresa aún cuando el producto que utilice sea el mismo que otra compañía de su rubro. El cruzamiento de datos con diferentes orígenes, la integración de procesos para alcanzar mayor eficiencia, la integración con proveedores, la conectividad, la facilidad de uso, la interacción con clientes y con terceros son ejemplos de grandes transformaciones en los modelos de negocios. Un empresario que toma la decisión de invertir en tecnología de información debe contemplar estos fabulosos cambios y prever que vendrán otros que aún desconoce. En este contexto de competencia, integración, escala, servicio y velocidad es donde debe verse la utilidad de la tecnología para una empresa pequeña y mediana.

¿Qué es un software a medida y qué es un ERP desarrollado?

Un software a medida es un trabajo que se encarga a un tercero con la esperanza de lograr un software que se adapte a la empresa. El tercero puede ser un programador, un grupo de programadores, el departamento de sistemas de la compañía o una empresa que fabrica software. En este artículo nos centraremos en las tres primeras opciones. En el imaginario del que financia este trabajo residen ideas parecidas a:

  • He creado esta organización de la nada, llevo años haciéndola crecer, he diseñado cada uno de los procesos existentes y sé que funcionan ¿Porque los debo cambiar?
  • Mi empresa es única en su género. Lo que nosotros hacemos no lo hace nadie.

Un desarrollado es un producto que se fabrica con técnicas y métodos industriales, que se encuentran probados, realizado por grupos interdisciplinarios de profesionales con muchas horas de funcionamiento acumuladas en una amplia diversidad de empresas. Las diferencias entre uno y otro pueden estudiarse desde distintas perspectivas:

  • Funcionalidad.
  • Tecnología.
  • Costo.
  • Tiempo.
  • Riesgo.
  • Obsolencia.
  • Legal.

Funcionalidad

Un software a medida será realizado relevando los procesos de la empresa y el resultado de su funcionalidad será tan bueno o tan malo como los mismos procesos relevados. Los sistemas resultantes reflejarán, en sus funciones, las limitaciones de esas mismas prácticas manuales, con lo que se pierde una extraordinaria oportunidad de organizar la empresa por medio del sistema.

Un ERP industrializado está basado en el conocimiento del “qué y cómo” de cientos de empresas clientes, que enriquecieron y enriquecen la funcionalidad del software que, dicho sea de paso, evoluciona al mismo ritmo que lo hacen sus usuarios. Sin embargo, todas las empresas usuarias tienen particularidades, y ellas pueden ser resueltas con personalizaciones al software industrializado.

El software a medida se hace entre dos partes: el que dice lo que necesita y el que lo hace de acuerdo a lo que le piden. Si el que pide cree saber lo que solicita, el que hace cree entregar lo correcto. Un ERP industrializado ya está hecho y se mejora con la intervención de muchas partes: la empresa que desarrolla y los cientos de clientes que lo usan. En el caso de la empresa que fabrica el software, ésta posee equipos de trabajo multidisciplinarios que intervienen en el mejoramiento continuo del producto. Por ejemplo, algunos perfiles que intervienen son:

  • Análisis de procesos.
  • Programadores.
  • Técnicos en base de datos.
  • Técnicos en comunicaciones.
  • Especialistas en redes.
  • Especialistas en performance.
  • Especialistas en presentación de datos.
  • Consultores responsables de la implementación.
  • Capacitadores.

Cada uno de estos perfiles tiene uno o más niveles de supervisión, organizados de tal manera que el producto final esté de acuerdo a especificaciones de calidad. Una consecuencia de esta realidad es el salto que existe entre la resolución de una funcionalidad básica y una compleja.

Tecnología

Las empresas que fabrican software ERP invierten en investigación de nuevas tecnologías. Luego, deciden si las aplicarán a sus productos y la forma en que lo harán. Algo parecido sucede con las compañías que fabrican software en general. Más aún. Los generadores de la tecnología de base tienen programas e incentivos que estimulan a los fabricantes a usar sus herramientas. Tal es el caso de Intel, Microsoft, Oracle, VMWare y otros que, por medio de sus programas de asociados (Partnership) establecen vínculos de colaboración con las fábricas de software aplicativo. Es tan compleja la aplicación de tecnologías que muchos productos ERP industrializados aún no son 100% WEB. En algunos casos por decisiones estratégicas, por ejemplo continuar con una línea tecnológica, en otros casos por falta de recursos para invertir.

La situación empeora en el caso de los programadores free lance. Aunque estén informados sobre la evolución de la tecnología, no necesariamente significa que estén en condiciones de aplicarlas. De hecho, cuando lo hacen, experimentan con un cliente. No tienen recursos para probar ni producto para hacerlo. Lo mismo sucede con los departamentos de sistemas internos, particularmente en empresas pequeñas y medianas, con el agravante que son áreas recargadas de trabajo, con recursos humanos escasos y enfocadas en resolver el día a día. El software empresarial lleva implícitas muchas tecnologías que interactúan, como por ejemplo, gestores de datos, conectividad, movilidad, WEB, conexión con máquinas y equipos, conexión con terminales de punto de venta (POS), integración con entes de control y otras.

Costo

Un proyecto de implementación de ERP industrializado tiene un costo predecible. En la medida que no cambie el alcance acordado entre el cliente y el proveedor, el costo del proyecto será el precio del contrato. Así mismo, el ERP industrializado posee un valor de soporte y mantenimiento que es conocido por el cliente. Usualmente es un costo anual entre 18% a 22% del precio de lista de la licencia.

Complete la lectura con el artículo: Los costos ocultos de implementar un ERP

Considerando que el cambio de un ERP industrializado, si se mantiene actualizado, se produce entre los 6 y 8 años desde su puesta en producción, el cliente puede saber desde el primer momento cuál será el costo total del proyecto y el retorno de su inversión. En cambio, cuando se contrata un programador o se decide realizar un software a medida con el propio departamento de sistemas, el costo es incierto. En primer lugar porque la falta de experiencia no permite realizar una estimación certera de dos elementos claves para presupuestar: tiempo y recursos para completar el proyecto. En segundo término, porque el mantenimiento posterior es artesanal, a diferencia del ERP industrializado cuyo servicio entra dentro de la economía de escala. En efecto, el proveedor brinda servicio a muchas empresas.

Pero, además, hay un costo de oportunidad que se pierde. Cuando una empresa decide implementar software de gestión empresarial ERP, lo hace con el fin de cerrar una brecha entre una situación actual y una deseada para alcanzar uno o más objetivos de negocios. El tiempo para hacerlo no es infinito. Por el contrario, la ventana temporal que se abre es pequeña. Pasado dicho período de tiempo, si no se pudo poner en marcha el ERP, es probable que la ventana de oportunidad se haya cerrado con lo que se pierde el momento oportuno para haberlo realizado.

Tiempo

La predictibilidad es un factor clave para organizar los recursos materiales y humanos de toda empresa. Los riesgos de realizar un proyecto en tiempo y presupuesto son menores para un sistema ERP industrializado que para un desarrollo a medida. Mientras en el primer caso, el producto ya está hecho, el software a medida hay que hacerlo. Nadie sabe a ciencia cierta cuánto tiempo llevará el análisis, la programación, las pruebas, etcétera. La única certeza es la fecha de inicio del proyecto.

El software desarrollado, estandarizado y construido con técnicas no artesanales, está complementado con una metodología de implementación. La propuesta del proveedor contiene un plan, la estimación de recursos y un cronograma. Si no se modifica el alcance del proyecto, su finalización estará en una fecha cercana a la estipulada.

El programador del software a medida todos los días tendrá una explicación diferente para justificar el atraso. Siempre es capaz de explicar por qué no hizo el paso anterior. Y si se tratare de un departamento de sistemas de la empresa, la coyuntura, las tareas adicionales, los reportes extraordinarios pedidos por superiores y otros cientos de razones atendibles e importantes, son las que, poco a poco e injustamente, limarían credibilidad de los que trabajan en el área.

Riesgos

Aunque en cualquiera de los dos casos el riesgo de la dependencia está presente, es mucho mayor en el caso del software a medida. Se trata de un único proveedor, con un único producto que puede continuar dando el servicio o cambiar de rubro, en el caso del programador. El costo de mantenimiento del sistema es potencialmente más elevado dado que es un servicio monopólico.

En los países latino americanos un tema de suma importancia es la adaptación permanente a los cambios normativos o el cumplimiento de regulaciones gubernamentales siempre vinculados a fechas de puesta en marcha. Un proveedor de software ERP industrializado incluirá en su contrato con la empresa usuaria el cumplimiento en tiempo y forma de esas regulaciones. De hecho, al estar comprometido con todos los clientes de su producto, la disponibilidad de esas adecuaciones es parte de su servicio. Quién encarga un software a medida también corre el riesgo de competitividad. El software a medida tiene:

  • Programadores.
  • Una única visión de cómo se hacen los negocios.
  • Una única visión de procesos.

En los tres casos, el conejillo de experimentación es el de la empresa que engendró la situación; es todo lo contrario del software industrializado. Un ERP con cientos de usuarios, está enriquecido por el conocimiento que aportan las compañías que lo usan: las que exportan, las que importan, las que fabrican, las que distribuyen, las que prestan servicios, las que ensamblan y así muchos casos más.

El otro riesgo visible es la obsolescencia tecnológica. Un proveedor de ERP está siempre en la ola de la tecnología, investigando sobre su aplicación y manteniendo actualizado su producto pues es su negocio. La rápida evolución de la tecnología puede dejar “viejo” un software a medida, En tecnología “viejo” es sinónimo de mayores costos.

Finalmente, suponiendo que se llega a la puesta en producción de un sistema desarrollado a medida la relación de poder cliente-desarrollador cambia bruscamente. No hay términos contractuales que amparen al cliente ante posibles abusos tales como escamoteo de los programas fuentes, abandono del negocio por parte del programador, introducción de virus troyanos que se disparan el día del despido del programador, etc.

¿Se pueden disminuir los riesgos de un proyecto de implementación? Revise el artículo: Aspectos de una metodologia de análisis exitosa

Síntesis

El siguiente cuadro sintetiza e ilustra la mayoría de los temas tratados en este artículo

ERP industrializadoDesarrollo a medida
 Base de datos Única Dependencia del proveedor
 Integración Total Dependencia del proveedor
 Trazabilidad 100% Dependencia del proveedor
 Desarrollo respetando estandares 100% No
 Parametrizable Si No
 Adaptable Si No
 Escalable Si No
 Seguridad Si Dependencia del proveedor
 Conectividad Si Solo local
Relación del poder De igual a igual Desequilibrada

Conclusiones

  • La pregunta del empresario que quiere informatizar su empresa con objetivos de competitividad y eficiencia no es “software a medida o software industrializado”.
  • La pregunta es “¿Cuál es el proveedor que puede sensibilizarse con nuestras necesidades y acompañar nuestro crecimiento por muchos años?”.
  • Aunque el software industrializado no es la panacea, está realizado en base a la experiencia de muchas empresas a lo largo de los años, lo que garantiza su funcionamiento.
  • Un ERP estándar está muy probado y minimiza los incidentes en su implantación. Un sistema a medida genera muchos incidentes en su implantación, Las implantaciones se suelen dilatar en el tiempo, no terminan nunca, y suman un costo muy superior al de un software industrializado.
  • Si hay procesos o funcionalidades que el sistema ERP estándar no cubre, siempre es posible realizar desarrollos adicionales (customizaciones) para adecuarlo.

Casi me olvidaba de algo que usted quiere conocer. Ricardo, mi amigo, en lugar de comprar un automóvil, le pidió al mecánico que le diseñara uno y se lo construyera.

Finalice la lectura con este interesante artículo: ¿Hay vida después de implementar un ERP?

Por Daniel Aisemberg – Director www.evaluandoERP.com

 
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