En un reciente relevamiento en una empresa gráfica, líder en su ramo y dotada de un eficiente y moderno software de gestión administrativa, la gestión productiva desde la cotización hasta el despacho pasando por orden de producción, gestión de materiales, preproducción, programación, gestión de herramentales, calidad, trazabilidad y post venta se maneja con 4 paquetes dispersos (uno de ellos de respetables 25 años) más algunas planillas de cálculo, mucho papel y lápiz y buena voluntad de los colaboradores.

Por qué no se usa ERP

Indagando en las causas de la no utilización de los ERP en lo que es el núcleo del negocio en una industria nos encontramos con:

Escasez de la oferta

La mayoría de los ERP de plaza se limitan en sus prestaciones de gestión industrial  a un razonable control de inventarios con su correspondiente valorización y alertas por stock sub-mínimo como única herramienta de activación. Los más audaces incluyen alguna función de trazabilidad y eventualmente la gestión de compras. De herramientas modernas de programación tipo APS a capacidad finita e infinita, simulación de escenarios alternativos, MRP II, logística de abastecimientos, análisis por excepciones, etc lo que hay dentro de los paquetes prediseñados es nada o poco y pobre.

Sistemas con parches

Es cierto que existen ERPverticalizados para distintas ramas de actividad. Su implementación suele ser compleja y los casos que conocemos adolecen de numerosos fallos que vuelven inoperables partes significativas del sistema. Es sencillo ver el por qué: Estos paquetes evolucionaron a partir de una aplicación base de gestión administrativa mediante sucesivos agregados de funcionalidades específicas a medida que los sucesivos usuarios las iban solicitando. El resultado es no solo un sistema ‘emparchado’ (lo que se traduce en lentitud y propensión a fallos) sino también que las sucesivas revisiones pueden repentinamente incorporar prestaciones o modificar comportamientos a solicitud de otros usuarios, resultando absolutamente inapropiados para la propia organización. Sin perder de vista el que al final terminamos teniendo exactamente el mismo software que nuestro competidor directo.

Especificidades

Mientras lo administrativo-contable es sujeto de una fuerte regulación externa, en lo industrial existen fuertes especificidades de una a otra rama de actividad e incluso entre distintas empresas del mismo ramo, las que hacen a la ventaja competitiva de cada organización. Misión de un software ‘decente’ es sostenerlas y desarrollarlas.

Las competencias técnicas son difíciles de conseguir

Con más de 3 décadas en esta actividad, sé de lo difícil que son para los informáticos los principios de la organización industrial, eficacia y eficiencia. Como también enseñarles a los ingenieros industriales los principios de análisis y diseño de sistemas y la documentación correspondiente. Sin perder de vista que el mercado laboral informático es sumamente ‘volatil’.

Mayores costos

Desde el punto de vista del proveedor / desarrollador del software encarar una programación específica, siendo más que dudosas las posibilidades de re-utilización con métodos de desarrollo convencionales, significa una apuesta de alto riesgo que obviamente se traduce en los costos presupuestados.

Resistencias

Por último los usuarios directos del sistema suelen sentir que ‘podrían perder el control’ disparándose resistencias conscientes e inconscientes.

Ventajas de la integración

Sin embargo creemos esclarecedor enumerar algunas de las principales ventajas que puede aportar un sistema de gestión integrado en el área industrial, tanto para la dirección y alta gerencia como para los responsables del ‘piso de planta’:

  1. Posibilidad de implementar una política de stocks orientada al ‘just in time’ con la consiguiente liberación de recursos económico-financieros por reducción del capital inmovilizado en los depósitos, espacio e instalaciones de almacenamiento, etc
  2. Posibilidad de implementar políticas de consumo del tipo FIFO o FEFO, trazabilidad por espécimen y por lotes, alertas por proximidad de vencimiento, particularmente en industrias farmacéuticas, cosméticas y de alimentación.
  3. Automatización de los procesos de logística de abastecimientos, pedidos de cotización, compras, activación, recepción, identificación, aceptación y rechazo mediante implementación de protocolos uniformes y sistematizados.
  4. Integración a los procesos de planeamiento financiero con detección temprana de desvíos. Simulación de flujo de caja proyectado desde el momento de la cotización.
  5. Simulación de escenarios alternativos por programación y secuenciación de carga de máquina y mano de obra directa. Alertas tempranos por retrasos e incumplimientos. Certeza en la estimación de plazos de entrega. Control de sobre y sub-utilización de capacidad instalada. Identificación temprana de cuellos de botella.
  6. Afinamiento en la estimación de plazos de entrega posibles desde el momento de la cotización y con ello prestigio con el cliente desarrollando potencialidades de ‘proveedor certificado’
  7. Drástica reducción de la dependencia del ‘saber folclórico’ de los empleados a través de la implementación de ‘bases de datos de conocimiento’.
  8. Mejora en los procesos de documentación y distribución de las novedades. Reducción de los riesgos de operar con documentos obsoletos. Radical mejora en la velocidad de difusión del conocimiento.

Algunas de estas funcionalidades se encuentran integradas en más de un paquete prediseñado. Lo notable es que rara vez se utilizan. Muy posiblemente por requerir una fuerte adecuación de la organización a la funcionalidad informática, cuando lo requerido es exactamente lo contrario.

Alternativas de solución

A partir de la introducción anterior, frente a los responsables de la gestión industrial aparecen los caminos alternativos.

Si el ERP soporta funcionalidades

Si el ERP central soporta las funcionalidades, utilizarlas y adecuarse a ellas. Esto parece trivial. Sin embargo disponemos de profusa experiencia de casos en que las funcionalidades industriales de los ERP no se utilizan … 5 o más años después de licenciados y en operaciones los capítulos de gestión administrativa. Con el agregado de que al requerirse los correspondientes servicios de ‘implementación’ aparecen presupuestos siderales.

Si el ERP no soporta las funcionalidades

Si no las soporta – el 90 % de los casos según nuestra experiencia – podrá:

Cambiar a un ERP que sí lo haga

Sin hablar del aspecto económico – estamos hablando de algo que se escribe con 5 o 6 ceros – tendremos conflicto en puerta con los administrativos que están bastante conformes con el sistema actual, más 1 o 2 años de implementación, pérdida de información de gestión administrativa lo que finalmente hace que los dos sistemas (el viejo y nuevo) convivan por mucho tiempo más, y todo para finalmente tener un sistema bastante parecido al de nuestros competidores, con funcionalidades faltantes que nuevamente deberemos complementar con hojas de cálculo, y otras funcionalidades sobrantes que aunque no las use … estorban. En sistemas, a veces, lo que abunda daña.

Complementar

El otro camino pasa por encarar algúna implementación específico que cubra exactamente las funcionalidades requeridas potenciando las propias ventajas competitivas y compartiendo información con el ERP central.

No estamos hablando aquí de verdaderos desarrollos ‘desde el pozo’ que tienen una (bien merecida) mala prensa. Puede haber funcionalidades muy específicas que lo requieran, a sabiendas de que las malas lenguas argumentan que todo debe multiplicarse por 4: tanto el presupuesto inicial como los plazos comprometidos. Es cierto que utilizando métodos convencionales de desarrollo – independientemente de montarnos sobre sistemas operativos libres o propietarios – las estimaciones iniciales puede que se desmadren. Si ello ocurre son responsables tanto los desarrolladores en su dificultad para estimar racionalmente el esfuerzo como los clientes que con la consigna ‘ya que estamos’ amplían el alcance.

Mediante herramientas modernas en cambio – estamos hablando específicamente de las correspondientes a Arquitectura Conducida por Modelos – los costos y plazos suelen estar dentro de lo inicialmente previsto, siempre que se mantenga el alcance original.

El sistema satélite

Si se opta por una implementación de este tipo, a través de un denominado ‘sistema satélite’, aquí algunas claves a tener en cuenta para asegurar la integración con el ERP central:

  1. Debe definirse cuidadosamente el alcance del sistema satélite. A nivel de los resultados a producir, las entradas requeridas y los procesos internos.
  2. Para cada proceso debe quedar claramente identificado cual es el sistema servidor y cuál el cliente. A modo de ejemplo, los procesos de compras, recepción y gestión de stocks de materias primas normalmente se llevarán en el ERP central. El sistema satélite los deberá  acceder en modalidad de solo lectura a través de las correspondientes interfases sincrónicas o asincrónicas.
  3. Ninguno de los sistemas debe actualizar información en la base de datos del otro. Los accesos mutuos deben ser en modalidad de solo lectura.
  4. Las interfases asincrónicas (p.ej a través de archivos planos y hojas de cálculo) son más lentas pero más seguras desde que no dependen de eventuales cambios en la estructura de la base de datos. Existen herramientas para automatizar su funcionamiento tanto en la generación como en la lectura haciéndolas transparentes al usuario.
  5. Las interfases sincrónicas (mediante consultas directas a la base de datos del otro sistema) tienen la ventaja de la velocidad y transparencia: Ambos sistemas funcionan como sistema único. Para evitar conflictos debe estar documentado y consensuado el diccionario de datos correspondiente y deben existir mecanismos de extracción de la información ‘en crudo’ a un ambiente neutral a los fines del control. La definición de las correspondientes consultas o queries debe quedar siempre en cabeza del servidor (el que entrega u ofrece los datos).

Con los recaudos expuestos pueden implementarse con seguridad soluciones de gestión industrial asociadas a un ERP central. Existen interfases sincrónicas y asincrónicas prediseñadas para muchos de los ERP habituales en plaza.

Ing. Ernesto Pablo Bauer Titular de TIXTOOLS www.tixtools.net

 
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